追思影片照片收集清單應在檔案送達前，便確認好家屬聯絡窗口、傳送途徑、繳交截止時間、預定播放長度與確認核准流程。隨後檢查每張照片的人物身分、可用畫質以及特別說明。請將一套經過篩選、編號且清楚標註未決問題的照片清冊交付給剪輯人員，而非直接提供未經審視的零散投稿資料夾。
收集照片前：確認統籌協調窗口
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記錄追思影片中欲使用的姓名，並確認其正確寫法。
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指定一位家屬聯絡窗口及一位禮儀社協調人員。
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經家屬同意，記錄一位在窗口缺席時的代理聯絡人。
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說明由誰統整意見，以及由誰獲得授權可最終確認影片。
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約定播放場地環境與可用的播放時長。
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選定一種支援的線上上傳或實體交付途徑。
家屬聯絡窗口負責彙整親友提供的照片並統一回覆。該角色本身並不代表對喪葬決策具備法律授權。工作人員應遵循治喪委託紀錄中的授權規定，同時透過該窗口簡化溝通聯繫。
請向聯絡窗口了解其對處理數位檔案的熟悉程度。若某位親屬深知家族背景卻不熟悉檔案上傳，可安排另一位熟悉數位操作的親友與其搭檔。請明確記錄這兩項分工：一人負責收集並傳送檔案，另一人負責確認姓名與篩選照片。這能避免將操作技術的熟練度誤當作決定追思內容的決策權限。
徵集照片時：提出具體實用的挑選原則
請依據典禮中實際的播放時段提出建議的照片數量。參考追思輪播長度計算指南，將目標張數與字幕閱讀時間、片頭片尾或短片結合考量。請向家屬說明這是一項挑選數量的建議，而非衡量逝者生平孰輕孰重。
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索取一張清晰可辨的肖像照片，用於片頭或片尾。
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除了正式場合的照片，也徵求日常生活場景。
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歡迎提供涵蓋不同時期、人際關係與生活興趣的照片。
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請提供者在合照中指出逝者所在的位置。
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盡可能索取原始數位檔案或清晰的掃描檔。
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僅在文字有助於補充必要背景說明時，才要求提供確切的字幕文字。
針對重複的照片請給予明確指引：「若有多張照片記錄同一個場合，請挑選最具代表性的一張。」切勿要求親屬進行繁複的照片修復或排版設計。這不僅會增加單純提供照片的負擔，還可能在剪輯人員檢視前就影響了原始影像的品質。
家屬照片徵集範本提供了向親友發出邀請時的參考文案。若家屬還需要一份集中列出審核與交付說明的資料，請善用家屬準備須知文宣。
陸續收到檔案時：建立簡要的照片登記清冊
| 記錄欄位 | 填寫範例 | 記錄原因 |
|---|---|---|
| 照片編號 | 014 | 將意見回饋對應至特定檔案 |
| 原始檔名 | Garden-scan.jpg | 定位原始檔案 |
| 人物與背景 | 追思對象，左側；家中花園 | 避免裁切錯誤或說明文字誤植 |
| 特別指示 | 保持愛犬清晰可見 | 保留家屬珍視的細節 |
| 處理狀態 | 已選用；已收到原檔 | 顯示是否需要替換檔案 |
這僅為範例清冊，並非要求記錄每張照片中的每一位人物。只需記錄剪輯人員所需的資訊即可。若日期不確定，可直接略過，或使用經家屬同意的概略說法。憑空推測年份只會造成本可避免的事實錯誤。
請將原始檔案與篩選後的工作資料夾分開存放。在與家屬溝通挑選的過程中，對未採用的重複照片予以標記即可，切勿直接刪除。若家屬改變心意，工作人員便能立即調回正確的照片，而不必勞煩親友重新傳送資料。
進入製作前：釐清影響影片意涵的關鍵疑問
請逐一開啟所有選定的檔案。檢查相片方向、明顯瑕疵、合照中面部是否過小，以及字幕是否會遮擋重要細節。請以接近實際播放時的尺寸檢視相片；單憑縮圖無法準確判斷人物面孔是否清晰可辨。
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找出無法正常開啟或內容不完整的檔案。
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僅在更換確實能改善呈現效果時，才要求提供畫質更好的原檔。
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在開始剪輯之前，先協調解決關於照片入選與否的意見分歧。
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標註需要家屬決定是否進行照片修復或動態效果處理的相片。
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確認選定的照片張數與核准的播放時長相符。
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取得聯絡窗口確認照片選輯已準備就緒。
舉例來說，假定某個照片合集中包含許多近期的度假照片，卻缺少早期友誼階段的照片。此時可向家屬詢問這是否符合預期呈現的生平故事。無須硬性規定每個年代的照片張數必須均等。請善用老照片生平故事敘事指南來發現具有意義的敘事空白，同時避免將照片收集演變成令人心力交瘁的檔案整理工程。
截止時間送件：進行標示明確的製作交付
協調人員應交付一份經確認的資料夾、照片登記清冊、確切的片頭片尾標題文字，以及任何已議定的例外事項。記錄相片總張數與交付時間。若僅附註「後續還會補照片」並不算完整，除非明確說明尚缺哪些照片、由誰補交，以及若未能如期送達時的應對措施。
後續補交的檔案應作為變更申請提出，而非直接未加說明便放入資料夾中。剪輯人員需要清楚該檔案是為了替換某張照片，還是為了延長影片。在變更獲得接受之前，請確保原本已核准的照片清冊隨時可用。
本地核查事項： 請向您的主管確認哪些上傳工具、存取權限與資料留存機制符合公司規定。請依據禮儀社既定的流程，確認照片使用授權以及具備最終審核權限的人員。
對於需要由多位工作人員協同統籌收集作業的禮儀社，歡迎在與家屬確認分工責任後，與 LifeTribute 洽談追思影片收集流程。
常見問題
每位親屬都應該直接向剪輯人員傳送照片嗎？
即便有多位親友上傳檔案，仍應指定一位家屬聯絡窗口統整所有指示。提供照片者應標明各自的照片及任何使用限制。在禮儀社將核准的照片清冊發送給剪輯人員之前，應由窗口負責協調重複照片與彼此衝突的要求。
若家屬提供的照片非常少該如何處理？
請圍繞現有的照片進行編排呈現，而非強求完整的生平傳記。若家屬希望畫面更豐富，可適度詢問一次是否有舊相簿、好友手中的相片，或具有紀念意義的物品照片。一部畫面清晰簡短的影片，遠勝於僅為了填補時間而反覆播放相同的照片。
工作人員是否應該重新命名原始檔案？
請保留未經修改的原始檔案副本，並建立按順序編號的工作副本。編號能將每張相片與其字幕及特定指示相互連結。在收集清冊中保留原始檔名，有助於您在不混淆已核准照片的情況下，將替換的檔案追溯至最初的提供者。