Toimita muistovideo omaisille lähettämällä hyväksytty versio sovitulla tavalla, selittämällä tiedoston avaaminen tai lataaminen ja tarkistamalla, että käyttöoikeudet toimivat. Ilmoita säilytysaika ja mahdolliset palvelinrajoitukset selkeästi. Luovutus omaisille on erillinen tehtävä videon onnistuneesta esittämisestä tilaisuudessa.
1. Määrittele tarkasti, mitä omaisten kuuluu saada
Tarkista toimeksianto ennen tiedostojen lähettämistä. Omaisten on määrä saada joko tilaisuusversio, erillinen muistokappale tai molemmat. Varmista, että tiedostotunniste vastaa hyväksyttyä vedosta ja ettei hylätty käsittelytapa tai vanha kuvateksti ole palautunut toiseen vientiversioon.
| Toimitettava aineisto | Mitä se tarjoaa | Mitä tulee selittää |
|---|---|---|
| Ladattava video | Tiedosto, jonka omaiset voivat tallentaa | Miten ladata, avata ja säilyttää toinen kopio |
| Yksityinen katselusivu | Toisto suoratoistopalvelun kautta | Kenellä on katseluoikeus ja onko lataus mahdollista |
| Fyysinen tallenne | Sovitulla tallennusvälineellä toimitettu tiedosto | Miten tiedosto löytyy ja miten yhteensopiva laite testataan |
| Erillinen muistoversio | Toinen hyväksytty esitysversio | Mikä versio esitettiin tilaisuudessa |
Älä kuvaile näitä kaikkia ”pysyvänä omana kappaleena”. Katselulinkki on riippuvainen palvelimen ylläpidosta. Ladattu tiedosto taas on riippuvainen perheen omista tallennus- ja varmuuskopiointitavoista. Kerro todellinen järjestely lupaamatta rajoittamatonta saatavuutta.
Muistovideopakettien määrittelyopas auttaa selventämään toimitettavan kokonaisuuden ennen tilauksen aloittamista. Jos toimeksiannossa on epäselvyyttä, selvitä asia tilauksesta vastaavan kanssa ennen korvaavan tiedoston lähettämistä.
2. Tarkista tiedosto ja jako-oikeudet
Avaa toimitettava tiedosto suoraan sen toimitussijainnista. Tarkista otsikko, alku, useampi kohta keskeltä sekä loppu äänen kera. Varmista, että kyseessä on lopullinen hyväksytty versio ja että tiedostonimi on omaisille ymmärrettävä.
-
Käytä henkilön hyväksyttyä nimeä ja selkeää versiotunnistetta.
-
Poista sisäiset kommentit ja asiaankuulumattomat tilaustiedostot toimituskansiosta.
-
Testaa pääsy vastaanottajan oikeuksilla.
-
Varmista, että latauspainike on näkyvissä, jos lataus on luvattu.
-
Tarkista, ettei linkki paljasta muiden perheiden kansioita.
-
Merkitse mahdollinen vanhenemispäivä tai pääsyrajoitukset toimitusviestiin.
Jos käytössä on Google Drive, sen jako-ohjeissa erotetaan nimetyille käyttäjille tarkoitettu pääsy kaikille linkin saaneille avoimesta pääsystä. Valitse tarkoitettu järjestely ja testaa se. Henkilökunnan istunnosta kopioitu linkki voi näyttää toimivalta henkilökunnalle, vaikka se ei aukeaisi vastaanottajalle.
3. Lähetä selkeät toimitusohjeet
Videon toimitus omaisille
Hyväksytty muistoesitys henkilölle [nimi] on valmis ja katsottavissa tämän viestin mukana toimitetusta linkistä. Kyseessä on hyväksymisilmoituksessa vahvistettu versio. Avaa linkki ja ilmoita meille, jos kohtaat ongelmia.
Jos toimeksianto sisältää latauksen, tallenna video omalle laitteelle tai tallennusvälineelle latausvaihtoehdon avulla. Säilytä toinen kopio perheen tärkeiden tiedostojen joukossa. Tiedoston saatavuusaika ja mahdollinen vanhenemispäivä on ilmoitettu toimitustiedoissa.
Jos tarvitset apua, vastaa tähän viestiin ja ilmoita henkilön nimi sekä tilausviite. Ennen kuin jaat videota sovitun piirin ulkopuolelle, tarkista valokuvien, musiikin ja muun aineiston käyttöoikeudet.
Mukauta tämä teksti todellisen toimitustavan mukaan. Jos käytetään fyysistä tallennusvälinettä, nimeä kansio ja tiedosto ja selitä tuettu toistotapa. Älä lähetä verkkolatausohjeita tilauksessa, johon ei sisälly verkkotiedostoa.
Käytä omaisille tarkoitettua valmistautumisohjetta, jotta toimituslupaus vastaa sitä, mitä omaisille kerrottiin alussa. Selkeän toimituksen ei tule tuoda yllättäviä rajoituksia esiin ensimmäistä kertaa.
4. Auta omaisia erottamaan suoratoisto tallentamisesta
Selitä, että videon katsominen selaimessa ei välttämättä tallenna täyttä tiedostoa paikkaan, jota perhe hallitsee. Pyydä heitä etsimään ladattu tiedosto ja avaamaan kyseinen kappale, jos he haluavat varmistaa oman muistokappaleensa.
Kuvitteellisessa toimitustilanteessa yhteyshenkilö avaa katselusivun onnistuneesti, muttei löydä lataustoimintoa. Henkilökunta tarkistaa, että lataus sisältyy tilaukseen ja on otettu käyttöön, ja selittää sen jälkeen, mistä toiminto löytyy kyseisessä palvelussa. Yhteyshenkilö tallentaa tiedoston ja vahvistaa sen aukeavan. Vasta silloin luvattu ladattava toimitus on valmis.
Älä oleta, että perhe käyttää samaa laitetta kuin hautaustoimisto. Tarjoa selkeitä ohjeita ja kysy, mitä he näkevät ruudulla ongelmatilanteessa. ”Se ei aukea” voi tarkoittaa vanhentunutta linkkiä, kirjautumisvaatimusta tai kesken jäänyttä latausta. Selvitä ongelman syy ennen kuin pyydät toistamaan kaikki vaiheet uudelleen.
5. Selitä jakamista ja versioita koskevat valinnat
Kysy yhteyshenkilöltä, miten muistoesitystä aiotaan jakaa. Yksityinen katselu perhepiirissä, julkinen jakaminen verkossa ja uudelleenesitys toisessa tilaisuudessa ovat eri käyttötarkoituksia. Tarkista kuville, musiikille, äänitetyille tervehdyksille ja mahdollisille tehosteille sovitut käyttöoikeudet ennen kuin käyttöä laajennetaan.
Jos versiosta on kaksi eri muotoa, nimeä ne käyttötarkoituksen mukaan pelkkien epäselvien sisäisten numeroiden sijaan. Nimeä esimerkiksi tilaisuudessa esitettävä versio ja laajempi omaisten muistokappale säilyttäen samalla hyväksyntäviite tilaustiedoissa. Omaisten ei pitäisi joutua vertailemaan kestoja selvittääkseen, kumpi on kumpi.
Käytä omaisten hyväksymisprosessia mahdollisiin lisämuokkauksiin. Uusi loppu, uusi valokuva tai eri ääniraita muodostaa uuden version, joka vaatii asianmukaisen tarkistuksen. Älä koskaan korvaa toimitettua tiedostoa toisella huomaamattomasti.
6. Vahvista vastaanotto ja sulje toimeksianto
Pyydä yksinkertainen vahvistus siitä, että omaiset pääsevät käsiksi luvattuun toimitukseen. Kirjaa toimituspäivämäärä, vastaanottaja, tiedostotunniste ja mahdolliset avoimet asiat. Pidä yhteydenpito kohtuullisena: tarkoituksena on saattaa sovittu luovutus päätökseen, ei ottaa toistuvasti yhteyttä perheeseen onnistuneen toimituksen jälkeen.
Noudata työtiedostoille ja tilapäisille esityskappaleille kirjattua säilytys- ja poistoaikataulua. Erota nämä omaisille annetuista palvelinsäilytyslupauksista. Muistoesityksen tuotannon työnkulku kannattaa pitää avoinna, kunnes toimituskysymykset on ratkaistu tai siirretty nimetylle tukihenkilölle.
Tarkista paikallisesti: Varmista tietojen säilytysaika, pääsynhallinta ja aineiston käyttöoikeudet vastuullisen esihenkilön ja asianomaisten oikeudenhaltijoiden kanssa. Käytä palveluntarjoajan todellisia palvelinehtoja sen sijaan, että olettaisit vakiomuotoisen säilytysajan.
Kun hautaustoimisto järjestää tuotannon ja toimituksen omaisille yhdessä, keskustele muistovideon luovutuksesta LifeTribute kanssa.
Usein kysytyt kysymykset
Riittääkö pelkän linkin lähettäminen toimitukseksi?
Ei riitä, jos vastaanottaja ei saa sitä auki tai jos sopimuksessa on luvattu latausmahdollisuus, jota ei ole saatavilla. Testaa käyttöoikeudet ja pyydä omaisilta vahvistus siitä, että video toimii. Anna selkeä tukiyhteystieto, jotta toimimaton linkki ei johda umpikujaan tilaisuuden jälkeen.
Tuleeko omaisten saada editointiprojekti?
Vain silloin, jos se kuuluu sovittuun toimitukseen ja siihen liittyvä aineisto sekä käyttöoikeudet sallivat sen. Valmis video ja muokattava projektitiedosto ovat eri tuotteita. Selitä tilauksen sisältö etukäteen sen sijaan, että annettaisiin ymmärtää latauksen sisältävän kaiken työmateriaalin.
Mitä tapahtuu, jos katselulinkki vanhenee?
Noudata palveluntarjoajan todellista palautus- tai korvausprosessia. Älä lupaa, että poistettu tai vanhentunut tiedosto voidaan aina palauttaa. Ilmoita saatavuusaika selkeästi toimituksen yhteydessä ja kannusta omaisia tallentamaan ladattava kappale silloin, kun se on saatavilla.