Bir cenaze evi iş sürekliliği planı; temel çalışmaları, bu çalışmaların bağlı olduğu kaynakları ve söz konusu kaynaklar kullanılamadığında atılacak adımları belirler. Karar vericileri ve vekillerini belirleyin, alternatifleri doğrulayın, aile iletişimlerini hazırlayın ve müdahaleyi prova edin. Geçici çalışmaların onaylı kayıtlara ve süreçlere geri dönmesi için kurtarma adımlarına yer verin.
1. Nelerin devam etmesi gerektiğini ve nedenini belirleyin
Kuruluşun sürdürmek zorunda olduğu hizmetler ve sorumluluklarla başlayın. Sorumlu uzman personelden temel bakım, kimlik tespiti, güvenlik ve tesis gereksinimlerini belirlemesini isteyin. Ardından yaklaşan törenleri, aile iletişimini, gelen çağrıları ve bunları koordine etmek için gereken bilgileri inceleyin.
Her işlev için kesintinin sonucunu ve uygulanabilir bir müdahalenin ne kadar sürede gerektiğini kaydedin. Başka bir işletmeden rastgele zaman hedefleri almak yerine kendi tesislerinizin ve hizmetlerinizin koşullarını esas alın. İsteğe bağlı bir sergileme alanının kullanılamaması ile temel bir tesisin kullanılamaması farklı kararlar gerektirir.
Cabinet Office’in iş sürekliliği genel bakış rehberi, planları yazmadan önce kritik faaliyetlerin ve bunları destekleyen kaynakların belirlenmesini açıklar. Bu genel planlama ilkesi burada da yararlıdır; cenaze evinin özel düzenlemelerini yerel mesleki ve yasal gereklilikler belirlemelidir.
| İşlev | Bağımlılık | Kesinti sorusu | Sorumlu rol |
|---|---|---|---|
| Temel tesis operasyonları | Tesisler, sistemler ve yetkili personel. | Hangi acil uzman müdahalesi gerekiyor? | Belirlenmiş operasyon veya bakım sorumlusu. |
| Aile iletişimi | Çalışır durumdaki iletişim kanalı ve güncel kayıtlar. | Aileler doğru bilgilendirmeleri nasıl alacak? | İletişim koordinatörü. |
| Onaylanmış hizmetler | Kişiler, mekanlar, ulaşım ve onaylanmış talimatlar. | Sırada hangi taahhüt etkileniyor? | Hizmet koordinatörü. |
| Yeni talepler | Yetkin yanıt ve gerçek kapasite. | Sorumlu bir şekilde ne kabul edilebilir? | Yetkili yönetici. |
İş akışının tamamını gözden geçirin. Bir tören başka bir mekanda devam edebilir; ancak personelin yine de erişime, ulaşıma, onaylanmış materyallere ve aileye nereye gideceğini bildirecek bir yönteme ihtiyacı vardır. Bu bağımlılıklar olmadan “başka bir mekan kullanın” maddesini listelemek, uygulanabilir bir düzenleme değil, yalnızca bir fikirdir.
2. Yetkiyi ve net devreye girme tetikleyicilerini tanımlayın
Müdahaleyi koordine edecek kişiyi ve bu kişinin ulaşılamaz olması durumunda vekilini belirleyin. Alternatif düzenlemeleri kimin onaylayabileceğini, iş ortaklarıyla kimin iletişime geçeceğini, gerekli kaynakları kimin yetkilendireceğini ve etkilenen ailelerle kimin iletişim kuracağını tanımlayın. Küçük bir ekipte tek bir kişi birden fazla rolü üstlenebilir; ancak sorumlulukların yine de görünür olması gerekir.
Personelin fark edebileceği tetikleyiciler yazın. Tesislere erişimin kaybedilmesi, temel bir sistemin arızalanması veya mevcut taahhütler için yetkin personelin yetersiz kalması buna örnektir. Acil iletme yolunu ve güncel planın nerede bulunabileceğini belirtin.
-
İlk bildirimi kim alır ve bilinen gerçekleri kim kaydeder?
-
Temel operasyonlar üzerindeki etkiyi kim değerlendirir?
-
İlgili düzenlemelerin devreye alınıp alınmayacağına kim karar verir?
-
Personelle, iş ortaklarıyla ve ailelerle kim iletişime geçer?
-
Kararları kim kaydeder ve bir sonraki inceleme zamanını kim belirler?
Her adım için ulaşılamayan yöneticinin kişisel onayını zorunlu kılmaktan kaçının. Vekillerin tanımlanmış bir kapsam dahilinde yetkiye ihtiyacı vardır. Buna karşılık personel, sırf planda boş bir alan buldu diye büyük hizmet değişiklikleri yapma izni olduğunu varsaymamalıdır.
3. Kişiler, tesisler ve tedarikçiler için alternatifler hazırlayın
Hangi görevlerin tek bir kişiye bağlı olduğunu belirleyin ve uygun ikame veya belgelenmiş destek düzenleyin. Müsait herhangi bir çalışanın yerini alabileceğini varsaymak yerine yetkinliği ve erişimi kontrol edin. Nöbet çizelgesi kontrol listesi ve izin ve personel ikame rehberi, rutin personel düzenlemelerindeki eksiklikleri tespit etmeye yardımcı olur.
Alternatif tesisler veya iş ortağı desteği için mevcut gerçek kapsamı teyit edin. Düzenlemeyi kimin kabul edebileceğini, hangi bilgilere ihtiyaç duyduklarını ve zamanlama veya kapasiteye ilişkin sınırları kaydedin. Yakın bir ilişki, bir iş ortağının her aksaklığı destekleyebileceğinin kanıtı değildir.
Tedarikçi bilgilerini güncel iletişim dizininde tutun. Acil kararlar için izlenecek yolu ve doğrulandığı tarihi ekleyin. Birden fazla alternatifin aynı kullanılamayan binaya, ağa veya sağlayıcıya bağlı olup olmadığını değerlendirin.
Kurgusal eğitim örneği: alternatif toplantı odası
İşlev: planlanmış bir görüşme toplantısı. Birincil kaynak: geçici olarak kullanılamayan olağan görüşme odası. Alternatif: tesis koordinatörü tarafından randevu için onaylanan başka bir oda. Koşullar: geçişten önce uygun mahremiyet, oturma düzeni ve ailenin talep ettiği erişim düzenlemeleri kontrol edilmelidir. Devreye alma: danışma, doğrulanmış dahili yol üzerinden koordinatörle iletişime geçer. Gereken bilgiler: ilgisiz vaka ayrıntıları olmaksızın randevu saati ve ilgili erişim talebi. Sorumlu: cenaze danışmanı değişikliği aileyle teyit eder ve danışmayı bilgilendirir.
Ekipmanlar için planı bakım ve servis kayıtlarıyla ilişkilendirin. Araç ve mekan bakım kontrol listesi, uygun bir ikame ayarlanırken kullanılamayan varlıkları hizmet takviminin dışında tutmaya yardımcı olur.
4. Temel bilgileri erişilebilir tutun
Olağan kayıtlara ulaşılamaması durumunda yetkili personelin nelere ihtiyaç duyacağına karar verin. Yaklaşan hizmetler, güncel kişiler ve müdahale sırası için kontrollü çevrimdışı bilgiler hazırlayın. Bilgilere bir sorumlu, inceleme tarihi ve güvenli depolama düzenlemesi atayın.
Erişimi planda tanımlanan koşullar altında test edin. Yalnızca çökmüş bir ağ üzerinden erişilebilen bir belge, ağ kesintisi sırasında işe yaramaz. Başka bir yerde saklanan bir yedekleme, yalnızca sorumlu personel onaylanmış bir süreçle ihtiyaç duyduğu veriyi geri yükleyebildiğinde veya alabildiğinde yararlıdır.
Kesinti sırasında yeni bilgilerin nasıl kaydedileceğini planlayın. Vakayı, kaynağı, zamanı, kararı ve sorumlu çalışma arkadaşını belirleyecek bir yöntem sağlayın. Sonrasında, resmi kaydın tüm süreci yansıtması için geçici notları diğer kanallardan yapılan güncellemelerle eşleştirin.
Elektrik ve internet kesintisi kontrol listesi, süreklilik planlamasının bu bölümü için odaklanmış bir prova sunar. Teknik kurtarma, uygun sağlayıcı veya yetkili personel tarafından yürütülmeli ve sonucu pratik operasyonel kullanılabilirliğe dönüştürülmelidir.
5. Ailelerin ve personelin kullanabileceği bilgilendirmeler hazırlayın
Bir iletişim sorumlusu ve vekili seçin. Kesintiye uğrayan iletişim yolları, değişen bir mekan, geciken teyit veya geçici olarak kullanılamayan bir hizmet unsuru için kısa mesaj yapıları hazırlayın. Gerektiğinde bunları doğrulanmış gerçeklerle doldurun; bir şablon, teyit edilmemiş bir vaatte bulunma yetkisi vermez.
Kurgusal örnek: bir toplantı odasının kullanılamaz hale gelmesi
Randevunuz için olağan görüşme odamız kullanılamamaktadır. Cenaze danışmanınız bir değişikliği onaylamadan önce uygun başka bir alanı kontrol ediyor. Randevunuz için daha önce kararlaştırılan kanal üzerinden sizinle iletişime geçeceğiz. Farklı bir konuma gitmeden önce lütfen bu onayı bekleyin. Biz kontrolleri yaparken erişim düzenlemelerini görüşmeniz gerekirse mevcut iletişim numaramızı kullanabilirsiniz.
Mevcut düzenlemeleri değiştiğinde etkilenen ailelerle doğrudan iletişime geçin. Genel bir duyuru, bir iletişim sorununu açıklamaya yardımcı olabilir; ancak münferit bir hizmetle ilgili özel bir görüşmenin yerini tutmaz. Genel iletileri vakayı tanımlayan ayrıntılardan uzak tutun.
Personele yönelik bilgilendirmeler gerçekleri, kararları ve yanıtlanmamış soruları birbirinden ayırmalıdır. Mevcut çalışma düzenini ve ne zaman gözden geçirileceğini kaydedin. Aksi takdirde geçici bir çözüm, koordinatör sona erdiğini düşündükten sonra da uygulanmaya devam edebilir.
6. Planın tatbikatını gerçekçi bir senaryoyla yapın
Gerçek hizmetleri aksatmayan bir tartışma tatbikatıyla başlayın. Ekibe bir senaryo verin, ilgili talimatları bulmalarını ve kararları sırayla takip etmelerini isteyin. Planın eksik olan hangi bilgiye veya yetkiye dayandığını gözlemleyin.
Tatbikat örneği: Onaylanmış iki törenin bulunduğu bir günün öncesinde ana tesise erişilemez hale gelir. Koordinatör, etkilenen temel operasyonları belirler, onaylanmış alternatif düzenlemeleri kontrol eder, aile iletişimlerini görevlendirir ve her hizmet ekibinin neye ihtiyacı olduğunu teyit eder. İkinci bir gelişme ekleyin: olağan yöneticiye de ulaşılamamaktadır. Bu, vekilin yetkisini ve erişimini test eder.
İletişim bilgilerinin çalışıp çalışmadığını, alternatiflerin gerçekten mevcut olup olmadığını ve personelin bir sonraki adımı anlayıp anlamadığını kaydedin. Halen doğrulanması gereken varsayımları işaretleyin. Bir tartışma, teknik yedeklemenin çalıştığını kanıtlamaksızın bir eksikliği ortaya çıkarabilir; bu bağımlılıklar için uygun kontrollü testler düzenleyin.
Her bulguya adı belirlenmiş bir sorumlu ve tamamlanma tarihi atayın. Değişikliklerden sonra etkilenen kısmı gözden geçirin ve tekrarlayın. Tatbikata katılımı, planın her bir unsurunun başarılı olduğunun kanıtı olarak görmeyin.
7. Kontrollü şekilde toparlanın ve planı sürdürün
Olağan operasyonlara dönüşü kimin yetkilendirdiğini tanımlayın. Temel sistemlerin, personelin, kayıtların ve tedarikçi düzenlemelerinin hazır olduğunu kontrol edin. Normal kapasiteyi yeniden kabul etmeden önce bekleyen işleri gözden geçirin. Talep artışı kontrol listesi, aksaklık ile ek talep birlikte gerçekleştiğinde biriken iş yükünü yönetmeye yardımcı olur.
Kayıtları karşılaştırıp eşleştirin, geçici erişimleri kapatın, ödünç alınan kaynakları iade edin ve kalan aile taahhütlerini teyit edin. Personele hangi geçici talimatların sona erdiğini bildirin. İnceleme için gereken gerçeklere, kararlara ve derslere odaklanan bir olay kaydı tutun.
Kişilerde, tesislerde, sistemlerde veya tedarikçilerde önemli değişiklikler olduğunda ve tatbikatlar ya da gerçek aksaklıklar bir zayıflığı ortaya çıkardığında planı güncelleyin. Güncel ve erişilebilir bir kopyayı muhafaza edin, kullanım dışı kalan operasyonel sürümleri kaldırın. Plan, ekibin şu anda neler yapabileceğini yansıtmalıdır.
Acil süreklilik müdahalesinin yanı sıra gözlemlenen gerçekleri korumak ve düzeltici eylemleri doğrulamak için cenaze evi olay bildirimi rehberini kullanın.
Yerel olarak kontrol edin: Sorumlu yetkili personelin ve danışmanların temel bakım, tesis, güvenlik, istihdam, gizlilik, ulaşım, acil durum koordinasyonu ve bildirim gereksinimlerini teyit etmesini sağlayın. Bu rehber, söz konusu doğrulanmış düzenlemeler için kurumsal bir çerçeve sunar.
Tören hazırlıkları kapsamına anma videosu onayını ve dosya erişimini dahil edin. Cenaze evleri anma sunumu düzenlemelerini LifeTribute ile görüşebilir ve mutabık kalınan iş akışını süreklilik planına kaydedebilir.
Sıkça sorulan sorular
Yazılı süreklilik planı ne kadar uzunlukta olmalıdır?
Destekleyici ayrıntıları açıkça etiketlenmiş eklerde tutarak operasyonel talimatları bir aksaklık sırasında kullanılabilecek kadar kısa tutun. Özlü bir eylem planı; iletişim listelerine, kaynak envanterlerine ve uzmanlık prosedürlerine yönlendirebilir. Uzunluktan ziyade, belirlenen personelin test edilen koşullar altında doğru talimatı bulabilmesi önemlidir.
Veri yedekleme ile süreklilik planı aynı şey midir?
Hayır. Yedekleme belirli bilgilerin kurtarılmasını destekler; ancak süreklilik aynı zamanda kişileri, tesisleri, ekipmanları, tedarikçileri, iletişimleri ve kararları da kapsar. Yetkili personelin gerekli bilgileri geri yükleyip kullanamadığını test edin, ardından bu teknik süreci ailelerin ve çalışma arkadaşlarının sürdürmesi gereken işlerle ilişkilendirin.
Küçük bir cenaze evi daha büyük bir kuruluşun planını kullanabilir mi?
Bunu bir soru kaynağı olarak kullanın, ardından gerçek kişilerinize, tesislerinize ve kaynaklarınıza uygun düzenlemeler yazın. Sahip olmadığınız departmanları veya yedek tesisleri adlandıran bir plan, kullanıldığında başarısız olur. Özellikle küçük ekiplerde açıkça belirlenmiş vekillere ihtiyaç vardır; çünkü tek bir kişi genellikle birden fazla sorumluluğu üstlenir.