Muistovideon valokuvien keräämisen tarkistuslistan avulla määritetään omaisten yhteyshenkilö, toimitustapa, valokuvien määräaika, tavoitekesto ja hyväksymisprosessi ennen tiedostojen saapumista. Tarkista sen jälkeen jokaisen kuvan osalta henkilön tunnistettavuus, käyttökelpoinen laatu ja ohjeet. Toimita editoijalle valikoitu ja numeroitu aineisto, johon avoimet kysymykset on merkitty selkeästi, tarkistamattoman aineistokansion sijaan.
Ennen keräämistä: sovi koordinoinnista
-
Kirjaa muistoesityksessä käytettävä nimi ja varmista sen kirjoitusasu.
-
Nimeä yksi omaisten yhteyshenkilö ja yksi hautaustoimiston koordinaattori.
-
Kirjaa omaisten suostumuksella varahenkilö mahdollisen poissaolon varalle.
-
Selvitä, kuka kokoaa palautteen ja kenellä on valtuudet hyväksyä video.
-
Sovi esitysympäristöstä ja käytettävissä olevasta esitysajasta.
-
Valitse yksi tuettu sähköinen lataus- tai fyysinen toimitustapa.
Omaisten yhteyshenkilö kerää aineistot ja antaa yhden kootun vastauksen. Tämä rooli ei itsessään luo oikeudellista päätösvaltaa hautajaisjärjestelyistä. Henkilökunnan tulee noudattaa toimeksiantosopimukseen kirjattuja valtuutuksia ja käyttää yhteyshenkilöä yhteydenpidon selkeyttämiseen.
Kysy yhteyshenkilöltä, kuinka luontevaa digitaalisten tiedostojen käsittely hänelle on. Henkilö, joka tuntee suvun hyvin muttei hallitse tiedostojen lataamista, voi toimia yhdessä asiaa osaavan sukulaisen kanssa. Kirjaa molemmat roolit selkeästi: toinen kerää ja lähettää tiedostot, toinen vastaa nimistä ja kuvavalinnoista. Näin vältetään tilanne, jossa tekninen osaaminen tulkittaisiin luvaksi päättää muistoesityksen sisällöstä.
Aineistoa pyydettäessä: pyydä tarkoituksenmukainen valikoima
Määritä kuvien tavoitemäärä todellisen esitysajan perusteella. Käytä kuvaesityksen keston opasta suhteuttaaksesi tavoitemäärän puheiden lukuaikaan sekä mahdollisiin teksteihin tai videoleikkeisiin. Esitä tämä aineiston valintapyyntönä, ei arviona vainajan elämän merkityksellisyydestä.
-
Pyydä yksi tunnistettava muotokuva alkuun tai loppuun.
-
Pyydä niin arkisia tilanteita kuin juhlavampiakin hetkiä.
-
Kannusta toimittamaan valokuvia eri aikakausilta, ihmissuhteista ja harrastuksista.
-
Pyydä aineiston toimittajia osoittamaan, kuka vainaja on ryhmäkuvissa.
-
Pyydä mahdollisuuksien mukaan alkuperäiset digitaaliset tiedostot tai selkeät skannaukset.
-
Pyydä tarkkaa kuvatekstiä vain silloin, kun kuvateksti tuo tarpeellista lisätietoa.
Anna selkeä ohje samankaltaisista kuvista: ”Jos useampi valokuva esittää samaa tilannetta, valitkaa niistä parhaiten tilannetta kuvaava.” Älä pyydä omaisia tekemään yksityiskohtaista restaurointia tai monimutkaista asettelutyötä. Se vaikeuttaa osallistumista ja saattaa muokata alkuperäistä kuvaa ennen kuin editoija näkee sen.
Omaisille suunnatut valokuvapyynnön mallipohjat tarjoavat valmiita sanamuotoja kutsuun. Käytä omaisille tarkoitettua valmistautumisohjetta, kun perhe tarvitsee lisäksi kootun ohjeen tarkistus- ja toimituskäytännöistä.
Tiedostojen saapuessa: pidä yllä tiivistä kuvaluetteloa
| Kirjattava tieto | Esimerkkimerkintä | Syy tiedon kirjaamiseen |
|---|---|---|
| Kuvanumero | 014 | Yhdistää palautteen tiettyyn tiedostoon |
| Alkuperäinen tiedostonimi | Garden-scan.jpg | Auttaa paikallistamaan alkuperäisen tiedoston |
| Henkilö ja asiayhteys | Muisteltava henkilö, vasemmalla; kotipuutarha | Estää väärän rajauksen tai virheellisen kuvatekstin |
| Ohje | Pidä koira näkyvissä | Säilyttää perheelle tärkeän yksityiskohdan |
| Tila | Valittu; alkuperäinen saatu | Kertoo, tarvitaanko korvaavaa kuvaa |
Tämä on kuvitteellinen luettelo, ei vaatimus dokumentoida jokaista henkilöä jokaisessa valokuvassa. Kirjaa se, mitä editoija tarvitsee. Jos vuosiluku tai päivämäärä on epävarma, jätä se pois tai käytä perheen hyväksymää yleisluontoista ilmausta. Keksitty vuosiluku synnyttää tarpeettoman asiavirheen.
Säilytä alkuperäiskappaleet erillään valikoidusta työkansiosta. Merkitse pois jätetyt kaksoiskappaleet sen sijaan, että poistaisit ne aineiston valintakeskustelun aikana. Jos omaiset muuttavat mieltään valinnasta, henkilökunnan tulee voida palauttaa oikea kuva pyytämättä kaikkia lähettämään aineistoa uudelleen.
Ennen tuotantoa: ratkaise merkitykseen vaikuttavat kysymykset
Avaa jokainen valittu tiedosto. Tarkista kuvan suunta, selvät vauriot, ryhmäkuvissa liian pieniksi jäävät kasvot sekä tärkeiden yksityiskohtien päälle asettuvat kuvatekstit. Tarkastele kuvaa suunniteltua esityskokoa vastaavassa koossa; pikkukuva ei riitä arvioimaan, ovatko kasvot tunnistettavissa.
-
Tunnista tiedostot, jotka eivät aukea tai vaikuttavat vaillinaisilta.
-
Pyydä parempia alkuperäistiedostoja vain silloin, kun vaihdosta on todellista hyötyä.
-
Ratkaise kuvien mukaan ottamista koskevat erimielisyydet ennen editoinnin aloittamista.
-
Merkitse kuvat, joiden restauroinnista tai animoinnista tarvitaan omaisten päätös.
-
Sovita valittujen kuvien määrä hyväksyttyyn esityskestoon.
-
Pyydä yhteyshenkilön vahvistus sille, että valikoima on valmis.
Esimerkiksi kuvitteellinen kuva-aineisto voi sisältää runsaasti tuoreita lomakuvia muttei lainkaan valokuvia varhaisemmista ystävyyssuhteista. Kysy, vastaako tämä toivottua tarinaa. Älä vaadi tasamäärää kuvia kultakin vuosikymmeneltä. Käytä valokuvakerronnan opasta merkittävien puutteiden tunnistamiseen ilman, että kuvien keräämisestä muodostuu uuvuttava arkistointiprojekti.
Määräajan koittaessa: tee yksilöity luovutus
Koordinaattori toimittaa yhden hyväksytyn kansion, kuvaluettelon, tarkan otsikkotekstin ja mahdolliset sovitut poikkeukset. Kirjaa kuvamäärä ja luovutusajankohta. Huomautus, että ”lisää kuvia on tulossa”, on puutteellinen, ellei siitä käy ilmi, mitä puuttuu, kuka ne toimittaa ja miten toimitaan, jos niitä ei saada.
Toimita myöhässä saapuneet tiedostot muutospyyntönä, älä selittämättömänä lisäyksenä kansioon. Editoijan on tiedettävä, korvaako tiedosto aiemman kuvan vai pidentääkö se videota. Pidä olemassa oleva hyväksytty aineisto käytettävissä, kunnes muutos on hyväksytty.
Tarkista paikallisesti: Kysy esihenkilöltäsi, mitkä lataustyökalut, käyttöoikeudet ja säilytysjärjestelyt ovat hyväksyttyjä. Varmista kuvien käyttöoikeudet ja valtuutettu hyväksyjä hautaustoimiston vakiintuneen käytännön mukaisesti.
Jos hautaustoimistossa aineiston keräämistä koordinoi useampi työntekijä, keskustele muistoesityksen keräämisen työnkulusta LifeTribute kanssa sen jälkeen, kun omaisten vastuut on sovittu.
Usein kysytyt kysymykset
Tulisiko jokaisen omaisen toimittaa aineisto suoraan editoijalle?
Käytä yhtä omaisten yhteyshenkilöä ohjeiden kokoamiseen, vaikka useampi henkilö lataisi tiedostoja. Aineiston toimittajien tulee yksilöidä valokuvansa ja mahdolliset rajoitukset. Yhteyshenkilö ratkaisee päällekkäisyydet ja ristiriitaiset toiveet ennen kuin hautaustoimisto lähettää hyväksytyn valikoiman editointiin.
Entä jos omaiset toimittavat vain hyvin vähän valokuvia?
Rakenna esitys saatavilla olevien valokuvien ympärille sen sijaan, että vaatisit kattavaa elämäkertaa. Kysy kerran albumeista, ystävistä tai merkityksellisistä esineistä, jos omaiset toivovat lisää monipuolisuutta. Lyhyempi video selkeillä kuvilla on parempi vaihtoehto kuin valokuvien toistaminen pelkän ajan täyttämiseksi.
Tulisiko henkilökunnan nimetä alkuperäiset tiedostot uudelleen?
Säilytä jokaisesta alkuperäistiedostosta koskematon kopio ja luo numeroidut työkappaleet. Numero yhdistää kunkin kuvan sen kuvatekstiin ja ohjeisiin. Alkuperäisen nimen säilyttäminen keräysluettelossa auttaa jäljittämään korvaavan kuvan sen lähettäjään sekoittamatta hyväksyttyjä valintoja.