Hautaustoimiston jatkuvuussuunnitelma määrittelee kriittiset toiminnot, niiden tarvitsemat resurssit sekä toimenpiteet tilanteisiin, joissa nämä resurssit eivät ole käytettävissä. Nimeä päättäjät ja varahenkilöt, varmista vaihtoehtoiset järjestelyt, valmistele viestintä omaisille ja harjoittele toimintaa poikkeustilanteissa. Määrittele myös toipumisvaiheen toimet, jotta väliaikaiset työtavat palautetaan hyväksyttyihin kirjauskäytäntöihin ja prosesseihin.
1. Määrittele, minkä toiminnan on jatkuttava ja miksi
Aloita palveluista ja velvollisuuksista, jotka toiminnan on pystyttävä turvaamaan kaikissa tilanteissa. Pyydä vastuuhenkilöitä yksilöimään vainajan hoidon, tunnistamisen, turvallisuuden ja toimitilojen ehdottomat vaatimukset. Tarkastele sen jälkeen lähipäivien siunaus- ja saattotilaisuuksia, yhteydenpitoa omaisiin, saapuvia yhteydenottoja sekä näiden koordinointiin tarvittavia tietoja.
Kirjaa jokaisen toiminnon osalta toiminnan keskeytymisen seuraukset ja se, kuinka nopeasti toimiva ratkaisu on saatava käyttöön. Lähtökohtana kannattaa käyttää omien tilojen ja palvelujen todellisia olosuhteita sen sijaan, että aikatavoitteet kopioitaisiin muilta aloilta. Valinnaisen esitysnäytön toimimattomuus ja keskeisen toimitilan puuttuminen vaativat aivan erilaisia päätöksiä.
Ison-Britannian hallituksen Cabinet Officen jatkuvuussuunnittelun yleiskatsaus kuvaa kriittisten toimintojen ja niitä tukevien resurssien tunnistamista ennen varsinaisten suunnitelmien laatimista. Tämä yleinen suunnitteluperiaate on hyödyllinen myös tässä yhteydessä; alan ammatillisten ja lainsäädännöllisten vaatimusten on määriteltävä hautaustoimiston konkreettiset järjestelyt.
| Toiminto | Riippuvuus | Kysymys häiriötilanteessa | Vastuurooli |
|---|---|---|---|
| Toimitilojen kriittiset toiminnot | Tilat, järjestelmät ja valtuutettu henkilöstö. | Mitä välittömiä erityistoimia tarvitaan? | Nimetty toiminta- tai hoitovastaava. |
| Yhteydenpito omaisiin | Toimiva yhteydenpitokanava ja ajantasaiset tiedot. | Miten omaisille toimitetaan täsmälliset tiedot? | Viestintävastaava. |
| Vahvistetut tilaisuudet | Henkilöstö, tilat, kuljetukset ja hyväksytyt ohjeet. | Mihin sovittuun tilaisuuteen häiriö vaikuttaa seuraavaksi? | Tilaisuuskoordinaattori. |
| Uudet yhteydenotot | Asiantunteva vastaaminen ja todellinen kapasiteetti. | Mitä toimeksiantoja voidaan ottaa vastuullisesti vastaan? | Valtuutettu esihenkilö. |
Käy läpi koko työnkulku. Tilaisuus voidaan ehkä järjestää toisessa tilassa, mutta henkilökunta tarvitsee silti pääsyn tilaan, kuljetukset, hyväksytyt materiaalit ja keinon ilmoittaa omaisille uusi paikka. Pelkkä kirjaus ”käytetään toista tilaa” ilman näiden riippuvuuksien huomioimista on pelkkä ajatus, ei toteutuskelpoinen järjestely.
2. Määrittele toimivaltuudet ja selkeät käynnistyskynnykset
Nimeä häiriötilanteen toimia koordinoiva henkilö sekä varahenkilö siltä varalta, että varsinainen koordinaattori ei ole tavoitettavissa. Määrittele, kuka voi hyväksyä poikkeusjärjestelyt, ottaa yhteyttä yhteistyökumppaneihin, valtuuttaa tarvittavat resurssit ja viestiä omaisille, joita tilanne koskee. Pienessä tiimissä samalla henkilöllä voi olla useita rooleja, mutta vastuiden on silti oltava selkeästi näkyvissä.
Kirjaa häiriötilanteen käynnistyskynnykset siten, että henkilöstö tunnistaa ne helposti. Esimerkkejä ovat pääsyn estyminen toimitiloihin, kriittisen järjestelmän vikaantuminen tai osaavan henkilöstön riittämättömyys jo sovittujen sitoumusten hoitamiseen. Ilmoita välitön etenemispolku ja paikka, josta voimassa oleva suunnitelma löytyy.
-
Kuka vastaanottaa ensitiedon ja kirjaa tiedossa olevat tosiasiat?
-
Kuka arvioi vaikutukset kriittisiin toimintoihin?
-
Kuka päättää tarvittavien järjestelyjen käynnistämisestä?
-
Kuka pitää yhteyttä henkilöstöön, yhteistyökumppaneihin ja omaisiin?
-
Kuka kirjaa päätökset ja asettaa seuraavan tilannekatsauksen ajankohdan?
Vältä tilannetta, jossa jokainen toimenpide vaatisi tavoittamattomissa olevan johtajan henkilökohtaisen hyväksynnän. Varahenkilöillä on oltava toimivalta selkeästi määritellyissä rajoissa. Toisaalta henkilöstön ei pidä olettaa lupaa tehdä suuria muutoksia tilaisuuksiin vain siksi, että suunnitelmassa on avoin kohta.
3. Valmistele varajärjestelyt henkilöstölle, toimitiloille ja toimittajille
Tunnista tehtävät, jotka ovat vain yhden henkilön varassa, ja järjestä niihin soveltuva varahenkilöjärjestely tai dokumentoitu ohjeistus. Varmista osaaminen ja käyttöoikeudet sen sijaan, että olettaisit kenen tahansa vapaana olevan työntekijän voivan toimia sijaisena. Päivystyslistan tarkistuslista ja poissaolo- ja sijaistusopas auttavat havaitsemaan katvealueet henkilöstön rutiinijärjestelyissä.
Varmista korvaavien toimitilojen tai kumppaneiden tarjoaman tuen osalta todellinen käytettävissä oleva laajuus. Kirjaa ylös, kuka voi sopia järjestelystä, mitä tietoja he tarvitsevat sekä mahdolliset aikataulu- tai kapasiteettirajoitukset. Hyvät suhteet eivät vielä takaa, että kumppani pystyisi auttamaan jokaisessa häiriötilanteessa.
Pidä tavarantoimittajien ja palveluntarjoajien tiedot ylläpidetyssä yhteystietohakemistossa. Merkitse muistiin kiireellisten päätösten yhteyskanava sekä päivämäärä, jolloin tiedot on tarkistettu. Pohdi myös, riippuvatko useat vaihtoehtoiset ratkaisut samasta vikaantuneesta kiinteistöstä, verkosta tai palveluntarjoajasta.
Fiktiivinen harjoitusesimerkki: korvaava neuvottelutila
Toiminto: sovittu järjestelytapaaminen. Ensisijainen resurssi: tavanomainen neuvottelutila, tilapäisesti poissa käytöstä. Vaihtoehto: toinen tila, jonka toimipisteen koordinaattori on vahvistanut tapaamista varten. Edellytykset: riittävä yksityisyys, istumapaikat ja omaisten toivomat esteettömyysjärjestelyt on tarkistettava ennen siirtoa. Käynnistys: vastaanotto ottaa yhteyttä koordinaattoriin todennettua sisäistä reittiä pitkin. Tarvittavat tiedot: tapaamisaika ja olennainen esteettömyystieto ilman asiaankuulumattomia toimeksiannon yksityiskohtia. Vastuuhenkilö: hautaustoimitsija vahvistaa tilanvaihdon omaisille ja päivittää tiedon vastaanottoon.
Kytke suunnitelma laitteiden osalta huolto- ja kunnossapitotietoihin. Ajoneuvojen ja toimitilojen huoltotarkistuslista auttaa pitämään poissa käytöstä olevan kaluston poissa ajolistalta siksi aikaa, kun korvaavaa kalustoa järjestetään.
4. Pidä kriittiset tiedot saatavilla
Päätä, mitä tietoja valtuutettu henkilöstö tarvitsee, jos tavanomaisiin rekistereihin ei päästä. Valmistele valvotusti tallennetut offline-tiedot lähipäivien tilaisuuksista, ajantasaisista yhteystiedoista ja toimintajärjestyksestä. Määrittele tiedoille omistaja, tarkistuspäivämäärä ja suojattu säilytystapa.
Testaa tietojen saatavuus suunnitelmassa kuvatuissa olosuhteissa. Asiakirja, johon pääsee käsiksi vain vikaantuneen verkon kautta, ei auta verkkokatkon aikana. Muualle tallennetusta varmuuskopiosta on hyötyä vain silloin, kun vastuuhenkilöt pystyvät palauttamaan tai noutamaan tarvitsemansa tiedot hyväksytyn prosessin mukaisesti.
Suunnittele, miten uudet tiedot kirjataan häiriön aikana. Varmista tapa tunnistaa toimeksianto, tiedon lähde, kellonaika, päätös ja vastuullinen työntekijä. Yhteensovita väliaikaiset muistiinpanot jälkikäteen muiden kanavien kautta tehtyjen päivitysten kanssa, jotta virallinen rekisteri heijastaa tapahtumien koko kulkua.
Sähkö- ja verkkokatkojen tarkistuslista tarjoaa kohdennetun harjoitusmallin tähän jatkuvuussuunnittelun osa-alueeseen. Tekninen palautus kuuluu asianmukaiselle palveluntarjoajalle tai pätevälle asiantuntijalle, ja sen tulos muunnetaan käytännön toimintavalmiudeksi.
5. Valmistele tilannetiedotteet omaisille ja henkilöstölle
Valitse viestintävastaava ja varahenkilö. Laadi lyhyet viestirungot tilanteisiin, joissa yhteydenpitokanavat ovat katkenneet, tapahtumapaikka on muuttunut, vahvistus viivästyy tai jokin palvelun osa on väliaikaisesti poissa käytöstä. Täytä ne tarvittaessa todennetuilla tiedoilla; viestipohja ei oikeuta vahvistamattomien lupausten antamiseen.
Fiktiivinen esimerkki: neuvottelutila on poissa käytöstä
Tavanomainen neuvottelutilamme ei ole käytettävissä sovittua tapaamista varten. Hautaustoimitsija tarkistaa toisen soveltuvan tilan ennen muutoksen vahvistamista. Olemme yhteydessä tapaamista varten sovittua yhteydenottotapaa käyttäen. Pyydämme odottamaan tätä vahvistusta ennen toiseen osoitteeseen siirtymistä. Tutussa puhelinnumerossamme voi asioida, jos esteettömyysjärjestelyistä on tarpeen keskustella selvityksen aikana.
Ota suoraan yhteyttä niihin omaisiin, joiden järjestelyihin tulee muutoksia. Yleinen tiedote voi selventää yhteydenpito-ongelmaa, mutta se ei korvaa luottamuksellista keskustelua yksittäisestä tilaisuudesta. Pidä julkiset tiedotteet täysin vapaina toimeksiantojen yksilöivistä tiedoista.
Henkilöstötiedotteissa on hyvä erottaa toisistaan tosiasiat, päätökset ja avoimet kysymykset. Kirjaa vallitseva toimintatapa ja ajankohta, jolloin sitä tarkastellaan uudelleen. Muussa tapauksessa väliaikainen poikkeusjärjestely saattaa jatkua vielä senkin jälkeen, kun koordinaattori olettaa sen jo päättyneen.
6. Harjoittele suunnitelmaa realistisen skenaarion avulla
Aloita pöytäharjoituksella, joka ei häiritse varsinaisia tilaisuuksia. Anna tiimille skenaario, pyydä heitä etsimään asiaankuuluvat ohjeet ja käymään päätökset läpi järjestyksessä. Havainnoi, missä kohdin suunnitelma tukeutuu puuttuviin tietoihin tai puuttuvaan toimivaltaan.
Harjoitusesimerkki: päätoimipisteeseen ei päästä päivänä, jolle on vahvistettu kaksi saattotilaisuutta. Koordinaattori yksilöi kriittiset toiminnot, joihin tilanne vaikuttaa, tarkistaa hyväksytyt varajärjestelyt, jakaa yhteydenpidon omaisiin ja vahvistaa kunkin tilaisuuden tarpeet. Lisää toinen tilannekäänne: varsinainen johtaja ei myöskään ole tavoitettavissa. Tämä testaa varahenkilön toimivaltaa ja järjestelmäoikeuksia.
Kirjaa muistiin, toimivatko yhteystiedot, olivatko vaihtoehdot todellisuudessa käytettävissä ja ymmärsikö henkilöstö seuraavat toimenpiteet. Merkitse oletukset, jotka vaativat vielä vahvistamista. Keskustelu voi paljastaa puutteen osoittamatta kuitenkaan sitä, toimiiko tekninen varajärjestelmä käytännössä; järjestä tällaisille riippuvuuksille asianmukaiset hallitut testit.
Nimeä jokaiselle havainnolle vastuuhenkilö ja määräaika. Tarkista ja toista harjoitus kyseisen osion osalta muutosten jälkeen. Harjoitukseen osallistumista ei pidä pitää osoituksena siitä, että suunnitelman jokainen osa-alue toimisi.
7. Palaa normaaliin hallitusti ja ylläpidä suunnitelmaa
Määrittele, kuka valtuuttaa paluun tavanomaiseen toimintaan. Tarkista, että kriittiset järjestelmät, henkilöstö, rekisterit ja toimittajajärjestelyt ovat valmiina. Käy läpi rästityöt ennen kuin toimintaa aletaan ottaa vastaan normaalilla kapasiteetilla. Kysyntäpiikkien tarkistuslista auttaa hallitsemaan ruuhkaa silloin, kun häiriö ja kasvanut kysyntä osuvat samaan aikaan.
Yhteensovita rekisterit, sulje väliaikaiset käyttöoikeudet, palauta lainatut resurssit ja vahvista mahdolliset avoimet sitoumukset omaisille. Kerro henkilöstölle, mitkä väliaikaiset ohjeet ovat päättyneet. Pidä poikkeamatilanteesta kirjaa, joka keskittyy jälkikäteisarvioinnissa tarvittaviin tosiasioihin, päätöksiin ja opittuihin asioihin.
Päivitä suunnitelma aina, kun henkilöstössä, toimitiloissa, järjestelmissä tai toimittajissa tapahtuu olennaisia muutoksia, tai kun harjoitukset tai todelliset häiriöt paljastavat heikkouden. Pidä saatavilla ajantasainen kappale ja poista vanhentuneet operatiiviset versiot. Suunnitelman on heijastettava sitä, mihin tiimi kykenee juuri nyt.
Hyödynnä hautaustoimiston poikkeamailmoitusopasta havaittujen tosiasioiden tallentamiseen ja korjaavien toimenpiteiden varmistamiseen välittömien jatkuvuustoimien ohella.
Tarkista paikallisesti: anna vastuullisen pätevän henkilöstön ja asiantuntijoiden vahvistaa vainajan hoitoa, toimitiloja, työturvallisuutta, työlainsäädäntöä, tietosuojaa, kuljetuksia, hätäkoordinaatiota ja raportointia koskevat vaatimukset. Tämä opas tarjoaa organisatorisen kehyksen näille todennetuille järjestelyille.
Sisällytä muistovideon hyväksyminen ja tiedostojen saatavuus osaksi tilaisuuksien valmistelua. Hautaustoimistot voivat keskustella muistoesitysten toimitusjärjestelyistä LifeTribute kanssa ja kirjata sovitun työnkulun jatkuvuussuunnitelmaan.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka pitkä kirjallisen jatkuvuussuunnitelman tulisi olla?
Pidä operatiiviset toimintaohjeet riittävän lyhyinä häiriötilanteessa käytettäviksi ja sijoita taustayksityiskohdat selkeästi nimettyihin liitteisiin. Tiivis toimintaohje voi viitata yhteystietolistoihin, resurssiluetteloihin ja erikoistoimenpiteisiin. Sivumäärää olennaisempaa on se, löytääkö nimetty henkilöstö oikean ohjeen vallitsevissa olosuhteissa.
Onko tietojen varmuuskopiointi sama asia kuin jatkuvuussuunnitelma?
Ei ole. Varmuuskopiointi tukee tiettyjen tietojen palauttamista, mutta toiminnan jatkuvuus kattaa myös ihmiset, toimitilat, laitteet, tavarantoimittajat, viestinnän ja päätöksenteon. Testaa, pystyykö valtuutettu henkilöstö palauttamaan ja käyttämään tarvittavia tietoja, ja kytke tämä tekninen prosessi työhön, jonka on jatkuttava omaisten ja kollegoiden vuoksi.
Voiko pieni hautaustoimisto käyttää suuremman organisaation suunnitelmaa?
Sitä kannattaa käyttää kysymysten lähteenä ja laatia sitten järjestelyt, jotka vastaavat omia todellisia työntekijöitä, tiloja ja resursseja. Suunnitelma, jossa nimetään olemattomia osastoja tai varatoimipisteitä, epäonnistuu tositilanteessa. Erityisesti pienissä tiimeissä tarvitaan nimenomaiset varahenkilöt, koska yhdellä henkilöllä on usein monia vastuita.