Muistovideotuotannon työnkulun tulee viedä jokainen tilaus sovitun toimeksiannon, tarkistettujen valokuvien, tunnistettavan vedoksen, omaisten hyväksynnän, lopullisen toimituksen ja tilaisuuden pitopaikassa tehtävän testauksen läpi. Nimeä yksi tilauksen vastuuhenkilö sekä vastaanottava henkilö jokaisessa luovutuskohdassa. Aseta kullekin vaiheelle määräaika ja päätöstarkistus, jotta henkilökunta tietää, mikä on valmista ja mikä vaatii vielä toimenpiteitä.
Avaa yksi toimeksiantotietue ja nimeä sille vastuuhenkilö
Luo yksilöllinen tilausviite heti, kun omaiset valitsevat muistoesityksen. Käytä sitä aineistokansiossa, tuotannon toimeksiannossa, viestinnässä ja toimitetussa tiedostossa. Pelkkä sukunimi ei riitä, kun useissa tilauksissa on samankaltaisia nimiä tai saman suvun jäseniä.
Tilauksen vastuuhenkilö pitää prosessin liikkeessä. Hänen ei tarvitse tehdä jokaista tehtävää itse, mutta hänen tulee nähdä, mitä on luvattu, mikä on vielä avoinna ja kuka toimii seuraavaksi. Nimeä varahenkilö ja varmista, että molemmilla on pääsy samaan hallittuun tietueeseen.
-
Kirjaa vainajan hyväksytty esitysnimi ja otsikon tarkka sanamuoto.
-
Merkitse tilaisuuden päivämäärä, pitopaikka, esitysajankohta ja tekniikasta vastaava henkilö.
-
Nimeä omaisten yhteyshenkilö ja hyväksymiseen valtuutettu henkilö.
-
Kirjaa valittu palvelukokonaisuus ja mahdolliset erikseen sovitut työt.
-
Yksilöi aineiston toimitustapa, tuotantoresurssi ja teknisen tuen yhteyshenkilö.
-
Määritä tilaisuuden jälkeen omaisille toimitettava muistotallenne.
Käytä muistoesityksen järjestelykeskustelua valintojen vahvistamiseen ilman, että omaisia pyydetään hallinnoimaan tuotantoa. Henkilökunta muuntaa nämä valinnat toimeksiannoksi, jota editoija voi noudattaa.
Määritä jokaiselle vaiheelle vastuuhenkilö ja päätöstarkistus
| Vaihe | Vastuurooli | Valmis siirtymään eteenpäin, kun |
|---|---|---|
| Toimeksianto | Järjestelijä tai koordinaattori | Tarkoitus, kesto, esitysnimi ja laajuus on sovittu |
| Aineistonkeruu | Koordinaattori yhdessä omaisten yhteyshenkilön kanssa | Valitut tiedostot aukeavat ja olennaiset kuvatekstit on ratkaistu |
| Tuotanto | Editoija tai palveluntarjoaja | Valmis, nimikoitu vedos vastaa toimeksiantoa |
| Henkilökunnan tarkistus | Nimetty tarkistaja | Ilmeiset tuotantovirheet on korjattu ennen omaisten tarkistusta |
| Omaisten hyväksyntä | Sovittu hyväksyjä koordinaattorin kautta | Hyväksyntä yksilöi tarkan version |
| Toimitus ja toisto | Tilaisuuden tekniikasta vastaava | Hyväksytty tiedosto läpäisee varsinaisen laitteistotestin |
| Luovutus omaisille | Tilauksen vastuuhenkilö | Omaisilla on pääsy sovittuun tallenteeseen ja käyttöehdot ovat selvillä |
Valmis tehtävä on enemmän kuin lähetetty viesti. ”Palveluntarjoajalle lähetetty sähköpostia” kuvaa toimenpidettä; ”palveluntarjoaja hyväksyi toimeksiannon ja vahvisti vedoksen aikataulun” kuvaa toimivaa luovutusta. Käytä jälkimmäistä periaatetta edistymisen merkitsemisessä.
Vaikka yhdellä henkilöllä olisi useita rooleja, säilytä silti erilliset tarkistukset. Editoija tarkistaa teknisen valmiuden, omaiset arvioivat henkilökohtaista merkitystä ja tekniikasta vastaava testaa tilan laitteiston. Näiden yhdistäminen yhdeksi ”valmis”-tilaksi häivyttää eron valmiin leikkauksen ja tilaisuuteen sopivan esitystiedoston välillä.
Määritä aikataulut tilaisuudesta taaksepäin laskien
Aloita viimeisimmästä mahdollisesta tilassa tehtävästä testistä ja varaa sen jälkeen aikaa lopulliselle toimitukselle, korjatulle viennille, omaisten tarkistukselle, henkilökunnan tarkistukselle, tuotannolle ja aineistonkeruulle. Selvitä tehtäviä hoitavien henkilöiden todellinen käytettävyys. Toimiston aukioloajat, palveluntarjoajan aikavyöhykkeet ja kappeliin pääsy vaikuttavat kaikki aikatauluketjuun.
Jos hypoteettinen tilaisuus pidetään perjantai-iltapäivänä, tekniikasta vastaava varaa torstai-iltapäivän testaamiseen. Editoija toimittaa hyväksytyn vientitiedoston näin ollen torstaiaamuna. Omaisten tarkistus tehdään keskiviikkona, ja vedoksen tulee olla saatavilla riittävän ajoissa mahdollisia kysymyksiä varten. Aineistonkeruun määräajan on oltava ennen tuotantoa sen verran aiemmin, mitä materiaalin tarkistamiseen ja järjestämiseen tarvitaan. Nämä ovat suunnittelun oletuksia, eivät yleispätevä aikataulu.
Kirjaa neljä erillistä tarkistuspistettä: valokuvien määräaika, vedoksen valmistuminen, hyväksynnän määräaika ja lopullisen tiedoston testaaminen. Älä kerro omaisille pelkästään, että ”määräaika on torstaina”, jos se on todellisuudessa esittäjän viimeinen testausmahdollisuus. Valokuvien toimituksen aikarajaopas tarjoaa omaisille sopivat sanamuodot.
Liitä jokaiseen tarkistuspisteeseen toimintaohje poikkeustilanteita varten. Jos valokuvia puuttuu, koordinaattori pyytää yhteyshenkilöltä ratkaisun. Jos palveluntarjoaja myöhästyy vedoksen aikataulusta, tilauksen vastuuhenkilö ottaa yhteyttä sen vastuuhenkilöön. Jos hyväksyntä jää avoimeksi, tilaisuuden koordinaattori tarvitsee toimivan vaihtoehdon ennen kuin ohjelma lyödään lukkoon.
Tarkista aineisto ennen sen lähettämistä tuotantoon
Avaa jokainen valittu kuva ja anna sille pysyvä tunniste. Pidä alkuperäistiedostot erillään työkopioista. Liitä nimet, kuvatekstit ja rajausohjeet suoraan asianomaiseen kuvaan sen sijaan, että tiedot kirjattaisiin yleiseen kappaleeseen, jota editoijan täytyy tulkita.
-
Laske valitut kuvat ja vertaa niitä tavoitekestoon.
-
Tunnista vainaja tarvittaessa ryhmäkuvista.
-
Merkitse hyväksytyt käsittelyvalinnat, mukaan lukien mahdolliset restaurointi- tai animointirajoitukset.
-
Selvitä omaisten keskenään ristiriitaiset toiveet sovitun yhteyshenkilön kautta.
-
Ilmoita tarkasti, mikä musiikki tai muu media on hyväksytty kyseiseen käyttöön.
-
Kirjaa avoimet kysymykset, niiden vastuuhenkilö ja viimeinen mahdollinen päätöshetki.
Käytä valokuvien keräämisen tarkistuslistaa aineiston yksityiskohtaiseen vastaanottoprosessiin. Älä merkitse toimeksiantoa valmiiksi, jos ratkaisematon kysymys pakottaisi editoijan arvaamaan henkilön, kuvatekstin tai järjestyksen. Tarkoituksellinen pois jättäminen on turvallisempaa kuin keksitty vastaus.
Jos kuvan 018 henkilö odottaa esimerkiksi tunnistamista, toimeksiannossa tulee lukea: ”Pidä kuva 018 odottamassa, kunnes koordinaattori vahvistaa henkilön” tai ”Jätä pois, jos asia ei ratkea tuotannon alkuun mennessä.” Pelkkä merkintä ”perhe tarkistaa vielä” ei anna editoijalle toimintaohjetta.
Tarkista vedokset ja hallitse lopullista versiota
Edellytä editoijalta, että jokainen vedos merkitään tilausviitteellä ja versiontunnisteella. Henkilökunta vertaa vedosta toimeksiantoon ennen kuin se lähetetään omaisille. Tarkista otsikon kirjoitusasu, mukana olevat kuvat, selvät rajaukset, ääni, kesto sekä alun ja lopun eheys.
Omaiset saavat yhden version ja yhden tarkistuspyynnön. Pyydä yhtä koottua korjauslistaa kuvanumeroita tai aikaleimoja käyttäen. Pidä ristiriitaiset kommentit koordinaattorilla, kunnes hyväksyjä ratkaisee ne. Omaisten hyväksymisen työnkulku tarjoaa tarkistuslistan ja hyväksymisen sanamuodot.
Pyydä korjausten jälkeen hyväksyntä muokatulle versiolle. Älä oleta, että yhden kuvatekstin korjaaminen hyväksyy automaattisesti uuden viennin, johon voi liittyä muita muutoksia. Kirjaa, kuka hyväksyi, minkä tiedoston hän tarkisti ja milloin hyväksyntä saatiin.
Pidä hyväksytty tiedosto erillään työluonnoksista. Kun myöhäistä muutosta pyydetään, säilytä sillä hetkellä hyväksytty versio, kunnes korvaava versio on läpäissyt samat tarkistukset. Ilmoita esityksenhoitajalle selkeästi, kun aiemmin toimitettu tiedosto korvataan uudella.
Huolehdi selkeästä vuoronvaihdosta
Muistoesityksen vuoronvaihto
Tilausviite: yksilöity tilaus nykyisessä toimeksiantotietueessa. Tilaisuus: [päivämäärä, kellonaika ja pitopaikka]. Nykytila: odottaa omaisten hyväksyntää yksilöidylle vedokselle. Aineistonkeruu ja henkilökunnan tarkistus on tehty. Omaisten yhteyshenkilöllä on tarkistuslinkki. Vuoroon tulevan koordinaattorin tulee pyytää vastausta aikatauluun merkittynä ajankohtana. Uutta vientiä ei ole vielä valtuutettu. Nykyiset tiedostot ja toimeksianto ovat tilauskansiossa. Jos hyväksyntä viivästyy, ota yhteyttä tilauksen vastuuhenkilöön ennen tilaisuuden suunnitelman muuttamista.
Korvaa esimerkin tilatieto ja seuraava toimenpide tilauksen todellisella tilanteella. Hyödyllinen luovutus sisältää seuraavan tehtävän, määräajan, vastuuhenkilön ja aineiston sijainnin. Sen ei tule vaatia vuoroon tulevaa kollegaa muodostamaan kokonaiskuvaa hajanaisista viesteistä.
Pyydä vastaanottavaa kollegaa kuittaamaan vuoronvaihto aktiivisen tilauksen aikana. Jos hän ei pääse käsiksi kansioon tai ei ymmärrä vaadittavaa päätöstä, korjaa asia ennen kuin vuorosta poistuva kollega lähtee. ”Jätin lapun” ei tarkoita, että kukaan olisi ottanut vastuuta.
Pidä henkilökohtaiset arvailut poissa vuoronvaihtomerkinnöistä. Kirjaa: ”yhteyshenkilö pyysi lisäaikaa keskustellakseen sukulaisen kanssa” sen sijaan, että arvioisit perhettä. Toiminnallinen tosiasia kertoo seuraavalle työntekijälle mitä tehdä tekemättä yksityisasioista tarpeetonta henkilökunnan kommentointia.
Testaa toisto, luovuta muistotallenne ja päätä tilaus
Tekniikasta vastaava testaa hyväksytyn tiedoston tilaisuudessa käytettävällä toistolaitteella, näytöllä ja ääniketjulla. Kirjaa testitulos, aloitusmerkki ja varajärjestely. Käytä kappelin videotoiston tarkistuslistaa tilan valmisteluun. Onnistunut esikatselu toimistossa ei varmista tilan järjestelmää.
Toimita tilaisuuden jälkeen toimeksiannossa luvattu tallenne omaisille. Ilmoita, onko kyseessä ladattava tiedosto vai katselulinkki, ja selvitä mahdollinen käyttöaika. Noudata muistovideon toimitusopasta, jotta teknisesti onnistunut esitys ei johda puutteelliseen luovutukseen omaisille.
Päätä tilaus vasta, kun avoimet toimituskysymykset on ratkaistu ja säilytysohjeet kirjattu. Käy poikkeamat lyhyesti läpi: puuttuvat kuvatekstit, päällekkäinen työ, epäselvä hyväksyntä tai toimimaton kaapelitesti. Muuta kyseistä ohjetta tai koulutusvaihetta sen sijaan, että lisäisit epämääräisen kehotuksen ”olla huolellisempi”.
Tarkista paikallisesti: Pyydä vastuullista esihenkilöä vahvistamaan valtuutuksia, median käyttöä, tietosuojaa ja säilytystä koskevat vaatimukset. Sovi mahdollisista uskonnollisista rajoituksista omaisten ja tilaisuuden toimittajan kanssa sekä teknisistä vaatimuksista kunkin tilan tekniikasta vastaavan kanssa.
Kun haluat yhdistää tämän menettelytavan ulkoiseen tuotantoon, keskustele muistoesitysten työnkulusta LifeTribute kanssa hyödyntäen määrittämiäsi vaihekohtaisia vastuuhenkilöitä ja aikatauluja.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko yhdellä työntekijällä olla useita rooleja työnkulussa?
Kyllä. Pienissä tiimeissä järjestely-, koordinointi- ja esitystehtävät yhdistyvät usein samalle henkilölle. Pidä vastuut erillään toimeksiantotietueessa silloinkin, kun sama henkilö hoitaa niitä. Nimeä varahenkilö, jolla on pääsy voimassa olevaan toimeksiantoon ja tiedostoihin, jos kyseinen henkilö ei ole tavoitettavissa.
Kannattaako tiimin säilyttää jokaista luonnosta toistokansiossa?
Ei. Säilytä hyväksytty esitystiedosto selkeästi merkityssä toistokansiossa. Säilytä aiemmat vedokset erillään säilytyskäytäntöjen mukaisesti. Tekniikasta vastaavan ei pitäisi joutua arvailemaan, onko ”final”-sanan sisältävä tiedosto uudempi kuin toinen tiedosto, jonka nimessä lukee ”final revised”.
Mitä tapahtuu, jos omaiset eivät ole hyväksyneet vedosta määräaikaan mennessä?
Ota yhteys sovittuun hyväksyjään ja selvitä käytettävissä olevat vaihtoehdot. Älä pidä hiljaisuutta hyväksyntänä. Siirrä asia tilauksen vastuuhenkilölle ja käytä ennalta sovittua vaihtoehtoa, jos tarkistusta ei voida viedä loppuun. Kirjaa päätös ja ilmoita tilaisuuden koordinaattorille, mitä tilaisuudessa todellisuudessa esitetään.