Rencana keberlangsungan bisnis rumah duka mengidentifikasi pekerjaan penting, sumber daya yang menjadi tumpuannya, dan tindakan yang harus diambil saat sumber daya tersebut tidak tersedia. Tentukan pengambil keputusan dan penggantinya, verifikasi alternatif, siapkan komunikasi dengan keluarga, serta latih respons yang direncanakan. Sertakan langkah-langkah pemulihan agar pekerjaan sementara dapat kembali ke catatan dan proses yang telah disetujui.
1. Identifikasi apa yang harus tetap berjalan dan alasannya
Mulailah dengan layanan dan tanggung jawab yang wajib dipertahankan oleh organisasi. Mintalah staf profesional yang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi persyaratan perawatan penting, identifikasi, keamanan, dan fasilitas lokasi. Kemudian periksa upacara yang akan segera berlangsung, komunikasi dengan keluarga, panggilan masuk, serta informasi yang diperlukan untuk mengoordinasikannya.
Untuk setiap fungsi, catat dampak dari gangguan dan seberapa cepat respons yang dapat dijalankan diperlukan. Gunakan kondisi tempat dan layanan Anda, alih-alih mengadopsi target waktu sembarangan dari bisnis lain. Tampilan opsional yang tidak tersedia dan fasilitas penting yang tidak dapat digunakan membutuhkan keputusan yang berbeda.
Dokumen ikhtisar keberlangsungan bisnis dari Cabinet Office menjelaskan identifikasi aktivitas penting dan sumber daya pendukung sebelum menyusun rencana. Prinsip perencanaan umum tersebut berguna di sini; persyaratan profesional dan hukum setempat harus menentukan pengaturan khusus bagi rumah duka.
| Fungsi | Ketergantungan | Pertanyaan gangguan | Peran yang bertanggung jawab |
|---|---|---|---|
| Operasional penting lokasi | Tempat, sistem, dan staf yang berwenang. | Respons khusus apa yang segera diperlukan? | Penanggung jawab operasional atau perawatan yang ditunjuk. |
| Kontak dengan keluarga | Jalur kontak yang berfungsi dan catatan terkini. | Bagaimana keluarga akan menerima pembaruan informasi yang akurat? | Koordinator komunikasi. |
| Layanan yang telah dikonfirmasi | Tenaga pelaksana, tempat acara, transportasi, dan instruksi yang disetujui. | Komitmen mana yang terpengaruh berikutnya? | Koordinator layanan. |
| Pertanyaan baru | Respons yang kompeten dan kapasitas nyata. | Apa yang dapat diterima secara bertanggung jawab? | Manajer yang berwenang. |
Tinjau seluruh alur kerja. Suatu layanan mungkin dapat berlanjut di tempat lain, tetapi staf tetap memerlukan akses, transportasi, materi yang telah disetujui, dan cara untuk memberi tahu keluarga ke mana mereka harus menuju. Mencantumkan “gunakan tempat lain” tanpa ketergantungan tersebut hanyalah sebuah gagasan, bukan pengaturan yang dapat dilaksanakan.
2. Tetapkan wewenang dan pemicu aktivasi yang jelas
Tentukan orang yang mengoordinasikan respons dan wakilnya jika orang tersebut berhalangan. Tetapkan siapa yang dapat menyetujui pengaturan alternatif, menghubungi mitra, mengesahkan sumber daya yang diperlukan, dan berkomunikasi dengan keluarga yang terdampak. Dalam tim kecil, satu orang mungkin memegang beberapa peran, tetapi tanggung jawab tersebut tetap harus terlihat jelas.
Susun pemicu yang dapat dikenali oleh staf. Contohnya meliputi hilangnya akses ke tempat kerja, kegagalan sistem penting, atau kurangnya staf pengganti yang kompeten untuk komitmen yang ada. Nyatakan jalur eskalasi langsung dan di mana rencana terkini dapat ditemukan.
-
Siapa yang menerima laporan pertama dan mencatat fakta yang diketahui?
-
Siapa yang menilai dampaknya terhadap operasional penting?
-
Siapa yang memutuskan apakah pengaturan terkait perlu diaktifkan?
-
Siapa yang menghubungi staf, mitra, dan keluarga?
-
Siapa yang mencatat keputusan dan menentukan waktu peninjauan berikutnya?
Hindari keharusan meminta persetujuan pribadi dari manajer yang sedang berhalangan untuk setiap langkah. Para wakil membutuhkan wewenang dalam lingkup yang telah ditentukan. Sebaliknya, staf tidak boleh menyimpulkan adanya izin untuk membuat perubahan besar pada layanan hanya karena mereka menemukan bagian yang belum diatur dalam rencana.
3. Siapkan alternatif untuk personel, tempat, dan pemasok
Identifikasi tugas mana yang bergantung pada satu orang dan atur pengganti yang sesuai atau dukungan terdokumentasi. Periksa kompetensi dan akses daripada berasumsi bahwa setiap karyawan yang ada dapat menggantikan. Daftar periksa jadwal giliran kerja siaga dan panduan cuti dan staf pengganti membantu menemukan celah dalam pengaturan staf rutin.
Untuk tempat alternatif atau dukungan mitra, konfirmasikan cakupan nyata yang tersedia. Catat siapa yang dapat menyetujui pengaturan tersebut, informasi apa yang mereka butuhkan, serta batasan apa pun terkait waktu atau kapasitas. Hubungan baik bukanlah bukti bahwa mitra dapat mendukung setiap gangguan.
Simpan rincian pemasok dalam direktori kontak yang diperbarui. Sertakan jalur untuk keputusan mendesak dan tanggal verifikasinya. Pertimbangkan apakah beberapa alternatif bergantung pada gedung, jaringan, atau penyedia yang sama yang sedang tidak dapat digunakan.
Contoh pelatihan fiktif: ruang pertemuan alternatif
Fungsi: pertemuan perencanaan yang telah dijadwalkan. Sumber daya utama: ruang perencanaan yang biasa digunakan, sementara tidak tersedia. Alternatif: ruangan lain yang dikonfirmasi oleh koordinator lokasi untuk janji temu tersebut. Kondisi: privasi yang memadai, tempat duduk, dan pengaturan akses yang diminta keluarga harus diperiksa sebelum pemindahan. Aktivasi: resepsionis menghubungi koordinator melalui jalur internal yang terverifikasi. Informasi yang dibutuhkan: waktu janji temu dan permintaan akses yang relevan, tanpa rincian kasus yang tidak terkait. Penanggung jawab: staf perencana mengonfirmasi pemindahan dengan keluarga dan memperbarui informasi ke resepsionis.
Untuk peralatan, hubungkan rencana tersebut dengan catatan pemeliharaan dan servis. Daftar periksa pemeliharaan kendaraan dan tempat membantu memastikan aset yang tidak dapat digunakan dikeluarkan dari jadwal layanan sementara pengganti yang sesuai disiapkan.
4. Pastikan informasi penting tetap dapat diakses
Tentukan apa yang dibutuhkan staf yang berwenang jika catatan rutin tidak dapat diakses. Siapkan informasi luring terkendali untuk layanan yang akan segera berlangsung, kontak terkini, dan urutan respons. Berikan penanggung jawab, tanggal peninjauan, dan pengaturan penyimpanan yang aman untuk informasi tersebut.
Uji akses dalam kondisi yang dijelaskan dalam rencana. Dokumen yang hanya tersedia melalui jaringan yang terputus tidak dapat membantu saat pemadaman jaringan terjadi. Cadangan yang disimpan di tempat lain hanya berguna jika staf yang bertanggung jawab dapat memulihkan atau mengambil apa yang mereka butuhkan melalui proses yang disetujui.
Rencanakan bagaimana informasi baru akan dicatat selama gangguan berlangsung. Sediakan cara untuk mengidentifikasi kasus, sumber, waktu, keputusan, dan rekan kerja yang bertanggung jawab. Setelah itu, cocokkan catatan sementara dengan pembaruan yang dibuat melalui saluran lain agar catatan resmi mencerminkan urutan kejadian yang lengkap.
Daftar periksa pemadaman listrik dan internet memberikan latihan terarah untuk bagian perencanaan keberlangsungan ini. Pemulihan teknis harus ditangani oleh penyedia yang sesuai atau staf yang berkualifikasi, dengan hasilnya diterjemahkan ke dalam ketersediaan operasional yang praktis.
5. Siapkan pembaruan informasi yang dapat digunakan keluarga dan staf
Pilih penanggung jawab komunikasi dan wakilnya. Siapkan struktur pesan singkat untuk jalur kontak yang terputus, tempat yang berubah, konfirmasi yang tertunda, atau elemen layanan yang sementara tidak tersedia. Isi pesan tersebut dengan fakta yang terverifikasi saat dibutuhkan; sebuah templat tidak memberi wewenang untuk janji yang belum dikonfirmasi.
Contoh fiktif: ruang pertemuan tidak dapat digunakan
Ruang perencanaan yang biasa kami gunakan tidak dapat digunakan untuk janji temu Anda. Staf perencana Anda sedang memeriksa ruangan lain yang sesuai sebelum kami mengonfirmasi perubahan. Kami akan menghubungi Anda melalui jalur yang telah disepakati untuk janji temu Anda. Harap menunggu konfirmasi tersebut sebelum berangkat ke lokasi lain. Anda dapat menggunakan nomor kontak kami yang ada jika perlu mendiskusikan pengaturan akses selagi kami melakukan pemeriksaan.
Hubungi keluarga yang terdampak secara langsung saat pengaturan mereka yang ada mengalami perubahan. Pengumuman umum dapat membantu menjelaskan masalah kontak, tetapi tidak dapat menggantikan percakapan pribadi mengenai layanan tersendiri. Pastikan pesan publik bebas dari detail kasus yang dapat mengidentifikasi pihak terkait.
Pembaruan informasi untuk staf harus membedakan fakta, keputusan, dan pertanyaan yang belum terjawab. Catat pengaturan operasional saat ini dan kapan hal tersebut akan ditinjau. Jika tidak, solusi sementara dapat terus berjalan setelah koordinator mengira hal itu telah selesai.
6. Latih rencana dengan skenario yang realistis
Mulailah dengan latihan diskusi yang tidak mengganggu jalannya layanan nyata. Berikan skenario kepada tim, minta mereka menemukan instruksi yang relevan, dan ikuti keputusan secara berurutan. Amati bagian mana dari rencana yang mengandalkan informasi atau wewenang yang tidak ada.
Contoh simulasi: lokasi utama tidak dapat diakses sebelum hari pelaksanaan dua layanan yang telah dikonfirmasi. Koordinator mengidentifikasi operasional penting yang terpengaruh, memeriksa pengaturan alternatif yang telah disetujui, menugaskan kontak keluarga, dan mengonfirmasi apa yang dibutuhkan setiap tim layanan. Tambahkan perkembangan kedua: manajer yang biasa bertugas juga tidak dapat dihubungi. Ini menguji wewenang dan akses sang wakil.
Catat apakah rincian kontak berfungsi, alternatif benar-benar tersedia, dan staf memahami tindakan berikutnya. Tandai asumsi yang masih membutuhkan verifikasi. Suatu diskusi dapat mengungkap celah tanpa membuktikan bahwa cadangan teknis itu sendiri berfungsi; atur pengujian terkendali yang sesuai untuk ketergantungan tersebut.
Tetapkan penanggung jawab dan tanggal penyelesaian untuk setiap temuan. Tinjau dan ulangi bagian yang terpengaruh setelah dilakukan perubahan. Jangan menganggap kehadiran dalam simulasi sebagai bukti bahwa setiap elemen dari rencana tersebut telah berhasil.
7. Pulihkan secara terencana dan pelihara rencana tersebut
Tentukan siapa yang memberi wewenang untuk kembali ke operasional biasa. Periksa apakah sistem penting, staf, catatan, dan pengaturan pemasok telah siap. Tinjau pekerjaan yang belum selesai sebelum menerima kembali kapasitas normal. Daftar periksa lonjakan permintaan membantu mengelola penumpukan pekerjaan saat gangguan dan permintaan tambahan terjadi bersamaan.
Cocokkan catatan, tutup akses sementara, kembalikan sumber daya yang dipinjam, dan konfirmasikan sisa komitmen keluarga yang belum selesai. Beri tahu staf instruksi sementara mana yang telah berakhir. Buat catatan insiden yang berfokus pada fakta, keputusan, dan pembelajaran yang diperlukan untuk peninjauan.
Perbarui rencana setelah perubahan penting pada personel, tempat, sistem, atau pemasok, serta setelah simulasi atau gangguan nyata mengungkap adanya kelemahan. Pelihara salinan terkini yang dapat diakses dan singkirkan versi operasional yang sudah usang. Rencana tersebut harus mencerminkan apa yang dapat dilakukan tim saat ini.
Gunakan panduan pelaporan insiden rumah duka untuk mencatat fakta yang diamati dan memverifikasi tindakan korektif bersamaan dengan respons keberlangsungan langsung.
Periksa secara lokal: mintalah staf dan penasihat berkualifikasi yang bertanggung jawab untuk mengonfirmasi persyaratan perawatan penting, tempat, keselamatan, ketenagakerjaan, privasi, transportasi, koordinasi darurat, dan pelaporan. Panduan ini menyediakan kerangka kerja organisasional untuk pengaturan yang telah diverifikasi tersebut.
Sertakan persetujuan video memorial dan akses file dalam persiapan layanan. Rumah duka dapat mendiskusikan pengaturan penyerahan video penghormatan dengan LifeTribute dan mencatat alur kerja yang disepakati dalam rencana keberlangsungan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Berapa panjang dokumen rencana keberlangsungan yang sebaiknya dibuat?
Buat instruksi operasional cukup singkat agar dapat digunakan saat gangguan terjadi, dengan detail pendukung yang dicantumkan dalam lampiran berlabel jelas. Lembar tindakan ringkas dapat merujuk ke daftar kontak, inventaris sumber daya, dan prosedur khusus. Ketebalan dokumen kurang berguna dibandingkan kemampuan staf yang ditunjuk untuk menemukan instruksi yang tepat dalam kondisi yang diuji.
Apakah pencadangan data sama dengan rencana keberlangsungan?
Tidak. Pencadangan mendukung pemulihan informasi tertentu, tetapi keberlangsungan juga mencakup personel, tempat, peralatan, pemasok, komunikasi, dan pengambilan keputusan. Uji apakah staf yang berwenang dapat memulihkan dan menggunakan informasi yang diperlukan, lalu hubungkan proses teknis tersebut dengan pekerjaan yang perlu dilanjutkan oleh keluarga dan rekan kerja.
Bisakah rumah duka kecil menggunakan rencana milik organisasi yang lebih besar?
Gunakan dokumen tersebut sebagai sumber pertanyaan, lalu susun pengaturan yang sesuai dengan personel, tempat, dan sumber daya nyata Anda. Rencana yang mencantumkan departemen atau lokasi cadangan yang tidak Anda miliki akan gagal saat digunakan. Tim yang lebih kecil khususnya membutuhkan wakil yang jelas karena satu orang sering kali memegang beberapa tanggung jawab.