Hãy lựa chọn đơn vị cung cấp video tưởng niệm bằng cách thử nghiệm một đơn hàng hoàn chỉnh: gửi bản tóm tắt yêu cầu thực tế, kiểm tra bản xem thử, yêu cầu chỉnh sửa và phát tệp đã bàn giao trên thiết bị tại địa điểm tổ chức của Quý vị. Hãy so sánh phạm vi công việc bằng văn bản và dịch vụ hỗ trợ kỹ lưỡng như khi đánh giá phong cách hình ảnh. Một đoạn video mẫu đơn thuần không thể phản ánh cách thức xử lý một đơn hàng gấp sẽ diễn ra như thế nào.
1. Xác định loại video nhà tang lễ của Quý vị cần
Hãy lập một bản tóm tắt yêu cầu dịch vụ ngắn gọn trước khi liên hệ với các nhà cung cấp. Nêu rõ nơi trình chiếu video, thời lượng cho phép, số lượng ảnh dự kiến và liệu Quý vị có cần phụ đề, đoạn phim quay sẵn hay các xử lý hình ảnh cụ thể hay không. Hãy mô tả sản phẩm đầu ra mà gia quyến sẽ nhận được sau buổi lễ. Việc trình chiếu trong nghi lễ và việc phát lặp không tiếng trong lễ viếng đòi hỏi các quyết định biên tập khác nhau.
Hãy tách biệt các yêu cầu thiết yếu với các tính năng tùy chọn. Tên gọi chính xác, tệp bàn giao sử dụng được và quy trình chỉnh sửa đã thống nhất thuộc về cột thiết yếu. Hiệu ứng hoạt họa bổ sung hoặc nhiều phong cách thiết kế khác nhau thuộc về cột tùy chọn, trừ khi dịch vụ của Quý vị có bao gồm cụ thể những điều này. Điều này giúp ngăn việc một tính năng hấp dẫn che lấp đi một yêu cầu vận hành còn thiếu.
Nếu Quý vị chưa quyết định ai sẽ đảm nhận việc biên tập, hãy so sánh phương án tự sản xuất và thuê ngoài trước. Quý vị vẫn cần một bản tóm tắt yêu cầu cho đơn vị cung cấp ngay cả khi dự định giữ lại một phần công việc cho nhân viên của mình.
2. Hỏi rõ các hạng mục bao gồm trong báo giá dịch vụ
| Hạng mục | Câu hỏi cần trao đổi bằng văn bản | Tài liệu cần lưu lại |
|---|---|---|
| Đầu vào | Các định dạng tệp, số lượng ảnh và hướng dẫn nào được bao gồm? | Quy cách gửi tư liệu và bản tóm tắt yêu cầu mẫu |
| Biên tập | Việc cắt cúp, phụ đề, phục chế và xử lý âm nhạc có được bao gồm không? | Phạm vi công việc tách biệt rõ các phần tùy chọn |
| Rà soát | Bản xem thử hiển thị những gì, và những chỉnh sửa nào được bao gồm? | Ví dụ về bản xem thử và điều khoản sửa đổi |
| Bàn giao | Các tệp hoàn thiện và bản sao dành cho gia đình nào được cung cấp? | Quy cách bàn giao và thời hạn truy cập |
| Hỗ trợ | Ai sẽ phản hồi nếu tệp đã bàn giao không phát được? | Giờ hỗ trợ và đầu mối liên hệ khi cần báo cáo cấp cao hơn |
Hãy yêu cầu nhà cung cấp phân biệt giữa việc chỉnh sửa biên tập và việc thay đổi bản tóm tắt yêu cầu. Thay thế một bức ảnh mà người biên tập bỏ sót khác với việc thêm một phân đoạn mới sau khi đã phê duyệt. Hãy thống nhất cách xử lý cả hai trường hợp, ai là người phê duyệt khối lượng công việc phát sinh và thời hạn bàn giao sẽ thay đổi ra sao. Hãy làm điều tương tự đối với âm nhạc được cung cấp: xác định rõ ai sẽ kiểm tra quyền sử dụng cho từng mục đích dự kiến.
3. Thử nghiệm nhà cung cấp bằng một đơn hàng thực tế
-
Chuẩn bị một đơn hàng giả định gồm một ảnh chân dung, một ảnh khổ dọc, một ảnh tập thể, một bản scan bị phai màu và một phụ đề có ký tự dấu.
-
Gửi một danh sách đánh số xác định rõ từng người, thứ tự yêu cầu và mọi vùng hình ảnh không được cắt cúp.
-
Nêu rõ khung giờ chiếu dự kiến và yêu cầu mốc thời gian gửi bản xem thử đầu tiên cùng thời gian bàn giao cuối cùng.
-
Rà soát bản xem thử đối chiếu với bản tóm tắt yêu cầu, sau đó yêu cầu một chỉnh sửa cụ thể kèm mốc thời gian phát.
-
Tải về tệp đã chỉnh sửa và kiểm tra phần đầu, phần giữa, phần kết thúc cùng âm thanh trên thiết bị dự kiến sử dụng.
Hãy ghi nhận những gì thực tế diễn ra thay vì chấm điểm dựa trên cảm giác thân thiện của cuộc trò chuyện. Đơn vị cung cấp có nhận ra chỉ dẫn còn thiếu hay không? Việc chỉnh sửa có tác động đúng bức ảnh hay không? Phiên bản sửa đổi có được đặt tên rõ ràng không? Có ai giải thích về sự chậm trễ trước khi mốc thời gian đã cam kết trôi qua không? Những quan sát này mang lại cho Quý vị bằng chứng để đưa ra quyết định mua dịch vụ.
Hãy sử dụng cùng một bản tóm tắt yêu cầu mẫu với từng đơn vị cung cấp trong danh sách rút gọn. Nếu không, một đơn vị sẽ nhận được những bức ảnh rõ nét và phụ đề hoàn chỉnh, trong khi đơn vị khác lại nhận phải các bản scan khó xử lý và những chỉ dẫn chưa rõ ràng. Sự so sánh đó phản ánh về chất lượng tư liệu đầu vào nhiều hơn là chất lượng dịch vụ.
4. Tính toán ngược thời gian từ khâu chạy thử tại địa điểm tổ chức
Hãy hỏi rõ điều gì kích hoạt mốc thời gian sản xuất của nhà cung cấp: yêu cầu đặt hàng, việc nhận đủ tư liệu, phê duyệt thanh toán hay một bản tóm tắt yêu cầu đã được chấp thuận. Hãy hỏi khung giờ làm việc và múi giờ được áp dụng. Lời hứa hẹn “ngày hôm sau” sẽ không thể sử dụng được cho đến khi cả hai bên cùng hiểu rõ thời điểm bắt đầu và cột mốc bàn giao.
Đối với một buổi lễ giả định vào chiều thứ Sáu, đội ngũ của Quý vị có thể dành ngày thứ Năm để chạy thử phát video lần cuối, thứ Tư để chỉnh sửa và thứ Ba để gia quyến rà soát. Đây là các lựa chọn lập kế hoạch, không phải là thời gian xử lý tiêu chuẩn áp dụng cho mọi trường hợp. Năng lực thực tế của đơn vị cung cấp, giờ mở cửa của Quý vị và thời gian sắp xếp của gia quyến sẽ quyết định lịch trình này.
Hãy chuẩn bị một phương án dự phòng bên cạnh mỗi mốc kiểm tra trọng yếu. Nếu một bức ảnh gửi muộn vào phút chót không thể biên tập và rà soát kịp thời, phiên bản đã được phê duyệt vẫn luôn sẵn sàng. Nếu video gặp sự cố tại địa điểm tổ chức, một nhân viên được chỉ định cụ thể sẽ sử dụng ảnh chân dung tĩnh đã thống nhất hoặc tiếp tục buổi lễ. Hãy đưa những quyết định đó vào quy trình sản xuất video tưởng niệm của Quý vị.
5. Rà soát các điều khoản về quyền riêng tư, bàn giao và hỗ trợ
Hãy hỏi nơi lưu trữ tư liệu của gia quyến, ai có quyền truy cập, liệu các nhà thầu phụ có tiếp nhận tư liệu hay không và khi nào các bản sao sẽ bị xóa bỏ. Hãy hỏi riêng về việc liệu nhà cung cấp có sử dụng hình ảnh được gửi để trình chiếu mẫu, quảng bá hoặc huấn luyện mô hình hay không. Đừng xem sự cho phép thực hiện một video tri ân là sự đồng thuận cho một mục đích sử dụng khác.
Hãy có câu trả lời rõ ràng về bản sao hoàn thiện dành cho gia quyến. Một trang xem trực tuyến, một video có thể tải về và một tệp dự án có thể chỉnh sửa là những sản phẩm bàn giao khác nhau. Hãy tìm hiểu xem các liên kết có hết hạn hay không, việc tải về có được bật hay không và dịch vụ hỗ trợ có tiếp tục sau buổi lễ hay không. Hướng dẫn bàn giao video cho gia đình của Quý vị cần nhắc lại chính xác các điều khoản đã thỏa thuận.
Kiểm tra tại địa phương: Hãy để người phụ trách thu mua rà soát các yêu cầu về quyền riêng tư, hợp đồng người tiêu dùng và quyền sử dụng âm nhạc cùng với chuyên gia tư vấn phù hợp tại địa phương. Hãy đề nghị đơn vị vận hành địa điểm tổ chức phê duyệt quy cách bàn giao trước khi đặt hàng.
6. Nghiệm thu nhà cung cấp dựa trên danh sách kiểm tra ngắn gọn
-
Sản phẩm mẫu phản ánh đúng bản tóm tắt yêu cầu, đồng thời giữ nguyên tên gọi và các chi tiết hình ảnh đã được duyệt.
-
Chỉnh sửa theo yêu cầu được bàn giao trong một phiên bản mới có thể nhận diện rõ ràng.
-
Tệp hoàn thiện đã phát thành công qua hệ thống hình ảnh và âm thanh thực tế.
-
Nhân viên nắm rõ các yêu cầu gửi tư liệu, khung giờ hỗ trợ và đầu mối liên hệ khi cần báo cáo cấp cao hơn.
-
Phạm vi công việc bằng văn bản giải thích rõ về các chỉnh sửa, khâu bàn giao, việc sử dụng và lưu giữ tư liệu.
-
Một người quản lý được chỉ định cụ thể đã phê duyệt giai đoạn thử nghiệm và việc đánh giá đơn hàng thực tế đầu tiên.
Hãy bắt đầu với một giai đoạn thử nghiệm có quy mô vừa phải và rà soát từng đơn hàng đầu tiên. Một nhà cung cấp vượt qua một bài kiểm tra vẫn cần duy trì mối quan hệ phối hợp rõ ràng với các nhân viên sắp xếp tang lễ và nhân viên vận hành của Quý vị. Hãy cập nhật bản tóm tắt yêu cầu khi một đơn hàng làm lộ ra một thiếu sót thực tế, sau đó chia sẻ thay đổi đó với tất cả những người chịu trách nhiệm đặt hàng.
Để trao đổi với nhà cung cấp dựa trên nhu cầu về địa điểm tổ chức và nhân sự của Quý vị, hãy chuẩn bị các yêu cầu phê duyệt của Quý vị và trao đổi về việc sản xuất video tri ân với LifeTribute.
Câu hỏi thường gặp
Đơn hàng mẫu có nên sử dụng ảnh của một gia quyến có thật không?
Hãy sử dụng những bức ảnh mà Quý vị có quyền chia sẻ và không khiến một gia quyến ở thời điểm hiện tại phải trải qua một quy trình chưa được kiểm chứng. Một bản tóm tắt yêu cầu giả định do nhân viên tạo ra sẽ mang lại hiệu quả tốt. Hãy bao gồm cùng một cơ cấu gồm ảnh chân dung, ảnh tập thể và các bản scan mà đội ngũ của Quý vị dự kiến sẽ gửi trong thực tế.
Bản xem thử đầu tiên gửi nhanh liệu đã đủ để kịp thời hạn tang lễ?
Không. Quý vị vẫn cần thời gian để nhân viên rà soát, gia quyến rà soát, thực hiện các chỉnh sửa, xuất tệp hoàn thiện, bàn giao và chạy thử tại địa điểm tổ chức. Hãy hỏi đơn vị cung cấp xem thời gian hoàn thành của họ bao gồm những giai đoạn nào trong số này. Hãy đưa ra cho gia quyến một kỳ vọng dựa trên toàn bộ lịch trình tổng thể.
Điều gì sẽ xảy ra nếu hai nhà cung cấp cùng vượt qua bài kiểm tra?
Hãy chọn nhà cung cấp có phương thức làm việc phù hợp với nhân sự và các địa điểm tổ chức của Quý vị. Hãy so sánh cách thức trao đổi thông tin, mức độ rõ ràng của các hạng mục loại trừ, độ tin cậy của các chỉnh sửa và khả năng tiếp cận sự hỗ trợ. Hãy lưu lại hồ sơ kiểm tra để việc thay đổi nhân sự sau này không làm mất đi những lý do dẫn đến quyết định.