Tinutukoy po ng isang business continuity plan ng punerarya ang mahahalagang gawain, ang mga mapagkukunang inaasahan ng mga ito, at ang mga hakbang na dapat gawin kapag hindi magagamit ang mga naturang mapagkukunan. Magtalaga po kayo ng mga tagapagpasya at kanilang mga kahalili, kumpirmahin ang mga alternatibo, ihanda ang pakikipag-ugnayan sa pamilya, at sanayin ang pagtugon. Isama po ang mga hakbang sa pagbabalik sa normal upang ang pansamantalang gawain ay maibalik sa mga naaprubahang talaan at proseso.
1. Tukuyin po kung ano ang dapat magpatuloy at kung bakit
Magsimula po sa mga serbisyo at pananagutan na dapat panatilihin ng organisasyon. Hilingin po sa mga responsableng propesyonal na kawani na tukuyin ang mahahalagang pangangailangan sa pangangalaga, pagkakakilanlan, seguridad, at pasilidad. Pagkatapos po ay suriin ang mga nalalapit na seremonya, pakikipag-ugnayan sa pamilya, mga papasok na tawag, at ang impormasyong kailangan upang mai-coordinate ang mga ito.
Para sa bawat tungkulin, itala po ang ibubunga ng pagkaantala at kung gaano kabilis kailangan ang isang praktikal na pagtugon. Ibase po ito sa kalagayan ng inyong mga pasilidad at serbisyo sa halip na kumuha ng mga di-angkop na target na oras mula sa ibang negosyo. Ang isang hindi magagamit na opsyonal na display at ang isang hindi magagamit na mahalagang pasilidad ay nangangailangan po ng magkaibang desisyon.
Inilalarawan po ng overview ng business continuity ng Cabinet Office ang pagtukoy sa mga kritikal na aktibidad at mga sumusuportang mapagkukunan bago magsulat ng mga plano. Kapaki-pakinabang po rito ang pangkalahatang prinsipyong iyon sa pagpaplano; ang mga lokal na propesyonal at legal na kinakailangan ang dapat magtakda ng mga partikular na pagsasaayos ng punerarya.
| Tungkulin | Dependensya | Tanong sa pagkaantala | Responsableng gampanin |
|---|---|---|---|
| Mahahalagang operasyon sa pasilidad | Mga pasilidad, sistema, at awtorisadong kawani. | Anong agarang espesyalistang tugon ang kinakailangan? | Itinalagang operations o care lead. |
| Pakikipag-ugnayan sa pamilya | Gumaganang paraan ng pakikipag-ugnayan at kasalukuyang mga talaan. | Paano makatatanggap ang mga pamilya ng mga tumpak na update? | Communication coordinator. |
| Mga kumpirmadong serbisyo | Mga tao, venue, transportasyon, at naaprubahang mga tagubilin. | Aling kompromiso ang susunod na maaapektuhan? | Service coordinator. |
| Mga bagong katanungan | May kakayahang pagtugon at tunay na kapasidad. | Ano ang maaasikaso nang may pananagutan? | Awtorisadong manager. |
Suriin po ninyo ang buong daloy ng trabaho. Maaari pong maituloy ang isang serbisyo sa ibang venue, ngunit kailangan pa rin ng kawani ng access, transportasyon, mga naaprubahang kagamitan, at paraan upang sabihan ang pamilya kung saan pupunta. Ang paglilista ng “lumipat sa ibang venue” nang wala ang mga dependensyang iyon ay isa lamang ideya, hindi isang maisasagawang pagsasaayos.
2. Magtakda po ng awtoridad at malilinaw na trigger para sa pag-activate
Pangalanan po ang taong magko-coordinate ng pagtugon at ang kahalili kung sakaling hindi magagamit ang taong iyon. Malinaw po ninyong tukuyin kung sino ang maaaring mag-apruba ng mga alternatibong pagsasaayos, makipag-ugnayan sa mga katuwang, mag-awtorisa ng mga kinakailangang mapagkukunan, at makipag-ugnayan sa mga apektadong pamilya. Sa isang maliit na pangkat, maaaring hawakan ng isang tao ang ilang mga tungkulin, ngunit kailangan pa rin pong maging malinaw ang mga pananagutan.
Sumulat po kayo ng mga trigger na madaling makikilala ng kawani. Kabilang po sa mga halimbawa ang kawalan ng access sa pasilidad, pagpalya ng isang mahalagang sistema, o kakulangan ng may kakayahang kawani para sa mga umiiral na serbisyo. Isaad po ang agarang escalation route at kung saan matatagpuan ang kasalukuyang plano.
-
Sino po ang tatanggap ng unang ulat at magtatala ng mga nalalamang detalye?
-
Sino po ang susuri sa epekto sa mahahalagang operasyon?
-
Sino po ang magpapasya kung i-aactivate ang mga kaugnay na pagsasaayos?
-
Sino po ang makikipag-ugnayan sa mga kawani, katuwang, at pamilya?
-
Sino po ang magtatala ng mga desisyon at magtatakda ng oras para sa susunod na pagsusuri?
Iwasan po ninyong hingin ang personal na pag-apruba ng hindi magagamit na manager para sa bawat hakbang. Kailangan po ng mga kahalili ng awtoridad sa loob ng isang itinakdang saklaw. Sa kabilang banda, hindi po dapat ipalagay ng kawani na may pahintulot silang gumawa ng malalaking pagbabago sa serbisyo dahil lamang may nakita silang bakanteng bahagi sa plano.
3. Maghanda po ng mga alternatibo para sa mga tao, pasilidad, at supplier
Tukuyin po kung aling mga tungkulin ang nakasalalay sa iisang tao lamang at maghanda ng angkop na kahalili o nakasulat na suporta. Suriin po ang kakayahan at access sa halip na ipalagay na sinumang available na empleyado ay maaaring humalili. Makatutulong po ang checklist para sa on-call rota at gabay sa bakasyon at paghalili ng kawani upang mailantad ang mga kakulangan sa pang-araw-araw na iskedyul ng kawani.
Para sa mga alternatibong pasilidad o suporta mula sa katuwang, kumpirmahin po ang aktwal na saklaw na magagamit. Itala po kung sino ang maaaring sumang-ayon sa kasunduan, anong impormasyon ang kanilang kailangan, at anumang limitasyon sa oras o kapasidad. Ang magandang samahan po ay hindi patunay na kayang sumuporta ng isang katuwang sa bawat sitwasyon ng pagkaantala.
Panatilihin po ang mga detalye ng supplier sa ina-update na direktoryo ng contact. Isama po ang linya ng komunikasyon para sa mga agarang desisyon at ang petsa kung kailan ito na-verify. Isaalang-alang po ninyo kung ang ilang alternatibo ay nakadepende pala sa iisang gusali, network, o provider na hindi rin magagamit.
Kathang-isip na halimbawa sa pagsasanay: alternatibong meeting room
Tungkulin: isang nakaiskedyul na pagpupulong para sa mga pagsasaayos. Pangunahing mapagkukunan: ang karaniwang silid-pulungan, na pansamantalang hindi magagamit. Alternatibo: isa pang silid na kinumpirma ng site coordinator para sa appointment. Mga kondisyon: dapat munang suriin bago lumipat ang angkop na pribasiya, mga upuan, at ang hiniling na pagsasaayos sa access ng pamilya. Pag-activate: makikipag-ugnayan ang reception sa coordinator sa pamamagitan ng na-verify na panloob na linya. Kinakailangang impormasyon: oras ng appointment at kaugnay na kahilingan sa access, nang walang hindi kaugnay na mga detalye ng kaso. May-ari ng gawain: kinukumpirma ng arranger ang paglipat sa pamilya at ina-update ang reception.
Para sa mga kagamitan, ikonekta po ang plano sa mga talaan ng maintenance at serbisyo. Makatutulong po ang checklist sa pagpapanatili ng sasakyan at pasilidad upang maialis sa iskedyul ng serbisyo ang mga kagamitang hindi magagamit habang isinasaayos ang angkop na kapalit.
4. Panatilihin pong accessible ang mahalagang impormasyon
Pagpasyahan po kung ano ang kailangan ng mga awtorisadong kawani kung sakaling hindi mabuksan ang karaniwang mga talaan. Maghanda po ng kontroladong offline na impormasyon para sa mga nalalapit na serbisyo, kasalukuyang mga contact, at ang pagkakasunod-sunod ng pagtugon. Magtalaga po ng may-ari ng impormasyon, petsa ng pagsusuri, at ligtas na imbakan para dito.
Subukan po ninyo ang pag-access sa ilalim ng mga kondisyong inilarawan sa plano. Ang isang dokumentong mabubuksan lamang sa pamamagitan ng pumalyang network ay hindi po makatutulong sa oras ng pagkawala ng koneksyon. Ang isang backup na nakaimbak sa ibang lugar ay kapaki-pakinabang lamang kung kayang i-restore o kunin ng responsableng kawani ang kanilang kailangan sa pamamagitan ng naaprubahang proseso.
Planuhin po kung paano itatala ang bagong impormasyon sa panahon ng pagkaantala. Maglaan po ng paraan upang matukoy ang kaso, pinagmulan, oras, desisyon, at responsableng kasamahan sa trabaho. Pagkatapos po nito, itugma ang mga pansamantalang tala sa mga update na ginawa sa pamamagitan ng iba pang paraan upang maipakita ng opisyal na talaan ang buong pagkakasunod-sunod.
Nagbibigay po ang checklist sa pagkawala ng kuryente at internet ng nakatutok na pagsasanay para sa bahaging ito ng pagpaplano ng continuity. Ang teknikal na pagbabalik ng serbisyo ay dapat pong pangasiwaan ng nararapat na provider o kwalipikadong kawani, kung saan ang resulta nito ay maisasalin sa praktikal na magagamit sa operasyon.
5. Maghanda po ng mga update na magagamit ng mga pamilya at kawani
Pumili po ng mamamahala sa komunikasyon at ng kanyang kahalili. Maghanda po ng maiikling balangkas ng mensahe para sa mga naantalang linya ng komunikasyon, nabagong venue, naantalang kumpirmasyon, o pansamantalang hindi magagamit na bahagi ng serbisyo. Punan po ang mga ito ng mga na-verify na katotohanan kapag kinakailangan; ang isang template ay hindi po nagbibigay ng awtorisasyon para sa isang hindi kumpirmadong pangako.
Kathang-isip na halimbawa: hindi magagamit ang isang meeting room
Pansamantala pong hindi magagamit ang aming karaniwang arrangement room para sa inyong appointment. Sinusuri po ng inyong arranger ang isa pang angkop na lugar bago namin kumpirmahin ang pagbabago. Makikipag-ugnayan po kami sa inyo sa pamamagitan ng paraang napagkasunduan na para sa inyong appointment. Mangyari po sanang maghintay sa kumpirmasyong iyon bago pumunta sa ibang lokasyon. Maaari po ninyong gamitin ang aming kasalukuyang contact number kung kailangan ninyong talakayin ang mga pagsasaayos sa access habang kami ay nagsusuri.
Direkta po ninyong kontakin ang mga apektadong pamilya kapag nagbago ang kanilang mga umiiral na pagsasaayos. Maaari pong makatulong ang isang pangkalahatang anunsyo upang ipaliwanag ang problema sa komunikasyon, ngunit hindi po nito mapapalitan ang isang pribadong pag-uusap tungkol sa isang indibidwal na serbisyo. Panatilihin pong walang anumang nagpapakilalang detalye ng kaso ang mga pampublikong mensahe.
Dapat po ninyong ibukod sa mga update para sa kawani ang mga katotohanan, desisyon, at mga hindi pa nasasagot na tanong. Itala po ang kasalukuyang kaayusan sa operasyon at kung kailan ito susuriing muli. Kung hindi po, maaaring magpatuloy ang isang pansamantalang paraan kahit iniisip na ng coordinator na tapos na ito.
6. Sanayin po ang plano gamit ang makatotohanang senaryo
Magsimula po sa isang pagsasanay sa pamamagitan ng talakayan na hindi makakaabala sa mga totoong serbisyo. Bigyan po ang pangkat ng isang senaryo, hilingin sa kanilang hanapin ang mga kaugnay na tagubilin at sundin ang mga desisyon nang sunod-sunod. Obserbahan po kung saan dumedepende ang plano sa impormasyon o awtoridad na nawawala.
Halimbawa ng pagsasanay: hindi mapuntahan ang pangunahing pasilidad bago ang isang araw na may dalawang kumpirmadong serbisyo. Tinutukoy ng coordinator ang mga apektadong mahahalagang operasyon, sinusuri ang mga naaprubahang alternatibong pagsasaayos, nagtatalaga ng mga makikipag-ugnayan sa pamilya, at kinukumpirma kung ano ang kailangan ng bawat pangkat ng serbisyo. Magdagdag ng pangalawang pangyayari: hindi rin makontak ang karaniwang manager. Sinusubok nito ang awtoridad at access ng kahalili.
Itala po kung gumana ang mga detalye ng contact, kung talagang magagamit ang mga alternatibo, at kung naunawaan ng kawani ang susunod na aksyon. Markahan po ang mga pagpapalagay na nangangailangan pa ng pagpapatunay. Maaari pong maglantad ang isang talakayan ng kakulangan nang hindi napapatunayan kung talagang gumagana ang teknikal na backup; magsaayos po ng angkop at kontroladong mga pagsubok para sa mga dependensyang iyon.
Magtakda po ng responsableng tao at petsa ng pagtatapos para sa bawat natuklasan. Suriin at ulitin po ang apektadong bahagi matapos maglapat ng mga pagbabago. Huwag po ninyong ituring ang pagdalo sa pagsasanay bilang patunay na nagtagumpay ang bawat bahagi ng plano.
7. Maingat na bumalik sa normal at panatilihin ang plano
Tukuyin po kung sino ang mag-aawtorisa ng pagbabalik sa karaniwang operasyon. Tiyakin po na handa na ang mahahalagang sistema, kawani, mga talaan, at mga kasunduan sa supplier. Suriin po ang mga natitirang gawain bago muling tumanggap ng normal na kapasidad. Makatutulong po ang checklist sa biglaang pagdami ng demand upang mapamahalaan ang naipong trabaho kapag sabay na nangyari ang pagkaantala at ang karagdagang demand.
Itugma po ang mga talaan, isara ang pansamantalang access, ibalik ang mga hiniram na gamit, at kumpirmahin ang anumang natitirang kompromiso sa pamilya. Ipaalam po sa kawani kung aling mga pansamantalang tagubilin ang natapos na. Magpanatili po ng talaan ng insidente na nakatuon sa mga katotohanan, desisyon, at mga aral na kailangan para sa pagsusuri.
I-update po ang plano pagkatapos ng mahahalagang pagbabago sa mga tao, pasilidad, sistema, o mga supplier, at pagkatapos na magpakita ng kahinaan ang mga pagsasanay o aktwal na pagkaantala. Magpanatili po ng napapanahon at nabubuksang kopya at alisin ang mga lumang bersyon sa operasyon. Dapat pong ipakita ng plano kung ano ang kayang gawin ng pangkat sa kasalukuyan.
Gamitin po ang gabay sa pag-uulat ng insidente sa punerarya upang maitala ang mga naobserbahang pangyayari at mapatunayan ang mga pagwawasto kasabay ng agarang pagtugon sa continuity.
Suriin po sa lokal: tiyakin po na kukumpirmahin ng mga responsableng kwalipikadong kawani at tagapayo ang mahahalagang pangangailangan sa pangangalaga, pasilidad, kaligtasan, pagtatrabaho, privacy, transportasyon, koordinasyon sa emergency, at pag-uulat. Nagbibigay po ang gabay na ito ng balangkas ng organisasyon para sa mga na-verify na pagsasaayos na iyon.
Isama po ang pag-apruba sa memorial video at access sa file sa loob ng paghahanda ng serbisyo. Maaari pong talakayin sa LifeTribute ang mga pagsasaayos sa paghahatid ng tribute ng mga punerarya at itala sa continuity plan ang napagkasunduang daloy ng trabaho.
Mga madalas itanong
Gaano po dapat kahaba ang nakasulat na continuity plan?
Panatilihin po ninyong sapat ang kaiklian ng mga tagubilin sa operasyon upang magamit sa panahon ng pagkaantala, kasama ang mga sumusuportang detalye sa mga apendise na may malinaw na label. Maaari pong ituro ng isang maikling action sheet ang mga listahan ng contact, imbentaryo ng mga mapagkukunan, at mga espesyalistang pamamaraan. Mas mahalaga po kung mahahanap ng itinalagang kawani ang tamang tagubilin sa ilalim ng mga sinusubok na kondisyon kaysa sa haba ng dokumento.
Pareho po ba ang data backup at ang continuity plan?
Hindi po. Sinusuportahan po ng backup ang pagbawi sa partikular na impormasyon, ngunit ang continuity ay may kinalaman din sa mga tao, pasilidad, kagamitan, supplier, komunikasyon, at mga desisyon. Subukan po kung kayang i-restore at gamitin ng mga awtorisadong kawani ang kinakailangang impormasyon, at pagkatapos ay ikonekta ang teknikal na prosesong iyon sa gawaing kailangang ipagpatuloy ng mga pamilya at kasamahan sa trabaho.
Maaari po bang gamitin ng isang maliit na punerarya ang plano ng isang mas malaking organisasyon?
Gamitin po ito bilang mapagkukunan ng mga tanong, at pagkatapos ay sumulat ng mga pagsasaayos na tumutugma sa inyong aktwal na mga kawani, pasilidad, at mapagkukunan. Ang isang planong nagbabanggit ng mga departamento o backup site na wala naman kayo ay mabibigo kapag ginamit. Lalo pong kailangan ng maliliit na pangkat ang mga malinaw na kahalili dahil ang isang tao ay madalas humahawak ng ilang mga responsibilidad.