Pelan kesinambungan perniagaan rumah perkabungan mengenal pasti tugas penting, sumber yang menjadi pergantungannya dan tindakan yang perlu diambil apabila sumber tersebut tidak tersedia. Namakan pembuat keputusan dan pengganti, sahkan alternatif, sediakan komunikasi keluarga dan adakan latihan tindak balas. Sertakan langkah pemulihan supaya kerja sementara kembali kepada rekod dan proses yang diluluskan.
1. Kenal pasti perkara yang mesti diteruskan dan sebabnya
Mulakan dengan perkhidmatan dan tanggungjawab yang mesti dikekalkan oleh organisasi. Minta staf profesional yang bertanggungjawab untuk mengenal pasti keperluan penjagaan penting, pengecaman, keselamatan dan tapak. Kemudian teliti upacara yang bakal berlangsung dalam masa terdekat, komunikasi keluarga, panggilan masuk dan maklumat yang diperlukan untuk menyelaraskannya.
Bagi setiap fungsi, catatkan akibat gangguan dan seberapa cepat tindak balas yang boleh dilaksanakan diperlukan. Gunakan keadaan premis dan perkhidmatan anda sendiri dan bukannya mengambil sasaran masa sebarangan daripada perniagaan lain. Paparan pilihan yang tidak tersedia dan kemudahan penting yang tidak tersedia memerlukan keputusan yang berbeza.
Gambaran keseluruhan kesinambungan perniagaan daripada Cabinet Office menghuraikan pengenalpastian aktiviti kritikal dan sumber sokongan sebelum merangka pelan. Prinsip perancangan umum itu berguna di sini; keperluan profesional dan undang-undang tempatan mesti menentukan aturan khusus rumah perkabungan.
| Fungsi | Pergantungan | Soalan gangguan | Peranan yang bertanggungjawab |
|---|---|---|---|
| Operasi tapak yang penting | Premis, sistem dan staf yang diberi kuasa. | Apakah tindak balas pakar segera yang diperlukan? | Ketua operasi atau penjagaan yang ditetapkan. |
| Hubungan keluarga | Saluran hubungan yang berfungsi dan rekod semasa. | Bagaimanakah keluarga akan menerima maklumat terkini yang tepat? | Penyelaras komunikasi. |
| Perkhidmatan yang telah disahkan | Tenaga kerja, lokasi majlis, pengangkutan dan arahan yang diluluskan. | Komitmen manakah yang terjejas seterusnya? | Penyelaras perkhidmatan. |
| Pertanyaan baharu | Tindak balas yang cekap dan kapasiti sebenar. | Apakah yang boleh diterima secara bertanggungjawab? | Pengurus yang diberi kuasa. |
Semak keseluruhan aliran kerja. Sesuatu perkhidmatan mungkin diteruskan di lokasi majlis yang lain, tetapi staf tetap memerlukan akses, pengangkutan, bahan yang diluluskan dan cara untuk memberitahu keluarga tempat yang perlu dituju. Menyenaraikan “gunakan lokasi lain” tanpa pergantungan tersebut hanyalah satu idea, bukannya aturan yang boleh dilaksanakan.
2. Tetapkan kuasa dan pencetus pengaktifan yang jelas
Namakan individu yang menyelaraskan tindak balas dan timbalan sekiranya individu tersebut tiada. Tentukan pihak yang boleh meluluskan aturan alternatif, menghubungi rakan kerjasama, memberi kebenaran bagi sumber yang diperlukan dan berkomunikasi dengan keluarga yang terjejas. Dalam pasukan kecil, seorang individu mungkin memegang beberapa peranan, tetapi tanggungjawab tersebut tetap perlu dipaparkan dengan jelas.
Tulis pencetus yang boleh dikenal pasti oleh staf. Contohnya termasuklah kehilangan akses ke premis, kegagalan sistem penting atau ketiadaan pengganti yang cekap untuk komitmen sedia ada. Nyatakan laluan eskalasi segera dan tempat pelan semasa boleh didapati.
-
Siapakah yang menerima laporan pertama dan mencatatkan fakta yang diketahui?
-
Siapakah yang menilai kesannya terhadap operasi penting?
-
Siapakah yang memutuskan sama ada perlu mengaktifkan aturan yang berkaitan?
-
Siapakah yang menghubungi staf, rakan kerjasama dan keluarga?
-
Siapakah yang merekodkan keputusan dan menetapkan masa semakan seterusnya?
Elakkan daripada memerlukan kelulusan peribadi pengurus yang tiada untuk setiap langkah. Timbalan memerlukan kuasa dalam skop yang ditetapkan. Sebaliknya, staf tidak wajar menganggap mereka mempunyai kebenaran untuk membuat perubahan besar terhadap perkhidmatan hanya kerana mereka mendapati terdapat ruang kosong dalam pelan.
3. Sediakan alternatif untuk tenaga kerja, premis dan pembekal
Kenal pasti tugas yang bergantung pada seorang individu dan aturkan penggantian yang sesuai atau sokongan yang didokumenkan. Periksa kecekapan dan akses dan bukannya menganggap bahawa mana-mana pekerja yang ada boleh menggantikannya. Senarai semak giliran bertugas atas panggilan dan panduan cuti dan penggantian staf membantu mendedahkan jurang dalam pengaturan staf secara rutin.
Bagi premis alternatif atau sokongan rakan kerjasama, sahkan skop sebenar yang tersedia. Catatkan pihak yang boleh mempersetujui aturan tersebut, maklumat yang mereka perlukan dan sebarang had masa atau kapasiti. Hubungan yang mesra bukanlah bukti bahawa rakan kerjasama boleh menyokong setiap gangguan.
Simpan butiran pembekal dalam direktori hubungan yang diselenggara. Sertakan saluran untuk keputusan mendesak dan tarikh ia disahkan. Pertimbangkan sama ada beberapa alternatif bergantung pada bangunan, rangkaian atau penyedia yang sama yang tidak tersedia.
Contoh latihan fiksyen: bilik perbincangan alternatif
Fungsi: sesi pengaturan yang dijadualkan. Sumber utama: bilik perbincangan biasa, tidak tersedia buat sementara waktu. Alternatif: bilik lain yang disahkan oleh penyelaras tapak untuk janji temu tersebut. Syarat: privasi yang sesuai, tempat duduk dan aturan akses yang diminta oleh keluarga mesti disemak sebelum pemindahan dibuat. Pengaktifan: bahagian penyambut tetamu menghubungi penyelaras melalui saluran dalaman yang disahkan. Maklumat yang diperlukan: masa janji temu dan permintaan akses yang berkaitan, tanpa butiran kes yang tidak berkaitan. Pemilik: penyusun mengesahkan pertukaran tersebut dengan pihak keluarga dan mengemas kini maklumat kepada bahagian penyambut tetamu.
Bagi peralatan, hubungkan pelan tersebut dengan rekod penyelenggaraan dan servis. Senarai semak penyelenggaraan kenderaan dan lokasi majlis membantu memastikan aset yang tidak tersedia tidak dimasukkan ke dalam jadual perkhidmatan sementara penggantian yang sesuai diaturkan.
4. Pastikan maklumat penting boleh diakses
Tentukan keperluan staf yang diberi kuasa sekiranya rekod biasa tidak dapat diakses. Sediakan maklumat luar talian yang terkawal untuk perkhidmatan yang bakal berlangsung dalam masa terdekat, senarai hubungan semasa dan urutan tindak balas. Berikan maklumat tersebut seorang pemilik, tarikh semakan dan aturan penyimpanan yang selamat.
Uji akses di bawah keadaan yang diterangkan dalam pelan. Dokumen yang hanya boleh diakses melalui rangkaian yang terputus tidak membantu semasa gangguan rangkaian. Salinan sandaran yang disimpan di tempat lain hanya berguna apabila staf yang bertanggungjawab boleh memulihkan atau mendapatkan semula perkara yang mereka perlukan melalui proses yang diluluskan.
Rancang cara maklumat baharu akan direkodkan semasa gangguan berlaku. Sediakan kaedah untuk mengenal pasti kes, sumber, masa, keputusan dan rakan sekerja yang bertanggungjawab. Selepas itu, selaraskan nota sementara dengan kemas kini yang dibuat melalui saluran lain supaya rekod rasmi mencerminkan keseluruhan urutan.
Senarai semak gangguan bekalan elektrik dan internet menyediakan latihan berfokus untuk bahagian perancangan kesinambungan ini. Pemulihan teknikal hendaklah dikendalikan oleh penyedia yang sesuai atau staf yang berkelayakan, dengan hasilnya diterjemahkan kepada ketersediaan operasi yang praktikal.
5. Sediakan maklumat terkini yang boleh digunakan oleh keluarga dan staf
Pilih pemilik komunikasi dan pengganti. Sediakan struktur mesej ringkas untuk saluran hubungan yang terganggu, pertukaran lokasi majlis, pengesahan yang tertangguh atau elemen perkhidmatan yang tidak tersedia buat sementara waktu. Isikan struktur tersebut dengan fakta yang telah disahkan apabila diperlukan; templat tidak memberi kebenaran untuk membuat janji yang belum disahkan.
Contoh fiksyen: bilik perbincangan tidak dapat digunakan
Bilik perbincangan biasa kami tidak dapat digunakan untuk janji temu anda. Penyusun anda sedang memeriksa ruang lain yang sesuai sebelum kami mengesahkan pertukaran. Kami akan menghubungi anda melalui saluran yang telah dipersetujui untuk janji temu anda. Sila tunggu pengesahan tersebut sebelum bergerak ke lokasi lain. Anda boleh menggunakan nombor hubungan sedia ada kami jika anda perlu membincangkan aturan akses sementara kami membuat semakan.
Hubungi keluarga yang terjejas secara terus apabila aturan sedia ada mereka berubah. Pengumuman umum boleh membantu menjelaskan masalah perhubungan, tetapi ia tidak menggantikan perbualan peribadi mengenai perkhidmatan individu. Pastikan mesej awam bebas daripada butiran kes yang boleh dikenal pasti.
Kemas kini staf hendaklah membezakan antara fakta, keputusan dan soalan yang belum terjawab. Catatkan aturan operasi semasa dan masa ia akan disemak semula. Jika tidak, penyelesaian sementara boleh berterusan selepas penyelaras menganggap ia telah berakhir.
6. Uji pelan dengan senario yang realistik
Mulakan dengan latihan perbincangan yang tidak mengganggu perkhidmatan sebenar. Berikan senario kepada pasukan, minta mereka mencari arahan yang berkaitan dan ikuti keputusan mengikut urutan. Perhatikan bahagian pelan yang bergantung pada maklumat atau kuasa yang tiada.
Contoh latihan: tapak utama tidak dapat diakses sebelum hari yang mempunyai dua perkhidmatan yang telah disahkan. Penyelaras mengenal pasti operasi penting yang terjejas, menyemak aturan alternatif yang diluluskan, menetapkan pihak yang menghubungi keluarga dan mengesahkan keperluan setiap pasukan perkhidmatan. Tambahkan perkembangan kedua: pengurus biasa juga tidak dapat dihubungi. Ini menguji kuasa dan akses timbalan pengurus.
Catatkan sama ada butiran hubungan berfungsi, alternatif benar-benar tersedia dan staf memahami tindakan seterusnya. Tandakan andaian yang masih memerlukan pengesahan. Perbincangan boleh mendedahkan jurang tanpa membuktikan bahawa sandaran teknikal itu sendiri berfungsi; aturkan ujian terkawal yang sesuai untuk pergantungan tersebut.
Berikan setiap penemuan pemilik yang dinamakan dan tarikh penyiapan. Semak dan ulangi bahagian yang terjejas selepas perubahan dibuat. Jangan anggap kehadiran dalam latihan sebagai bukti bahawa setiap elemen pelan telah berjaya.
7. Pulihkan operasi secara teratur dan selenggara pelan
Tentukan pihak yang memberi kebenaran untuk kembali kepada operasi biasa. Periksa sama ada sistem penting, staf, rekod dan aturan pembekal telah sedia. Semak kerja yang tertangguh sebelum menerima kapasiti biasa semula. Senarai semak lonjakan permintaan membantu menguruskan tunggakan kerja apabila gangguan dan permintaan tambahan berlaku secara serentak.
Selaraskan rekod, tutup akses sementara, pulangkan sumber yang dipinjam dan sahkan sebarang baki komitmen keluarga. Beritahu staf arahan sementara yang telah tamat. Simpan rekod insiden yang berfokus pada fakta, keputusan dan pengajaran yang diperlukan untuk semakan.
Kemas kini pelan selepas berlaku perubahan ketara pada tenaga kerja, premis, sistem atau pembekal, serta selepas latihan atau gangguan sebenar mendedahkan kelemahan. Kekalkan salinan semasa yang boleh diakses dan lupuskan versi operasi yang lapuk. Pelan tersebut hendaklah mencerminkan perkara yang mampu dilaksanakan oleh pasukan pada masa kini.
Gunakan panduan pelaporan insiden rumah perkabungan untuk memelihara fakta yang diperhatikan dan mengesahkan tindakan pembetulan seiring dengan tindak balas kesinambungan segera.
Semak secara setempat: minta staf dan penasihat berkelayakan yang bertanggungjawab mengesahkan keperluan penjagaan penting, premis, keselamatan, penggajian, privasi, pengangkutan, penyelarasan kecemasan dan pelaporan. Panduan ini menyediakan rangka kerja organisasi untuk aturan yang telah disahkan tersebut.
Sertakan kelulusan video peringatan dan akses fail dalam persediaan perkhidmatan. Rumah perkabungan boleh membincangkan aturan penyerahan video penghormatan dengan LifeTribute dan merekodkan aliran kerja yang dipersetujui dalam pelan kesinambungan.
Soalan lazim
Berapa panjangkah pelan kesinambungan bertulis yang sepatutnya?
Pastikan arahan operasi cukup ringkas untuk digunakan semasa gangguan, dengan butiran sokongan diletakkan dalam lampiran yang dilabelkan dengan jelas. Helaian tindakan yang ringkas boleh merujuk kepada senarai hubungan, inventori sumber dan prosedur pakar. Kepanjangan dokumen kurang berguna berbanding keupayaan staf yang ditetapkan untuk mencari arahan yang betul dalam keadaan yang diuji.
Adakah sandaran data sama seperti pelan kesinambungan?
Tidak. Sandaran data menyokong pemulihan maklumat tertentu, tetapi kesinambungan juga melibatkan tenaga kerja, premis, peralatan, pembekal, komunikasi dan keputusan. Uji sama ada staf yang diberi kuasa boleh memulihkan dan menggunakan maklumat yang diperlukan, kemudian hubungkan proses teknikal tersebut dengan tugas yang perlu diteruskan oleh keluarga dan rakan sekerja.
Bolehkah rumah perkabungan kecil menggunakan pelan organisasi yang lebih besar?
Gunakan pelan tersebut sebagai sumber soalan, kemudian tulis aturan yang sepadan dengan tenaga kerja, premis dan sumber sebenar anda. Pelan yang menamakan jabatan atau tapak sandaran yang tidak anda miliki akan gagal apabila digunakan. Pasukan yang lebih kecil terutamanya memerlukan timbalan yang jelas kerana seorang individu sering memegang beberapa tanggungjawab.