Adja át az emlékvideót a családnak a jóváhagyott verzió egyeztetett módon történő elküldésével, elmagyarázva a megnyitás vagy a letöltés menetét, és ellenőrizve, hogy a hozzáférés működik-e. Egyértelműen tüntesse fel a tárhelyre vagy a megőrzési időre vonatkozó esetleges korlátokat. A családnak történő átadás külön feladat a videó szertartáson való sikeres lejátszásától.
1. Határozza meg pontosan, mit kell kapnia a családnak
A fájlok elküldése előtt olvassa el a megrendelési adatlapot. Előfordulhat, hogy a család a szertartási változatot, egy különálló emlékváltozatot vagy mindkettőt megkapja. Párosítsa a fájlazonosítót a jóváhagyott mintával, és győződjön meg arról, hogy egy elutasított kidolgozás vagy egy korábbi felirat nem került vissza egy másik exportált változatban.
| Átadandó anyag | Mit biztosít | Mit kell elmagyarázni |
|---|---|---|
| Letölthető videó | Egy fájl, amelyet a család elmenthet | Hogyan töltsék le, nyissák meg és őrizzenek meg egy másik másolatot |
| Privát megtekintési oldal | Lejátszás a tárhelyszolgáltatáson keresztül | Ki férhet hozzá, és elérhető-e a letöltés |
| Fizikai adathordozón lévő másolat | Egyeztetett adathordozón biztosított fájl | Hogyan találják meg a fájlt, és hogyan teszteljék kompatibilis eszközön |
| Különálló emlékváltozat | Egy eltérő, jóváhagyott összeállítás | Melyik változat került bemutatásra a szertartáson |
Ne hivatkozzon ezek mindegyikére úgy, mint „az Önök végleges másolatára”. A megtekintési hivatkozás a folyamatos tárhelyszolgáltatástól függ. A letöltött fájl továbbra is a család saját tárolási és biztonsági mentési szokásaitól függ. Ismertesse a tényleges megállapodást anélkül, hogy határozatlan idejű hozzáférést ígérne.
A megemlékezési csomagok meghatározásáról szóló útmutató segít tisztázni az átadandó anyagot a megrendelés megkezdése előtt. Ha az adatlap nem egyértelmű, egyeztessen a megrendelés felelősével, mielőtt helyettesítő anyagot küldene.
2. Ellenőrizze a fájlt és a megosztási jogosultságokat
Nyissa meg a pontosan átadásra szánt fájlt az átadási helyéről. Ellenőrizze a címet, a kezdést, több közbenső pontot és a befejezést, valamint a hangot. Győződjön meg arról, hogy ez a végleges, jóváhagyott változat, és hogy a fájlnév érthető a család számára.
-
Használja az érintett személy jóváhagyott nevét és egy egyértelmű verziójelölést.
-
Távolítsa el a belső megjegyzéseket és a nem kapcsolódó megrendelési fájlokat az átadási helyről.
-
Tesztelje a hozzáférést a címzettnek szánt jogosultságokkal.
-
Erősítse meg, hogy a letöltési gomb elérhető-e, amennyiben azt megígérték.
-
Győződjön meg arról, hogy a hivatkozás nem teszi láthatóvá más családok mappáit.
-
Rögzítse az esetleges lejárati dátumot vagy hozzáférési feltételeket az átadási üzenetben.
Ha a Google Drive rendszert használja, annak megosztási dokumentációja különbséget tesz a név szerint megadott felhasználói hozzáférés és a link birtokában bárki számára elérhető hozzáférés között. Válassza ki a tervezett megoldást, és tesztelje azt. A munkatársi munkamenetből kimásolt hivatkozás a munkatársak számára működőképesnek tűnhet, miközben a címzett számára elérhetetlen marad.
3. Küldjön egyértelmű átadási útmutatót
Videó átadása a családnak
A(z) [név] emlékére készített, jóváhagyott megemlékezés elérhető az ehhez az üzenethez mellékelt átadási hivatkozáson keresztül. Ez az Önök jóváhagyási feljegyzésében azonosított változat. Kérjük, nyissa meg, és jelezze nekünk, ha bármilyen nehézséget tapasztal.
Amennyiben a megállapodásuk letöltést is tartalmaz, a letöltési opció használatával mentse a videót a saját eszközére vagy tárhelyére. Őrizzen meg egy második másolatot a fontos családi fájljai között. A hozzáférési időtartam és az esetleges lejárati dátum az átadási részletekben található.
Ha segítségre van szüksége, válaszában adja meg az érintett személy nevét és a megrendelés hivatkozási számát. Mielőtt a videót a megbeszélt körön kívül is megosztaná, tekintse át a fényképekre, zenére és egyéb anyagokra vonatkozó engedélyeket.
Szabja ezt a szöveget a tényleges átadási módra. Ha fizikai adathordozót biztosít, nevezze meg a mappát és a fájlt, és mutassa be a támogatott lejátszási módot. Ne küldjön internetes letöltési útmutatót olyan megállapodás esetén, amely nem tartalmaz online fájlt.
Használja a családoknak szóló tájékoztató segédletet annak érdekében, hogy az átadási ígéret összhangban maradjon azzal, amit a családnak a kezdetekkor mondtak. Egy egyértelmű átadás során nem merülhet fel váratlan korlátozás legelőször ekkor.
4. Segítsen a családnak megkülönböztetni az online megtekintést a mentéstől
Magyarázza el, hogy a videó böngészőben történő megtekintése nem feltétlenül menti el a teljes fájlt egy olyan helyre, amelyet a család kezel. Kérje meg őket, hogy keressék meg a letöltött fájlt, és nyissák meg azt a másolatot, ha ellenőrizni szeretnék az emlékvideójukat.
Egy elméleti átadási példát tekintve: a kapcsolattartó sikeresen megnyitja a megtekintési oldalt, de nem találja a letöltési lehetőséget. A munkatársak ellenőrzik, hogy a letöltés része-e a megállapodásnak és engedélyezve van-e, majd elmagyarázzák, hol található a kezelőgomb az adott szolgáltatásban. A kapcsolattartó elmenti a fájlt, és megerősíti, hogy megnyílik. A megígért letölthető átadás csak ekkor tekinthető befejezettnek.
Ne feltételezze, hogy a család ugyanolyan eszközt használ, mint a temetkezési iroda. Adjon egyszerű útmutatást, és kérdezze meg, mit látnak, amikor problémába ütköznek. A „nem nyílik meg” jelenthet lejárt hivatkozást, bejelentkezési kötelezettséget vagy befejezetlen letöltést is. Azonosítsa a problémát, mielőtt arra kérné őket, hogy ismételjenek meg minden lépést.
5. Ismertesse a megosztási és verzióválasztási lehetőségeket
Kérdezze meg a kapcsolattartót, hogyan kívánják megosztani az emlékvideót. A szűk családi megtekintés, a nyilvános közzététel és egy másik eseményen történő újbóli felhasználás eltérő helyzetek. A felhasználási kör kibővítése előtt tekintse át a képekre, zenére, rögzített hozzászólásokra és az esetleges generált képi utómunkákra vonatkozó egyeztetett engedélyeket.
Amennyiben két változat létezik, a céljuk szerint jelölje meg őket, nem pedig kizárólag nehezen értelmezhető belső számokkal. Például azonosítson egy szertartási bemutatót és egy bővített családi emlékváltozatot, miközben a megrendelési adatlapon megőrzi a jóváhagyási hivatkozást. A családnak ne kelljen a lejátszási idők összehasonlításával kitalálnia, melyik melyik.
Bármilyen további módosítás esetén alkalmazza a család általi jóváhagyási folyamatot. Egy új befejezés, egy új fénykép vagy egy eltérő hangsáv új változatot hoz létre, amely megfelelő felülvizsgálatot igényel. Soha ne írjon felül egy már átadott fájlt észrevétlenül.
6. Erősítse meg az átvételt, és zárja le a megrendelési adatlapot
Kérjen egy egyszerű visszajelzést arról, hogy a család hozzáfér a megígért átadandó anyaghoz. Rögzítse az átadás dátumát, a címzettet, a fájlazonosítót és az esetlegesen még nyitott kérdéseket. Tartsa az utánkövetést mértéktartónak; a cél a megállapodás szerinti átadás lezárása, nem pedig a család ismételt megkeresése a sikeres átadás után.
Kövesse a munkafájlokra és az ideiglenes helyszíni másolatokra vonatkozó rögzített megőrzési és törlési ütemtervet. Különböztesse meg ezeket a család felé vállalt bármilyen tárhely-kötelezettségtől. Az emlékvideó-gyártási munkafolyamatnak mindaddig nyitva kell maradnia, amíg az átadási kérdések meg nem oldódnak, vagy át nem kerülnek egy megnevezett ügyfélszolgálati felelőshöz.
Helyi szinten ellenőrizendő: Egyeztesse az adatmegőrzést, a hozzáférés-kezelést és a médiahasználati engedélyeket az illetékes vezetővel és a vonatkozó jogtulajdonosokkal. A szolgáltató tényleges tárhely-feltételeiből induljon ki ahelyett, hogy egy általános hozzáférési időtartamot feltételezne.
A gyártást és a családnak történő átadást összehangoló temetkezési irodák számára: egyeztessen az emlékvideók átadásáról a LifeTribute csapatával.
Gyakran ismételt kérdések
Elegendő egy hivatkozás elküldése az átadás teljesítéséhez?
Nem, ha a címzett nem tudja megnyitni, vagy ha a megállapodás olyan letöltést ígér, amely nem érhető el. Tesztelje a jogosultságokat, és kérje meg a családot a hozzáférés megerősítésére. Adjon meg egy egyértelmű támogatási kapcsolattartót, hogy a működésképtelen hivatkozás ne váljon zsákutcává a szertartás után.
Meg kell kapnia a családnak a vágási projektfájlt?
Csak akkor, ha ez része a megállapodás szerinti átadandó anyagnak, és a kapcsolódó médiaelemek, valamint az engedélyek ezt lehetővé teszik. A kész videó és a szerkeszthető projekt különböző termékek. Még a megrendelés előtt tisztázza, mit tartalmaz a szolgáltatás, ahelyett hogy azt sugallná, a letöltés az összes munkaanyagot magában foglalja.
Mi történik, ha a hozzáférési hivatkozás lejár?
Kövesse a szolgáltató tényleges helyreállítási vagy pótlási folyamatát. Ne ígérje meg, hogy egy törölt vagy lejárt fájl mindig visszaállítható. Az átadáskor egyértelműen tüntesse fel a hozzáférési időtartamot, és ösztönözze a családot arra, hogy amíg elérhető, mentsenek el minden letölthető másolatot.