Παραδώστε ένα βίντεο μνήμης στην οικογένεια στέλνοντας την εγκεκριμένη έκδοση μέσω της συμφωνημένης μεθόδου, εξηγώντας πώς να το ανοίξουν ή να το κατεβάσουν και ελέγχοντας ότι η πρόσβαση λειτουργεί. Δηλώστε σαφώς τυχόν όρια φιλοξενίας ή διατήρησης αρχείων. Η παράδοση στην οικογένεια είναι ξεχωριστή εργασία από την επιτυχημένη αναπαραγωγή του βίντεο κατά την τελετή.
1. Προσδιορίστε με ακρίβεια τι πρέπει να λάβει η οικογένεια
Διαβάστε το αρχείο της συμφωνίας προτού στείλετε αρχεία. Η οικογένεια ενδέχεται να λαμβάνει την έκδοση της τελετής, ένα ξεχωριστό αναμνηστικό ή και τα δύο. Αντιστοιχίστε το αναγνωριστικό του αρχείου με το εγκεκριμένο δοκίμιο και βεβαιωθείτε ότι μια απορριφθείσα επεξεργασία ή μια παλιά λεζάντα δεν επανήλθε σε μια διαφορετική εξαγωγή.
| Παραδοτέο | Τι παρέχει | Τι να εξηγήσετε |
|---|---|---|
| Βίντεο προς λήψη | Ένα αρχείο που μπορεί να αποθηκεύσει η οικογένεια | Πώς να το κατεβάσουν, να το ανοίξουν και να διατηρήσουν ένα επιπλέον αντίγραφο |
| Σελίδα ιδιωτικής προβολής | Αναπαραγωγή μέσω της υπηρεσίας φιλοξενίας | Ποιος έχει πρόσβαση και εάν είναι διαθέσιμη η λήψη αρχείων |
| Αντίγραφο σε φυσικό μέσο αποθήκευσης | Ένα αρχείο που παρέχεται σε συμφωνημένο μέσο | Πώς να εντοπίσουν το αρχείο και να δοκιμάσουν μια συμβατή συσκευή |
| Ξεχωριστή αναμνηστική έκδοση | Μια διαφορετική εγκεκριμένη παρουσίαση | Ποια έκδοση προβλήθηκε στην τελετή |
Μην περιγράφετε όλες αυτές τις επιλογές ως «το μόνιμο αντίγραφό σας». Ένας σύνδεσμος προβολής εξαρτάται από τη συνεχή φιλοξενία. Ένα αρχείο που έχει κατέβει παραμένει εξαρτημένο από τις πρακτικές αποθήκευσης και δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας της ίδιας της οικογένειας. Δηλώστε την πραγματική συμφωνία χωρίς να υπόσχεστε απεριόριστη πρόσβαση.
Ο οδηγός καθορισμού πακέτων αφιερώματος βοηθά να αποσαφηνιστεί το παραδοτέο πριν ξεκινήσει μια παραγγελία. Εάν η καταγραφή είναι ασαφής, επιλύστε το ζήτημα με τον υπεύθυνο της παραγγελίας προτού στείλετε κάποιο υποκατάστατο.
2. Ελέγξτε το αρχείο και τα δικαιώματα κοινής χρήσης
Ανοίξτε το ακριβές παραδοθέν αρχείο από τη θέση παράδοσής του. Ελέγξτε τον τίτλο, την αρχή, διάφορα ενδιάμεσα σημεία και το τέλος, μαζί με τον ήχο. Βεβαιωθείτε ότι πρόκειται για την τελική εγκεκριμένη έκδοση και ότι το όνομα του αρχείου είναι κατανοητό για την οικογένεια.
-
Χρησιμοποιήστε το εγκεκριμένο όνομα του προσώπου και μια σαφή ένδειξη έκδοσης.
-
Αφαιρέστε εσωτερικά σχόλια και μη σχετικά αρχεία παραγγελιών από τη θέση παράδοσης.
-
Δοκιμάστε την πρόσβαση με τα δικαιώματα του προβλεπόμενου παραλήπτη.
-
Επιβεβαιώστε εάν είναι διαθέσιμο το κουμπί λήψης, εφόσον είχε συμφωνηθεί.
-
Βεβαιωθείτε ότι ο σύνδεσμος δεν εκθέτει φακέλους άλλων οικογενειών.
-
Καταγράψτε τυχόν ημερομηνία λήξης ή όρους πρόσβασης στο μήνυμα παράδοσης.
Εάν χρησιμοποιείται το Google Drive, η τεκμηρίωση κοινής χρήσης διακρίνει την πρόσβαση συγκεκριμένων χρηστών από την πρόσβαση για οποιονδήποτε διαθέτει τον σύνδεσμο. Επιλέξτε την επιθυμητή ρύθμιση και δοκιμάστε την. Ένας σύνδεσμος που αντιγράφεται από μια συνεδρία του προσωπικού μπορεί να φαίνεται λειτουργικός στο προσωπικό, αλλά να παραμένει μη προσβάσιμος στον παραλήπτη.
3. Στείλτε σαφείς οδηγίες παράδοσης
Παράδοση βίντεο στην οικογένεια
Το εγκεκριμένο βίντεο μνήμης για τον/την [όνομα] είναι έτοιμο μέσω του συνδέσμου παράδοσης που παρέχεται με αυτό το μήνυμα. Είναι η έκδοση που προσδιορίζεται στο αρχείο έγκρισής σας. Παρακαλούμε ανοίξτε το και ενημερώστε μας εάν αντιμετωπίσετε οποιαδήποτε δυσκολία.
Εάν η συμφωνία σας περιλαμβάνει λήψη αρχείου, χρησιμοποιήστε την επιλογή λήψης για να αποθηκεύσετε το βίντεο στη συσκευή ή στον αποθηκευτικό σας χώρο. Διατηρήστε ένα δεύτερο αντίγραφο μαζί με τα σημαντικά οικογενειακά σας αρχεία. Η περίοδος πρόσβασης και τυχόν ημερομηνία λήξης αναφέρονται στις λεπτομέρειες παράδοσης.
Εάν χρειάζεστε βοήθεια, απαντήστε αναφέροντας το όνομα του προσώπου και τον αριθμό παραγγελίας. Προτού κοινοποιήσετε το βίντεο πέρα από το συμφωνημένο κοινό, επανεξετάστε τα δικαιώματα χρήσης για τις φωτογραφίες, τη μουσική και το υπόλοιπο υλικό.
Προσαρμόστε αυτό το κείμενο στην πραγματική μέθοδο. Εάν παρέχεται φυσική συσκευή αποθήκευσης, αναφέρετε το όνομα του φακέλου και του αρχείου και εξηγήστε τον υποστηριζόμενο τρόπο αναπαραγωγής. Μην στέλνετε οδηγίες λήψης από το διαδίκτυο για μια συμφωνία που δεν περιλαμβάνει διαδικτυακό αρχείο.
Χρησιμοποιήστε το ενημερωτικό έντυπο προετοιμασίας της οικογένειας για να διατηρήσετε την υπόσχεση παράδοσης συνεπή με όσα αναφέρθηκαν στην οικογένεια εξαρχής. Μια σαφής παράδοση δεν θα πρέπει να εισάγει έναν απροσδόκητο περιορισμό για πρώτη φορά.
4. Βοηθήστε την οικογένεια να διακρίνει τη διαδικτυακή ροή από την αποθήκευση
Εξηγήστε ότι η παρακολούθηση ενός βίντεο σε πρόγραμμα περιήγησης δεν αποθηκεύει απαραίτητα ολόκληρο το αρχείο σε ένα σημείο που ελέγχει η οικογένεια. Ζητήστε τους να εντοπίσουν το ληφθέν αρχείο και να ανοίξουν εκείνο το αντίγραφο εάν θέλουν να επιβεβαιώσουν το αναμνηστικό τους.
Για μια υποθετική παράδοση, το πρόσωπο επικοινωνίας ανοίγει επιτυχώς τη σελίδα προβολής, αλλά δεν μπορεί να βρει την επιλογή λήψης. Το προσωπικό ελέγχει ότι η δυνατότητα λήψης περιλαμβάνεται και είναι ενεργοποιημένη, και στη συνέχεια εξηγεί πού εμφανίζεται το σχετικό κουμπί στη συγκεκριμένη υπηρεσία. Το πρόσωπο επικοινωνίας αποθηκεύει το αρχείο και επιβεβαιώνει ότι ανοίγει. Μόνο τότε ολοκληρώνεται η υποσχεθείσα παράδοση του αρχείου προς λήψη.
Μην υποθέτετε ότι μια οικογένεια χρησιμοποιεί την ίδια συσκευή με το γραφείο τελετών. Δώστε απλές οδηγίες και ρωτήστε τι βλέπουν όταν αντιμετωπίζουν κάποιο πρόβλημα. Η φράση «δεν ανοίγει» μπορεί να σημαίνει έναν σύνδεσμο που έχει λήξει, απαίτηση σύνδεσης σε λογαριασμό ή μια ημιτελή λήψη. Εντοπίστε το πρόβλημα προτού τους ζητήσετε να επαναλάβουν κάθε βήμα.
5. Εξηγήστε τις επιλογές κοινοποίησης και εκδόσεων
Ρωτήστε το πρόσωπο επικοινωνίας πώς σκοπεύει να κοινοποιήσει το αφιέρωμα. Η ιδιωτική οικογενειακή προβολή, η δημόσια ανάρτηση και η επαναχρησιμοποίηση σε άλλη εκδήλωση αποτελούν διαφορετικά πλαίσια. Επανεξετάστε τα συμφωνημένα δικαιώματα για τις εικόνες, τη μουσική, τις μαγνητοσκοπημένες συμμετοχές και τυχόν επεξεργασίες που δημιουργήθηκαν προτού επεκτείνετε τη χρήση.
Εάν υπάρχουν δύο εκδόσεις, ονομάστε τες με βάση τον σκοπό τους και όχι μόνο με δυσνόητους εσωτερικούς αριθμούς. Για παράδειγμα, προσδιορίστε μια παρουσίαση για την τελετή και ένα εκτεταμένο οικογενειακό αναμνηστικό, διατηρώντας ταυτόχρονα την αναφορά έγκρισης στο αρχείο της παραγγελίας. Η οικογένεια δεν θα πρέπει να χρειάζεται να συγκρίνει τις διάρκειες αναπαραγωγής για να καταλάβει ποια είναι ποια.
Χρησιμοποιήστε τη διαδικασία έγκρισης από την οικογένεια για οποιαδήποτε επιπλέον τροποποίηση. Ένα νέο τέλος, μια νέα φωτογραφία ή ένα διαφορετικό μουσικό κομμάτι δημιουργεί μια νέα έκδοση που απαιτεί κατάλληλο έλεγχο. Μην αντικαθιστάτε σιωπηρά ένα παραδοθέν αρχείο.
6. Επιβεβαιώστε την παραλαβή και κλείστε το αρχείο της παραγγελίας
Ζητήστε μια απλή επιβεβαίωση ότι η οικογένεια μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση στο συμφωνημένο παραδοτέο. Καταγράψτε την ημερομηνία παράδοσης, τον παραλήπτη, το αναγνωριστικό του αρχείου και τυχόν εκκρεμή ζητήματα. Διατηρήστε την επικοινωνία παρακολούθησης σε εύλογο μέτρο· ο σκοπός είναι να ολοκληρωθεί η συμφωνημένη παράδοση και όχι να επικοινωνείτε επανειλημμένα με την οικογένεια μετά από μια επιτυχημένη παράδοση.
Ακολουθήστε το καταγεγραμμένο χρονοδιάγραμμα διατήρησης και διαγραφής για τα αρχεία εργασίας και τα προσωρινά αντίγραφα του χώρου της τελετής. Διαχωρίστε τα από οποιαδήποτε δέσμευση φιλοξενίας έχει δοθεί στην οικογένεια. Η διαδικασία παραγωγής βίντεο μνήμης θα πρέπει να παραμένει ανοιχτή έως ότου επιλυθούν τα ζητήματα παράδοσης ή ανατεθούν σε έναν ορισμένο υπεύθυνο υποστήριξης.
Ελέγξτε σε τοπικό επίπεδο: Επιβεβαιώστε τη διατήρηση δεδομένων, τους ελέγχους πρόσβασης και τα δικαιώματα χρήσης πολυμέσων με τον υπεύθυνο διαχειριστή και τους σχετικούς κατόχους δικαιωμάτων. Χρησιμοποιήστε τους πραγματικούς όρους φιλοξενίας του παρόχου αντί να υποθέτετε μια τυπική περίοδο πρόσβασης.
Για γραφεία τελετών που οργανώνουν την παραγωγή και την παράδοση στην οικογένεια συνδυαστικά, συζητήστε την παράδοση βίντεο μνήμης με το LifeTribute.
Συχνές ερωτήσεις
Αρκεί η αποστολή ενός συνδέσμου για την ολοκλήρωση της παράδοσης;
Όχι εάν ο παραλήπτης δεν μπορεί να τον ανοίξει ή εάν η συμφωνία υπόσχεται μια λήψη που δεν είναι διαθέσιμη. Δοκιμάστε τα δικαιώματα και ζητήστε από την οικογένεια να επιβεβαιώσει την πρόσβαση. Δώστε ένα σαφές σημείο επαφής για υποστήριξη, ώστε ένας σύνδεσμος που δεν λειτουργεί να μην οδηγήσει σε αδιέξοδο μετά την τελετή.
Πρέπει η οικογένεια να λάβει το έργο επεξεργασίας;
Μόνο εάν αυτό αποτελεί μέρος του συμφωνημένου παραδοτέου και το επιτρέπουν τα σχετικά στοιχεία και δικαιώματα. Ένα ολοκληρωμένο βίντεο και ένα επεξεργάσιμο έργο είναι διαφορετικά προϊόντα. Εξηγήστε τι περιλαμβάνεται πριν από την παραγγελία, αντί να αφήνετε να εννοηθεί ότι η λήψη περιέχει όλο το υλικό εργασίας.
Τι συμβαίνει εάν ο σύνδεσμος πρόσβασης λήξει;
Ακολουθήστε την πραγματική διαδικασία ανάκτησης ή αντικατάστασης του παρόχου. Μην υπόσχεστε ότι ένα διαγραμμένο αρχείο ή ένα αρχείο του οποίου η πρόσβαση έχει λήξει μπορεί πάντα να αποκατασταθεί. Δηλώστε την περίοδο πρόσβασης με σαφήνεια κατά την παράδοση και παροτρύνετε την οικογένεια να αποθηκεύσει οποιοδήποτε αντίγραφο προς λήψη όσο αυτό είναι διαθέσιμο.