En checklista för fotoinsamling till minnesvideo bör fastställa kontaktpersonen bland de anhöriga, inlämningsväg, sista inlämningsdag, avsedd speltid och godkännandeprocess innan filerna kommer in. Granska därefter varje bild vad gäller vem den föreställer, användbar kvalitet och instruktioner. Skicka en utvald och numrerad samling med olösta frågor tydligt markerade till redigeraren, i stället för en ogranskad mapp med inskickat material.
Före insamlingen: kom överens om vem som samordnar
-
Anteckna namnet som ska användas i minnesvideon och kontrollera stavningen.
-
Utse en kontaktperson bland de anhöriga och en koordinator på begravningsbyrån.
-
Anteckna en reservkontakt vid frånvaro, i samråd med de anhöriga.
-
Förklara vem som samlar in återkoppling och vem som har behörighet att godkänna videon.
-
Kom överens om visningsmiljön och tillgänglig speltid.
-
Välj ett inlämningssätt som stöds för uppladdning eller fysisk inlämning.
Kontaktpersonen bland de anhöriga samlar in bidrag och återkommer med ett samlat svar. Den rollen innebär i sig inte någon formell beslutanderätt över begravningsarrangemanget. Personalen bör följa uppdragshandlingen vad gäller behörighet och använda kontaktpersonen för att förenkla kommunikationen.
Fråga kontaktpersonen hur van personen är vid digitala filer. En person som känner familjen väl men inte hanterar uppladdningar kan samarbeta med en släkting som gör det. Anteckna båda rollerna tydligt: en samlar in och skickar filerna; den andra reder ut namn och urval. Då undviker du att teknisk vana förväxlas med behörighet att besluta om minnesvideons innehåll.
Vid förfrågan: be om ett användbart urval
Ange ett riktmärke för antalet bilder baserat på den faktiska tiden för visningen. Använd guiden för bildspelslängd för att anpassa antalet till lästid och eventuella titlar eller filmklipp. Beskriv det som ett önskemål om urval, inte som en värdering av hur mycket av personens liv som har betydelse.
-
Be om ett tydligt porträtt till inledningen eller avslutningen.
-
Be om vardagsbilder såväl som fotografier från högtidliga tillfällen.
-
Uppmuntra fotografier från olika perioder, relationer och intressen.
-
Be de som lämnar in bilder att identifiera personen i gruppfoton.
-
Be om digitala originalfiler eller tydliga skanningar där det finns.
-
Be om exakt bildtext endast där en bildtext tillför nödvändig förståelse.
Ge en tydlig instruktion gällande dubbletter: ”Om flera fotografier visar samma händelse, välj det som representerar den bäst.” Be inte de anhöriga att utföra detaljerad restaurering eller komplicerad layout. Det försvårar ett enkelt bidrag och riskerar att förändra källbilden innan redigeraren ser den.
Mallarna för fotoförfrågan till anhöriga ger förslag på formuleringar för inbjudan. Använd informationsbladet för förberedelse av minnesvideo när de anhöriga också behöver ett samlat dokument för granskning och leveransinstruktioner.
När filerna kommer in: för ett enkelt bildregister
| Fält i registret | Exempel | Anledning att anteckna |
|---|---|---|
| Bildnummer | 014 | Knyter återkoppling till en specifik fil |
| Källfilens namn | Garden-scan.jpg | Gör det lätt att hitta originalet |
| Person och sammanhang | Den avlidne, till vänster; trädgården hemma | Förhindrar felaktig beskärning eller bildtext |
| Instruktion | Håll hunden synlig | Bevarar detaljen som de anhöriga sätter värde på |
| Status | Utvald; original mottaget | Visar om en ersättningsbild behövs |
Detta är ett hypotetiskt register, inte ett krav på att dokumentera varje person på varje fotografi. Anteckna det redigeraren behöver. Om ett årtal eller datum är osäkert, utelämna det eller använd en övergripande formulering som de anhöriga har godkänt. Ett gissat årtal skapar ett sakfel som enkelt kan undvikas.
Spara originalen separat från den arbetsmapp som innehåller de utvalda bilderna. Markera bortvalda dubbletter i stället för att radera dem under ett pågående urvalssamtal. Om de anhöriga ändrar sig bör personalen kunna återställa rätt bild utan att behöva be alla skicka in sitt material på nytt.
Före produktion: red ut frågor som påverkar innebörden
Öppna varje utvald fil. Kontrollera bildriktning, uppenbara skador, mycket små ansikten i gruppfoton samt bildtexter som riskerar att täcka viktiga detaljer. Granska bilden i en storlek som liknar den avsedda visningen; en miniatyrbild räcker inte för att avgöra om ett ansikte går att känna igen.
-
Identifiera filer som inte går att öppna eller verkar ofullständiga.
-
Be om bättre original endast där förändringen gör skillnad.
-
Lös oenighet kring bildurvalet innan redigeringen påbörjas.
-
Markera bilder som kräver ett beslut från de anhöriga gällande restaurering eller animering.
-
Anpassa antalet utvalda bilder till den godkända speltiden.
-
Få kontaktpersonens bekräftelse på att urvalet är klart.
En hypotetisk bildsamling kan till exempel innehålla många nytagna semesterbilder men inga fotografier från tidigare vänskaper. Fråga om det återspeglar den avsedda berättelsen. Tvinga inte fram ett jämnt antal bilder per decennium. Använd guiden för att berätta livshistorier med familjefoton för att identifiera betydande luckor utan att göra insamlingen till ett utmattande arkivprojekt.
Vid deadline: skicka en tydligt identifierbar överlämning
Koordinatorn skickar en godkänd mapp, bildregistret, exakt titeltext och eventuella överenskomna undantag. Anteckna antal bilder och tidpunkt för överlämningen. En notering om att ”fler bilder kommer” är ofullständig om den inte anger vad som saknas, vem som ska leverera det och vad som händer om bilderna inte kommer in.
Skicka försenade filer som en ändringsbegäran, inte som ett oförklarat tillägg i mappen. Redigeraren behöver veta om filen ersätter en bild eller förlänger videon. Håll den befintliga godkända samlingen tillgänglig tills ändringen har godkänts.
Kontrollera lokalt: Fråga din chef vilka uppladdningsverktyg, behörigheter och rutiner för datalagring som är godkända. Säkerställ tillstånd för bildanvändning och vem som är behörig beställare genom begravningsbyråns fastställda rutiner.
För begravningsbyråer som samordnar insamlingen mellan flera medarbetare kan du diskutera ett arbetsflöde för insamling till minnesvideor med LifeTribute efter att ha kommit överens om de anhörigas ansvarsområden.
Vanliga frågor
Bör varje anhörig skicka material direkt till redigeraren?
Använd en kontaktperson bland de anhöriga för att samla instruktionerna, även om flera personer laddar upp filer. De som bidrar bör identifiera sina fotografier och eventuella begränsningar. Kontaktpersonen hanterar dubbletter och motstridiga önskemål innan begravningsbyrån skickar det godkända urvalet för redigering.
Vad gör man om de anhöriga lämnar in väldigt få fotografier?
Bygg presentationen kring de tillgängliga bilderna i stället för att kräva en fullständig biografi. Fråga en gång om album, vänner eller betydelsefulla föremål om de anhöriga vill ha mer variation. En kortare video med tydliga bilder är bättre än att upprepa fotografier bara för att fylla ut tiden.
Bör personalen byta namn på originalfilerna?
Spara en orörd kopia av varje original och skapa numrerade arbetskopior. Numret knyter varje bild till dess bildtext och instruktioner. Genom att behålla originalnamnet i bildregistret kan du spåra en ersättningsbild tillbaka till den som lämnade in den utan att förväxla godkända urval.