殯儀館追思影片製作工作流程

追思影片製作工作流程應推動每筆委託案件依序完成既定需求單、照片檢查、具備明確標示的樣片、家屬審核確認、最終檔案交付以及場地播放測試。在每次交接時明確指定一位案件負責人與一位接收人。為每個階段設定截止時限與完成檢查，讓工作人員清楚掌握哪些環節已準備就緒、哪些仍需跟進處理。

建立統一案件記錄並指定負責人

在家屬選定追思影片服務時，請為其建立專屬的唯一編號。在素材收集資料夾、製作需求單、往來溝通記錄以及最終交付的檔案中統一使用該編號。當多筆委託涉及相似姓名或同一家族的親屬成員時，僅憑姓氏不足以做出區分。

案件負責人負責推動流程持續進行。此人員無須親自執行每一項工作，但必須清楚掌握已向家屬承諾的內容、尚未解決的問題以及下一步由誰負責處理。請指定一位代理人，並確保兩人皆可存取受控管的同一份記錄。

• 記錄逝者經確認的顯示姓名與片頭標題的確切用字。

• 填入告別式日期、場地、播放時段與現場操作人員。

• 載明家屬聯絡窗口以及獲授權進行審核確認的指定人。

• 記錄所選的服務範圍以及任何另外約定的製作項目。

• 註明素材提交管道、製作資源與技術支援聯絡人。

• 說明告別式結束後預計向家屬交付的紀念成品形式。

請善用追思影片洽談溝通來確定各項選擇，而無須要求家屬去管理製作細節。工作人員會將這些選擇轉化為剪輯人員能夠依循的需求單。

為每個階段指定負責角色與完成檢查

階段	負責角色	符合以下條件即可進入下一階段
需求擬定	禮儀顧問或協調人員	用途、時長、顯示姓名與服務範圍達成共識
素材收集	協調人員與家屬聯絡窗口	所選檔案皆能正常開啟，且關鍵說明文字已確認
影片製作	剪輯人員或廠商	具備完整標示的樣片符合需求單規範
工作人員審查	指定檢核人員	在交由家屬審核前已修正明顯的製作錯誤
家屬確認	約定之確認人（經由協調人員）	確認意見明確指認具體的樣片版本
交付與播放	場地操作人員	經核准的檔案通過實際設備測試
家屬交接	案件負責人	家屬能存取約定的複本並清楚取用方式與期限

一項任務的完成，絕不僅止於發出一則訊息。「已寄信給廠商」僅描述了一項動作；「廠商已接受需求單並確認樣片提供時間」才代表一次有效的交接。在標記流程進度時，請採用後者的標準。

即使一人身兼數職，仍應維持各自獨立的檢查。剪輯人員審查技術完整性；家屬確認個人意義與情感表達；操作人員在場地測試設備。若將這些環節合併為單一籠統的「已完成」狀態，便會掩蓋剪輯完成與達到典禮播放標準之間的本質差異。

以典禮時間為基準倒推截止時限

請從最晚可行的場地測試時間開始倒推，預留最終檔案交付、修改後匯出、家屬審核、工作人員審查、影片製作與素材收集所需的時間。請向執行這些工作的人員確認其確切可配合的時間。下班時間、廠商所處時區以及進入告別廳的時間窗口，都會影響整體作業順序。

假設典禮定於週五下午舉行，操作人員便需預留週四下午進行測試。因此，剪輯人員應在週四上午交付經確認的最終匯出檔。家屬審核則安排在週三，樣片需及早提供以便家屬提出疑問。素材收集的截止時間必須早於製作開始時間，並預留檢視與整理素材所需的時限。這些是規劃推算的假設範例，並非一體適用的固定時程表。

請記錄四個明確的檢核時間點：照片繳交截止、樣片提供時間、確認截止時間以及最終檔案測試時間。若週四實際上是操作人員最後的測試機會，切勿僅籠統地向家屬表示「截止時間是週四」。照片收集截止時間溝通建議提供了向家屬說明的適切用詞。

請為每個檢核時間點設定通報與應變規則。若缺少照片，協調人員應向聯絡窗口請示決定。若廠商錯過了樣片交付時間，案件負責人應聯繫其緊急應變聯絡人。若審核確認遲遲未決，在最終確定典禮流程表之前，儀式協調人員必須備有可行的替代方案。

提交製作前先檢查收集的素材

請逐一開啟所選的照片，並給予穩定的編號標記。將原始檔案與工作複本分開存放。將姓名、字幕說明與裁切指示直接對應至相應的照片，而非寫在一段籠統的文字中讓剪輯人員自行揣摩解讀。

• 清點所選照片的數量，並與預計的播放時長進行比對。

• 必要時在團體合照中指出逝者所在位置。

• 註記經核准的影像處理選項，包括任何照片修復或動態效果的限制。

• 透過約定的聯絡窗口化解家屬內部不一致的指示。

• 明確列出已獲准用於預定用途的配樂或其他多媒體素材。

• 列出未決問題、其負責人以及最晚決策時間。

請參考追思影片照片收集整理清單執行詳細的收件檢核流程。若未決問題會迫使剪輯人員猜測人物、字幕或順序，切勿將需求單標記為準備就緒。審慎的留空取捨遠比憑空捏造的答案更為穩妥。

例如，若照片 018 仍有待確認人物身分，需求單中應註明「暫不處理照片 018，待協調人員確認人物主體」或「若至開始製作時仍未確認則直接略過」。僅寫「家屬仍在確認中」，會讓剪輯人員無所適從。

審核樣片並管控最終版本

要求剪輯人員在每部樣片上標記案件編號與版本識別碼。在交付家屬之前，工作人員應先對照需求單進行審視。檢查標題字詞拼寫、收錄的照片、明顯的畫面裁切、音效、播放時長以及片頭與片尾的完整性。

家屬只會收到一個版本與一次審核通知。請家屬運用照片編號或播放時間戳記，提供一份整合後的修改清單。若出現相互矛盾的意見，先由協調人員保留並統整，直至確認人統一做出決斷。家屬確認流程提供了審核清單與確認用詞範本。

修改完成後，請向家屬確認修訂後的版本。切勿認為修正了一處字幕，就代表附帶其他變更的新匯出檔已自動獲得核准。請記錄由誰確認、審核了哪一份檔案，以及收到確認的確切時間。

請將經確認通過的檔案與製作過程中的工作樣片分開存放。若在後期提出臨時修改，請保留當前已確認的版本，直到替換檔案通過相同的檢查為止。若先前交付的檔案已被取代，請明確通知現場操作人員。

做好清楚規範的班次交接

追思影片交班記錄

案件編號：當前承辦案件記錄中標示的編號。典禮資訊：[日期、時間與場地]。當前進度：等待家屬審核確認指定的樣片。素材收集與工作人員審查已完成。家屬聯絡窗口已取得審核連結。接班協調人員應於排程記錄的時間點跟進確認回覆。目前尚未授權任何新的匯出版本。當前檔案與需求單皆已存入案件資料夾。若審核出現延誤，在更動典禮規劃前請先聯繫案件負責人。

請將上述範例中的進度狀態與後續行動，替換為該案件的實際情況。一份實用的交班記錄應包含下一項任務、截止時間、負責人員以及相關依據憑證的存放位置。它不應讓接班同事在零散散落的訊息中耗費精力重組整個案件的全貌。

在進行中的案件交接時，請要求接班同事確認知悉。若對方無法存取資料夾，或不明白需要做出的決策，交班同事應在離崗前協助解決。「留了張便條」並不代表有人已接手承擔責任。

交班記錄中切勿摻雜個人的揣測。請客觀記錄「聯絡窗口表示需要額外時間與親戚商議」，而非對家屬妄加評斷。實事求是的作業事實能讓下一位同事清楚知道該怎麼做，無須將家屬的私人境況演變為工作人員不必要的閒言碎語。

測試現場播放、交付紀念成品並結案

操作人員應在實際的播放設備、螢幕與音訊線路上測試經確認的檔案。記錄測試結果、提示點與備案方案。請參考告別廳影片播放設備檢查清單進行禮廳準備。在辦公室預覽順暢，並不等於現場系統已通過驗證。

典禮結束後，請依需求單中的承諾向家屬交付影片複本。載明是提供下載檔案或線上觀看連結，並說明可存取的時間期限。請遵循追思影片家屬交付指南，避免技術上順利播放的影片，最終卻成了未妥善完成的家屬交付流程。

只有在所有交付未決問題皆已解決且建檔留存指示已載明後，方可將案件結案。請簡要檢討例外情況：字幕遺漏、重複作業、確認意見不明或線材測試失敗。請針對問題調整相應的操作指引或培訓步驟，而非僅增加一句籠統的「下次要更小心」。

本地核查事項： 請由主管經理確認授權許可、多媒體使用權限、隱私保護以及資料保存規定。與家屬及主祭者就所有宗教禮儀限制達成共識，並與各場地操作人員確認具體的技術規範。

如需將此作業流程與外部製作串接，歡迎根據您所制定的各階段負責人與截止時限，與 LifeTribute 洽談您的追思影片工作流程。

常見問題

一位工作人員是否可以兼任多個流程角色？

可以。小型團隊通常會將洽談、協調與播放等職責合於一人。即使由同一人兼任，在案件記錄中仍應清楚劃分各項職責。請指定一位代理人，以備在當事人不在崗位時，仍能調閱當前的需求單與檔案。

團隊是否應將每份草稿都保留在播放資料夾中？

不應如此。請將經確認通過的典禮檔案存放在標示明確的播放位置。根據您的資料保存流程將先前的樣片分開存放。現場操作人員不應需要費心猜測檔名包含「最終版」的檔案，是否比另一個標註為「最終修改版」的檔案更新。

若家屬在截止時限前仍未完成審核確認，該如何處理？

請聯繫約定的確認人，並向其說明剩餘的可行方案。切勿將未回覆視為預設同意。若無法如期完成審核，請向案件負責人回報，並採用先前約定的替代方案。請記錄最終決定，並告知典禮協調人員屆時實際將播放的內容。