Dapat po gabayan ng isang workflow sa produksyon ng memorial video ang bawat order sa pamamagitan ng napagkasunduang brief, nasuring mga larawan, malinaw na natutukoy na proof, pag-apruba ng pamilya, pinal na paghahatid, at pagsubok sa venue. Magtalaga po kayo ng isang tagapangasiwa ng order at isang tatanggap na tauhan sa bawat handover. Bigyan po ninyo ang bawat yugto ng deadline at exit check upang malaman ng inyong mga kawani kung ano na ang handa at kung ano pa ang nangangailangan ng aksyon.
Simulan po ang isang talaan ng order at pangalanan ang tagapangasiwa nito
Gumawa po kayo ng natatanging reference kapag pinili ng pamilya ang tribute. Gamitin po ninyo ito sa folder ng koleksyon, production brief, pakikipag-ugnayan, at naihatid na file. Hindi po sapat ang apelyido lamang kapag maraming order ang may magkakatulad na pangalan o mga miyembro ng parehong angkan.
Ang tagapangasiwa po ng order ang nagpapanatili ng usad ng proseso. Hindi po kailangang gawin ng taong ito ang bawat gawain, ngunit dapat po niyang makita kung ano ang ipinangako, kung ano pa ang hindi nalulutas, at kung sino ang susunod na kikilos. Magtalaga po kayo ng kahalili o backup at tiyaking pareho nilang naa-access ang parehong kontroladong talaan.
-
Itala po ninyo ang naaprubahang display name ng tao at ang eksaktong pananalita sa pamagat.
-
Ilagay po ninyo ang petsa ng serbisyo, venue, oras ng pagpapalabas, at operator.
-
Pangalanan po ninyo ang contact ng pamilya at ang taong may awtorisasyong mag-apruba.
-
Itala po ninyo ang napiling saklaw ng serbisyo at anumang hiwalay na napagkasunduang gawain.
-
Tukuyin po ninyo ang paraan ng pagsusumite, tauhan o supplier sa produksyon, at contact para sa suporta.
-
Isaad po ninyo ang nilalayong maihahatid sa pamilya pagkatapos ng serbisyo.
Gamitin po ninyo ang pakikipag-usap sa pag-aayos ng tribute upang maitatag ang mga pagpipilian nang hindi hinihiling sa pamilyang pamahalaan ang produksyon. Isinasalin po ng mga kawani ang mga pagpipiliang iyon sa isang brief na masusundan ng editor.
Bigyan po ang bawat yugto ng tagapangasiwa at exit check
| Yugto | Responsableng tungkulin | Handa nang magpatuloy kapag |
|---|---|---|
| Brief | Arranger o coordinator | Napagkasunduan ang layunin, tagal, display name, at saklaw |
| Pangangalap | Coordinator kasama ang contact ng pamilya | Nabubuksan ang mga napiling file at nalutas ang mahahalagang caption |
| Produksyon | Editor o supplier | Tumutugma sa brief ang isang kumpleto at may label na proof |
| Pagsusuri ng kawani | Pinangalanang tagasuri | Naiwasto ang mga kapansin-pansing mali sa produksyon bago ang pagsusuri ng pamilya |
| Pag-apruba ng pamilya | Napagkasunduang tagapag-apruba sa pamamagitan ng coordinator | Tinutukoy sa pag-apruba ang eksaktong bersyon |
| Paghahatid at playback | Operator sa venue | Pumasa ang naaprubahang file sa pagsubok sa aktwal na kagamitan |
| Handover sa pamilya | Tagapangasiwa ng order | Maa-access ng pamilya ang napagkasunduang kopya nito at alam ang mga tuntunin sa pag-access |
Higit pa po sa naipadalang mensahe ang isang natapos na gawain. Ang “Na-email na ang supplier” po ay naglalarawan ng isang aksyon; ang “tinanggap ng supplier ang brief at kinumpirma ang oras ng proof” po ay naglalarawan ng isang epektibong handover. Gamitin po ninyo ang huling pamantayan kapag minamarkahan ang pagsulong.
Kapag ang isang tao po ay may ilang tungkulin, panatilihin pa rin po ninyo ang magkakahiwalay na pagsusuri. Sinusuri po ng editor ang teknikal na pagkakumpleto; sinusuri po ng pamilya ang personal na kahulugan; sinusubukan po ng operator ang venue. Ang pagsasama po ng mga ito sa iisang status na “tapos na” ay nagtatago sa pagkakaiba ng isang natapos nang edit at ng isang file na handa na para sa serbisyo.
Magtakda po ng mga deadline pabalik mula sa serbisyo
Magsimula po kayo sa pinakahuling praktikal na pagsubok sa venue, pagkatapos ay maglaan po ng oras para sa pinal na paghahatid, pag-export ng pagwawasto, pagsusuri ng pamilya, pagsusuri ng kawani, produksyon, at pangangalap. Itanong po ninyo sa mga taong gumagawa ng mga gawaing iyon ang kanilang aktwal na availability. Ang oras po ng pagsasara ng opisina, time zone ng supplier, at access sa kapilya ay pawang nakakaapekto sa pagkakasunod-sunod.
Para po sa isang hypothetical na serbisyo sa hapon ng Biyernes, inilalaan ng operator ang hapon ng Huwebes para sa pagsubok. Dahil dito, inihahatid po ng editor ang naaprubahang export sa umaga ng Huwebes. Nagaganap po ang pagsusuri ng pamilya sa Miyerkules, kung saan maagang magiging available ang proof para sa mga katanungan. Dapat pong mauna ang deadline ng pangangalap bago ang produksyon ayon sa oras na kailangan upang suriin at isaayos ang materyal. Mga pagpapalagay po lamang ito sa pagpaplano, hindi isang pangkalahatang timetable.
Magtala po kayo ng apat na natatanging checkpoint: deadline ng mga larawan, oras na available ang proof, deadline ng pag-apruba, at nasubukan na ang pinal na file. Huwag po ninyong sabihin sa pamilya na “sa Huwebes ang deadline” kung iyon po ay ang huling pagkakataon ng operator para sumubok. Ang gabay sa deadline ng pagsusumite ng larawan po ay nagbibigay ng mga pananalita para sa pamilya.
Maglakip po kayo ng panuntunan sa escalation sa bawat checkpoint. Kung may kulang po na mga larawan, humihingi ang coordinator ng desisyon mula sa contact person. Kung hindi po maabot ng supplier ang oras ng proof, kinokontak ng tagapangasiwa ng order ang escalation person nito. Kung nananatili pong hindi nalulutas ang pag-apruba, kailangan ng service coordinator ng isang magagamit na alternatibo bago tapusin ang programa.
Suriin po ang koleksyon bago ito ipadala sa produksyon
Buksan po ninyo ang bawat napiling larawan at bigyan ito ng permanenteng identifier. Ihiwalay po ninyo ang mga orihinal sa mga working copy. Itugma po ninyo ang mga pangalan, caption, at tagubilin sa pag-crop sa kaugnay na larawan sa halip na ilagay ang mga detalyeng iyon sa isang pangkalahatang talata na kailangan pang unawain ng editor.
-
Bilangin po ninyo ang mga napiling larawan at ihambing ang mga ito sa nilalayong runtime.
-
Tukuyin po ninyo ang tao sa mga panggrupong larawan kung kinakailangan.
-
Markahan po ninyo ang mga naaprubahang pagpili sa treatment, kabilang ang anumang limitasyon sa restorasyon o animasyon.
-
Lutasin po ninyo ang magkakasalungat na tagubilin ng pamilya sa pamamagitan ng napagkasunduang contact.
-
Isaad po ninyo nang eksakto kung aling musika o iba pang media ang naaprubahan para sa nilalayong paggamit.
-
Itala po ninyo ang mga hindi pa nalulutas na tanong, ang tagapangasiwa ng mga ito, at ang pinakahuling oras ng pagpapasya.
Gamitin po ninyo ang checklist sa pangangalap ng larawan para sa detalyadong proseso ng pagtanggap. Huwag po ninyong markahan ang isang brief na handa na kung ang isang hindi nalutas na tanong ay pipilit sa editor na manghula ng tao, caption, o pagkakasunod-sunod. Mas ligtas po ang sinadyang pag-alis kaysa sa inimbentong sagot.
Halimbawa po, kung ang larawan 018 ay naghihintay ng pagkakakilanlan, dapat pong sabihin sa brief na “ihinto muna ang larawan 018 hanggang sa makumpirma ng coordinator ang paksa” o “alisin kung hindi malutas sa simula ng produksyon.” Ang “sinusuri pa ng pamilya” po lamang ay nag-iiwan sa editor nang walang aksyon.
Suriin po ang mga proof at kontrolin ang pinal na bersyon
Hilingin po ninyo sa editor na lagyan ng label ang bawat proof gamit ang reference ng order at isang version identifier. Inihahambing po ito ng mga kawani sa brief bago ito makarating sa pamilya. Suriin po ninyo ang baybay ng pamagat, mga kasamang larawan, kapansin-pansing mga crop, tunog, tagal, at ang pagkakumpleto ng simula at pagtatapos.
Iisang bersyon at iisang kahilingan sa pagsusuri po lamang ang tinatanggap ng pamilya. Humingi po kayo ng pinagsamang listahan ng pagwawasto gamit ang mga numero ng larawan o timestamp. Panatilihin po sa coordinator ang magkakasalungat na komento hanggang sa malutas ang mga ito ng tagapag-apruba. Ang workflow sa pag-apruba ng pamilya po ang nagbibigay ng checklist sa pagsusuri at mga pananalita sa pag-apruba.
Pagkatapos po ng mga pagwawasto, humiling kayo ng pag-apruba para sa nirebisang bersyon. Huwag po ninyong ipagpalagay na ang pagwawasto sa isang caption ay awtomatiko nang nag-aapruba sa isang bagong export na may iba pang mga pagbabago. Itala po ninyo kung sino ang nag-apruba, anong file ang kanilang sinuri, at kung kailan natanggap ang pag-apruba.
Ihiwalay po ninyo ang naaprubahang file sa mga working proof. Kapag may hiniling pong huling pagbabago, panatilihin ang kasalukuyang naaprubahang bersyon hanggang sa makapasa ang kapalit sa parehong mga pagsusuri. Tahasang ipaalam po ninyo sa operator kung kailan napalitan na ang isang naunang naihatid na file.
Magsagawa po ng malinaw na handover sa pagitan ng mga shift
Handover sa shift para sa tribute
Reference ng order: ang natukoy na order sa kasalukuyang talaan ng kaso. Serbisyo: [petsa, oras, at venue]. Kasalukuyang status: naghihintay po ng pag-apruba ng pamilya sa natukoy na proof. Kumpleto na po ang pangangalap at ang pagsusuri ng kawani. Nasa contact po ng pamilya ang link para sa pagsusuri. Dapat pong hingin ng papasok na coordinator ang tugon sa oras na nakatala sa iskedyul. Wala pa pong bagong export na awtorisado. Ang mga kasalukuyang file at brief po ay nasa folder ng order. Kung maantala po ang pag-apruba, makipag-ugnayan po sa tagapangasiwa ng order bago baguhin ang plano ng serbisyo.
Palitan po ninyo ang halimbawang status at susunod na aksyon ng aktwal na katayuan ng order. Ang isang kapaki-pakinabang na handover po ay naglalaman ng susunod na gawain, takdang oras, responsableng tao, at lokasyon ng katibayan. Hindi po dapat nito obligahin ang papasok na kasamahan na buuin muli ang buong order mula sa nagkalat na mga mensahe.
Hilingin po ninyo sa tatanggap na kasamahan na kumpirmahin ang handover habang aktibo ang isang order. Kung hindi po nila ma-access ang folder o hindi nauunawaan ang kinakailangang desisyon, ayusin po ito bago umalis ang papalabas na kawani. Ang “nag-iwan ng sulat” po ay hindi nagpapatunay na mayroon nang umako ng responsibilidad.
Ilayo po ninyo ang mga personal na haka-haka sa mga handover. Itala po ninyo ang “humiling ng karagdagang oras ang contact upang sumangguni sa isang kamag-anak” sa halip na mga paghuhusga tungkol sa pamilya. Ipinapaalam po ng operational na katotohanan sa susunod na tao kung ano ang dapat gawin nang hindi ginagawang hindi kinakailangang komentaryo ng kawani ang mga pribadong kalagayan.
Subukan po ang playback, ihatid ang keepsake, at isara ang order
Sinusubukan po ng operator ang naaprubahang file sa aktwal na playback device, display, at sound route. Itala po ninyo ang resulta ng pagsubok, cue, at fallback. Gamitin po ninyo ang checklist sa playback sa kapilya para sa paghahanda ng silid. Ang matagumpay na preview po sa opisina ay hindi nagpapatunay sa sistema ng venue.
Pagkatapos po ng serbisyo, ihatid ninyo ang kopya para sa pamilya na ipinangako sa brief. Isaad po ninyo kung ito ay isang download o isang viewing link at ipaliwanag ang anumang panahon ng pag-access. Sundin po ninyo ang gabay sa paghahatid ng memorial video upang ang isang matagumpay na pagpapalabas ay hindi maging isang hindi kumpletong handover sa pamilya.
Isara po lamang ninyo ang order pagkatapos malutas ang mga hindi pa nasasagot na tanong sa paghahatid at maitala ang mga tagubilin sa retention. Suriin po ninyo nang maikli ang mga naging problema: nawawalang mga caption, naulit na trabaho, hindi malinaw na pag-apruba, o pumalyang pagsubok sa kable. Baguhin po ninyo ang kaugnay na tagubilin o hakbang sa pagsasanay, sa halip na magdagdag ng malabong paalala na “maging mas maingat.”
Suriin po sa lokal: Ipakumpirma po sa responsableng tagapamahala ang mga kinakailangan sa awtorisasyon, paggamit ng media, privacy, at retention. Pagkasunduan po ninyo ang anumang relihiyosong restriksyon kasama ang pamilya at ang officiant, at ang mga teknikal na kinakailangan kasama ang operator ng bawat venue.
Upang maiugnay po ang pamamaraang ito sa panlabas na produksyon, talakayin po ang workflow ng inyong tribute sa LifeTribute gamit ang mga tagapangasiwa ng bawat yugto at mga deadline na inyong naitatag.
Mga madalas itanong
Maaari po bang humawak ang isang kawani ng ilang tungkulin sa workflow?
Opo. Madalas pong pinagsasama ng maliliit na koponan ang mga tungkulin sa arrangement, koordinasyon, at playback. Panatilihin po ninyong magkahiwalay ang mga responsibilidad sa talaan ng order kahit iisang tao ang humahawak sa mga ito. Magtalaga po kayo ng kahalili o backup na makaka-access sa kasalukuyang brief at mga file kung sakaling hindi maging available ang taong iyon.
Dapat po bang itago ng koponan ang bawat draft sa folder ng playback?
Hindi po. Itago po ninyo ang naaprubahang file ng serbisyo sa isang malinaw na tinukoy na lokasyon ng playback. Ihiwalay po ninyo ang pag-iimbak ng mga naunang proof ayon sa inyong proseso ng retention. Hindi po dapat manghula ang isang operator kung ang pangalan ng file na naglalaman ng “final” ay mas bago kaysa sa isa pang file na may label na “final revised.”
Ano po ang mangyayari kung hindi pa nakapag-apruba ang pamilya bago ang takdang cutoff?
Makipag-ugnayan po kayo sa napagkasunduang tagapag-apruba at ipaliwanag ang mga natitirang opsyon. Huwag po ninyong ituring ang katahimikan bilang pag-apruba. I-escalate po ito sa tagapangasiwa ng order at gamitin ang naunang napagkasunduang alternatibo kung hindi makukumpleto ang pagsusuri. Itala po ninyo ang desisyon at sabihin sa coordinator ng serbisyo kung ano ang aktwal na ipapalabas.