Μια διαδικασία παραγωγής βίντεο μνήμης θα πρέπει να κατευθύνει κάθε παραγγελία μέσα από συμφωνημένες οδηγίες, ελεγμένες φωτογραφίες, ένα ταυτοποιήσιμο δοκίμιο, την έγκριση της οικογένειας, την τελική παράδοση και τη δοκιμή στον χώρο της τελετής. Ορίστε έναν υπεύθυνο παραγγελίας και ένα πρόσωπο παραλαβής σε κάθε παράδοση καθηκόντων. Δώστε σε κάθε στάδιο μια προθεσμία και έναν έλεγχο ολοκλήρωσης, ώστε το προσωπικό να γνωρίζει τι είναι έτοιμο και τι απαιτεί ακόμη ενέργειες.
Ξεκινήστε ένα ενιαίο αρχείο παραγγελίας και ορίστε τον υπεύθυνό της
Δημιουργήστε έναν μοναδικό κωδικό αναφοράς όταν η οικογένεια επιλέγει το αφιέρωμα. Χρησιμοποιήστε τον στον φάκελο συλλογής, στις οδηγίες παραγωγής, στην αλληλογραφία και στο παραδοθέν αρχείο. Το επώνυμο από μόνο του δεν επαρκεί όταν πολλές παραγγελίες αφορούν παρόμοια ονόματα ή μέλη της ίδιας ευρύτερης οικογένειας.
Ο υπεύθυνος της παραγγελίας διατηρεί τη διαδικασία σε εξέλιξη. Το άτομο αυτό δεν χρειάζεται να εκτελεί κάθε εργασία, αλλά πρέπει να βλέπει τι έχει συμφωνηθεί, τι παραμένει ανεπίλυτο και ποιος ενεργεί στη συνέχεια. Ορίστε έναν αναπληρωτή και βεβαιωθείτε ότι και οι δύο έχουν πρόσβαση στο ίδιο ελεγχόμενο αρχείο καταγραφής.
-
Καταγράψτε το εγκεκριμένο όνομα του προσώπου προς προβολή και την ακριβή διατύπωση του τίτλου.
-
Καταχωρίστε την ημερομηνία της τελετής, τον χώρο, την ώρα προβολής και τον χειριστή.
-
Ορίστε το πρόσωπο επικοινωνίας της οικογένειας και το πρόσωπο που είναι εξουσιοδοτημένο να εγκρίνει.
-
Καταγράψτε το επιλεγμένο εύρος των υπηρεσιών και τυχόν ξεχωριστά συμφωνημένες εργασίες.
-
Προσδιορίστε τον τρόπο υποβολής, τους πόρους παραγωγής και το πρόσωπο επικοινωνίας για υποστήριξη.
-
Δηλώστε το προβλεπόμενο παραδοτέο για την οικογένεια μετά την τελετή.
Χρησιμοποιήστε τη συζήτηση για τον σχεδιασμό του αφιερώματος για να καθορίσετε τις επιλογές χωρίς να ζητάτε από την οικογένεια να διαχειριστεί την παραγωγή. Το προσωπικό μετατρέπει αυτές τις επιλογές σε οδηγίες τις οποίες μπορεί να ακολουθήσει ο τεχνικός επεξεργασίας.
Ορίστε υπεύθυνο και έλεγχο ολοκλήρωσης για κάθε στάδιο
| Στάδιο | Υπεύθυνος ρόλος | Έτοιμο για μετάβαση όταν |
|---|---|---|
| Οδηγίες παραγωγής | Υπεύθυνος οργάνωσης ή συντονιστής | Ο σκοπός, η διάρκεια, το όνομα προβολής και το εύρος έχουν συμφωνηθεί |
| Συλλογή | Συντονιστής σε συνεργασία με το πρόσωπο επικοινωνίας | Τα επιλεγμένα αρχεία ανοίγουν και οι βασικές λεζάντες έχουν επιλυθεί |
| Παραγωγή | Τεχνικός επεξεργασίας ή προμηθευτής | Ένα πλήρες, επισημασμένο δοκίμιο αντιστοιχεί στις οδηγίες |
| Έλεγχος προσωπικού | Ορισμένος υπεύθυνος ελέγχου | Τα εμφανή σφάλματα παραγωγής διορθώνονται πριν από τον έλεγχο της οικογένειας |
| Έγκριση οικογένειας | Συμφωνημένος υπεύθυνος έγκρισης μέσω του συντονιστή | Η έγκριση προσδιορίζει την ακριβή έκδοση |
| Παράδοση και αναπαραγωγή | Χειριστής του χώρου της τελετής | Το εγκεκριμένο αρχείο περνά τη δοκιμή στον πραγματικό εξοπλισμό |
| Παράδοση στην οικογένεια | Υπεύθυνος παραγγελίας | Η οικογένεια έχει πρόσβαση στο συμφωνημένο αντίγραφό της και γνωρίζει τους όρους πρόσβασης |
Μια ολοκληρωμένη εργασία είναι κάτι περισσότερο από ένα απεσταλμένο μήνυμα. Το «Εστάλη email στον προμηθευτή» περιγράφει μια ενέργεια· το «Ο προμηθευτής αποδέχτηκε τις οδηγίες και επιβεβαίωσε την ώρα παράδοσης του δοκιμίου» περιγράφει μια αποτελεσματική παράδοση καθηκόντων. Χρησιμοποιήστε το δεύτερο κριτήριο όταν σημειώνετε την πρόοδο.
Όταν ένα άτομο αναλαμβάνει πολλούς ρόλους, διατηρήστε παρ’ όλα αυτά ξεχωριστούς ελέγχους. Ο τεχνικός επεξεργασίας ελέγχει την τεχνική πληρότητα· η οικογένεια ελέγχει το προσωπικό νόημα· ο χειριστής ελέγχει τον χώρο της τελετής. Η σύμπτυξη αυτών σε μια ενιαία κατάσταση «ολοκληρώθηκε» αποκρύπτει τη διαφορά μεταξύ μιας ολοκληρωμένης επεξεργασίας και ενός αρχείου έτοιμου για την τελετή.
Καθορίστε τις προθεσμίες υπολογίζοντας αντίστροφα από την τελετή
Ξεκινήστε με την πιο όψιμη εφικτή δοκιμή στον χώρο της τελετής και, στη συνέχεια, υπολογίστε χρόνο για την τελική παράδοση, την εξαγωγή διορθώσεων, τον έλεγχο της οικογένειας, τον έλεγχο του προσωπικού, την παραγωγή και τη συλλογή. Ρωτήστε τους ανθρώπους που εκτελούν αυτές τις εργασίες για την πραγματική τους διαθεσιμότητα. Το ωράριο λειτουργίας του γραφείου, οι ζώνες ώρας των προμηθευτών και η πρόσβαση στην αίθουσα τελετών επηρεάζουν όλα τη σειρά των ενεργειών.
Για μια υποθετική απογευματινή τελετή την Παρασκευή, ο χειριστής δεσμεύει το απόγευμα της Πέμπτης για δοκιμή. Επομένως, ο τεχνικός επεξεργασίας παραδίδει την εγκεκριμένη εξαγωγή το πρωί της Πέμπτης. Ο έλεγχος από την οικογένεια πραγματοποιείται την Τετάρτη, με το δοκίμιο διαθέσιμο αρκετά νωρίς για τυχόν ερωτήσεις. Η προθεσμία συλλογής πρέπει να προηγείται της παραγωγής κατά τον χρόνο που απαιτείται για την επιθεώρηση και την οργάνωση του υλικού. Αυτές είναι παραδοχές προγραμματισμού και όχι ένα καθολικό χρονοδιάγραμμα.
Καταγράψτε τέσσερα διακριτά σημεία ελέγχου: προθεσμία υποβολής φωτογραφιών, διαθεσιμότητα δοκιμίου, προθεσμία έγκρισης και έλεγχος τελικού αρχείου. Μην αναφέρετε απλώς στην οικογένεια ότι «η προθεσμία είναι την Πέμπτη», εάν αυτή είναι στην πραγματικότητα η τελευταία ευκαιρία δοκιμής του χειριστή. Ο οδηγός προθεσμίας υποβολής φωτογραφιών παρέχει κατάλληλες διατυπώσεις για την οικογένεια.
Συνδέστε έναν κανόνα κλιμάκωσης με κάθε σημείο ελέγχου. Εάν λείπουν φωτογραφίες, ο συντονιστής ζητά από το πρόσωπο επικοινωνίας να λάβει απόφαση. Εάν ένας προμηθευτής δεν τηρήσει τον χρόνο παράδοσης του δοκιμίου, ο υπεύθυνος της παραγγελίας επικοινωνεί με τον υπεύθυνο κλιμάκωσης του προμηθευτή. Εάν η έγκριση παραμένει σε εκκρεμότητα, ο συντονιστής της τελετής χρειάζεται μια βιώσιμη εναλλακτική λύση προτού οριστικοποιηθεί το πρόγραμμα.
Ελέγξτε τη συλλογή προτού τη στείλετε στην παραγωγή
Ανοίξτε κάθε επιλεγμένη εικόνα και δώστε της ένα σταθερό αναγνωριστικό. Διατηρήστε τα πρωτότυπα ξεχωριστά από τα αντίγραφα εργασίας. Αντιστοιχίστε ονόματα, λεζάντες και οδηγίες περικοπής στη σχετική εικόνα, αντί να παραθέτετε αυτές τις λεπτομέρειες σε μια γενική παράγραφο την οποία πρέπει να ερμηνεύσει ο τεχνικός επεξεργασίας.
-
Μετρήστε τις επιλεγμένες εικόνες και συγκρίνετέ τες με την προβλεπόμενη διάρκεια.
-
Προσδιορίστε το πρόσωπο στις ομαδικές φωτογραφίες όπου είναι απαραίτητο.
-
Επισημάνετε τις εγκεκριμένες επιλογές επεξεργασίας, συμπεριλαμβανομένων τυχόν ορίων αποκατάστασης ή κίνησης (animation).
-
Επιλύστε τυχόν αντικρουόμενες οδηγίες της οικογένειας μέσω του συμφωνημένου προσώπου επικοινωνίας.
-
Δηλώστε με ακρίβεια ποια μουσική ή άλλα πολυμέσα έχουν εγκριθεί για την προβλεπόμενη χρήση.
-
Καταγράψτε τα εκκρεμή ερωτήματα, τον υπεύθυνο για το καθένα και την τελική προθεσμία λήψης απόφασης.
Χρησιμοποιήστε τη λίστα ελέγχου συλλογής φωτογραφιών για τη λεπτομερή διαδικασία παραλαβής. Μη χαρακτηρίζετε τις οδηγίες παραγωγής ως έτοιμες εάν ένα ανεπίλυτο ερώτημα θα αναγκάσει τον τεχνικό επεξεργασίας να μαντέψει το πρόσωπο, τη λεζάντα ή τη σειρά. Μια σκόπιμη παράλειψη είναι ασφαλέστερη από μια αυθαίρετη απάντηση.
Για παράδειγμα, εάν εκκρεμεί η ταυτοποίηση της εικόνας 018, οι οδηγίες θα πρέπει να αναφέρουν «αναμονή για την εικόνα 018 έως ότου ο συντονιστής επιβεβαιώσει το πρόσωπο» ή «παράλειψη εάν δεν επιλυθεί έως την έναρξη της παραγωγής». Η απλή ένδειξη «Η οικογένεια ακόμη ελέγχει» αφήνει τον τεχνικό επεξεργασίας χωρίς συγκεκριμένη οδηγία για δράση.
Εξετάστε τα δοκίμια και διαχειριστείτε την τελική έκδοση
Απαιτήστε από τον τεχνικό επεξεργασίας να επισημαίνει κάθε δοκίμιο με τον κωδικό της παραγγελίας και ένα αναγνωριστικό έκδοσης. Το προσωπικό το συγκρίνει με τις οδηγίες προτού φτάσει στην οικογένεια. Ελέγξτε την ορθογραφία του τίτλου, τις εικόνες που περιλαμβάνονται, τα εμφανή καδραρίσματα, τον ήχο, τη διάρκεια και την πληρότητα της έναρξης και του τέλους.
Η οικογένεια λαμβάνει μία έκδοση και ένα αίτημα ελέγχου. Ζητήστε μια ενιαία λίστα διορθώσεων με χρήση αριθμών εικόνων ή χρονικών σημάνσεων. Κρατήστε τα αντικρουόμενα σχόλια στον συντονιστή έως ότου τα επιλύσει ο υπεύθυνος έγκρισης. Η διαδικασία έγκρισης από την οικογένεια παρέχει τη λίστα ελέγχου και τις διατυπώσεις έγκρισης.
Μετά τις διορθώσεις, ζητήστε έγκριση της αναθεωρημένης έκδοσης. Μην υποθέτετε ότι η διόρθωση μιας λεζάντας συνεπάγεται αυτόματα την έγκριση μιας νέας εξαγωγής που περιέχει και άλλες αλλαγές. Καταγράψτε ποιος ενέκρινε, ποιο αρχείο εξέτασε και πότε ελήφθη η έγκριση.
Διατηρήστε το εγκεκριμένο αρχείο ξεχωριστά από τα δοκίμια εργασίας. Όταν ζητείται μια εκπρόθεσμη αλλαγή, διατηρήστε την τρέχουσα εγκεκριμένη έκδοση έως ότου η αντικαταστάτριά της περάσει από τους ίδιους ελέγχους. Ενημερώστε ρητά τον χειριστή όταν ένα αρχείο που είχε παραδοθεί προηγουμένως αντικαθίσταται.
Παραδώστε με σαφήνεια καθήκοντα μεταξύ των βαρδιών
Παράδοση βάρδιας αφιερώματος
Κωδικός παραγγελίας: η προσδιορισμένη παραγγελία στον τρέχοντα φάκελο της υπόθεσης. Τελετή: [ημερομηνία, ώρα και χώρος]. Τρέχουσα κατάσταση: αναμονή έγκρισης από την οικογένεια για το συγκεκριμένο δοκίμιο. Η συλλογή και ο έλεγχος του προσωπικού έχουν ολοκληρωθεί. Το πρόσωπο επικοινωνίας της οικογένειας διαθέτει τον σύνδεσμο ελέγχου. Ο νέος συντονιστής θα πρέπει να ζητήσει την απάντηση την ώρα που έχει καταγραφεί στο πρόγραμμα. Δεν έχει εγκριθεί ακόμη νέα εξαγωγή. Τα τρέχοντα αρχεία και οι οδηγίες βρίσκονται στον φάκελο της παραγγελίας. Εάν υπάρξει καθυστέρηση στην έγκριση, επικοινωνήστε με τον υπεύθυνο της παραγγελίας προτού αλλάξετε το πρόγραμμα της τελετής.
Αντικαταστήστε την ενδεικτική κατάσταση και την επόμενη ενέργεια με την πραγματική κατάσταση της παραγγελίας. Μια χρήσιμη παράδοση βάρδιας περιλαμβάνει την επόμενη εργασία, την προθεσμία, τον υπεύθυνο και τη θέση των αποδεικτικών στοιχείων. Δεν θα πρέπει να αναγκάζει τον συνάδελφο που αναλαμβάνει να ανασυνθέσει ολόκληρη την παραγγελία από διάσπαρτα μηνύματα.
Ζητήστε από τον συνάδελφο που αναλαμβάνει να επιβεβαιώσει την παραλαβή της παράδοσης κατά τη διάρκεια μιας ενεργής παραγγελίας. Εάν δεν μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση στον φάκελο ή δεν κατανοεί την απαιτούμενη απόφαση, επιλύστε το προτού αποχωρήσει ο συνάδελφος που ολοκληρώνει τη βάρδια του. Η φράση «άφησα σημείωμα» δεν αποδεικνύει ότι κάποιος ανέλαβε την ευθύνη.
Αποφύγετε προσωπικές εικασίες στις παραδόσεις βάρδιας. Καταγράψτε ότι «το πρόσωπο επικοινωνίας ζήτησε επιπλέον χρόνο για να συμβουλευτεί έναν συγγενή» αντί για κρίσεις σχετικά με την οικογένεια. Το λειτουργικό γεγονός υποδεικνύει στο επόμενο άτομο τι πρέπει να κάνει, χωρίς να μετατρέπει τις ιδιωτικές συνθήκες σε περιττό σχολιασμό του προσωπικού.
Δοκιμάστε την αναπαραγωγή, παραδώστε το αναμνηστικό και κλείστε την παραγγελία
Ο χειριστής δοκιμάζει το εγκεκριμένο αρχείο στην πραγματική συσκευή αναπαραγωγής, στην οθόνη και στη γραμμή ήχου. Καταγράψτε το αποτέλεσμα της δοκιμής, το σημείο εκκίνησης (cue) και το εφεδρικό σχέδιο. Χρησιμοποιήστε τη λίστα ελέγχου αναπαραγωγής στην αίθουσα τελετών για την προετοιμασία του χώρου. Μια επιτυχημένη προεπισκόπηση στο γραφείο δεν επαληθεύει το σύστημα του χώρου της τελετής.
Μετά την τελετή, παραδώστε το αντίγραφο για την οικογένεια που είχε συμφωνηθεί στις οδηγίες παραγωγής. Διευκρινίστε εάν πρόκειται για αρχείο προς λήψη ή σύνδεσμο προβολής και εξηγήστε τυχόν χρονικό διάστημα πρόσβασης. Ακολουθήστε τον οδηγό παράδοσης βίντεο μνήμης, ώστε μια τεχνικά επιτυχημένη προβολή να μην καταλήξει σε ελλιπή παράδοση προς την οικογένεια.
Κλείστε την παραγγελία μόνο αφού επιλυθούν τα εκκρεμή ζητήματα παράδοσης και καταγραφούν οι οδηγίες διατήρησης αρχείων. Εξετάστε σύντομα τις εξαιρέσεις: λεζάντες που έλειπαν, διπλότυπες εργασίες, ασαφή έγκριση ή αποτυχημένη δοκιμή καλωδίου. Αλλάξτε τη σχετική οδηγία ή το βήμα εκπαίδευσης, αντί να προσθέτετε μια αόριστη υπενθύμιση «να είστε πιο προσεκτικοί».
Ελέγξτε σε τοπικό επίπεδο: Φροντίστε ο υπεύθυνος διαχειριστής να επιβεβαιώσει τις απαιτήσεις εξουσιοδότησης, χρήσης πολυμέσων, απορρήτου και διατήρησης αρχείων. Συμφωνήστε τυχόν θρησκευτικούς περιορισμούς με την οικογένεια και τον λειτουργό της τελετής, καθώς και τις τεχνικές απαιτήσεις με τον χειριστή κάθε χώρου.
Για να συνδέσετε αυτή τη διαδικασία με εξωτερική παραγωγή, συζητήστε τη διαδικασία παραγωγής αφιερωμάτων με το LifeTribute, χρησιμοποιώντας τους υπεύθυνους σταδίων και τις προθεσμίες που έχετε καθορίσει.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορεί ένα μέλος του προσωπικού να έχει πολλούς ρόλους στη διαδικασία;
Ναι. Οι μικρές ομάδες συχνά συνδυάζουν καθήκοντα οργάνωσης, συντονισμού και αναπαραγωγής. Διατηρήστε τις ευθύνες διακριτές στο αρχείο καταγραφής της παραγγελίας, ακόμη και όταν τις αναλαμβάνει ένα μόνο άτομο. Ορίστε έναν αναπληρωτή που μπορεί να έχει πρόσβαση στις τρέχουσες οδηγίες και στα αρχεία, εάν το άτομο αυτό καταστεί μη διαθέσιμο.
Πρέπει η ομάδα να διατηρεί κάθε προσχέδιο στον φάκελο αναπαραγωγής;
Όχι. Διατηρήστε το εγκεκριμένο αρχείο της τελετής σε μια σαφώς προσδιορισμένη θέση αναπαραγωγής. Αποθηκεύστε τα προηγούμενα δοκίμια ξεχωριστά, σύμφωνα με τη διαδικασία διατήρησης αρχείων σας. Ένας χειριστής δεν θα πρέπει να μαντεύει αν ένα όνομα αρχείου που περιέχει τη λέξη «τελικό» είναι νεότερο από ένα άλλο αρχείο με την ένδειξη «τελικό αναθεωρημένο».
Τι συμβαίνει εάν η οικογένεια δεν έχει εγκρίνει έως την καταληκτική προθεσμία;
Επικοινωνήστε με τον συμφωνημένο υπεύθυνο έγκρισης και εξηγήστε τις εναπομένουσες επιλογές. Μην εκλαμβάνετε τη σιωπή ως έγκριση. Κλιμακώστε το ζήτημα στον υπεύθυνο της παραγγελίας και χρησιμοποιήστε την προηγουμένως συμφωνημένη εναλλακτική λύση εάν ο έλεγχος δεν μπορεί να ολοκληρωθεί. Καταγράψτε την απόφαση και ενημερώστε τον συντονιστή της τελετής για το τι θα προβληθεί στην πραγματικότητα.