एक संपूर्ण ऑर्डर का परीक्षण करके स्मारक वीडियो प्रदाता चुनें: एक व्यावहारिक ब्रीफ सबमिट करें, प्रूफ की जांच करें, किसी सुधार का अनुरोध करें और डिलीवर की गई फ़ाइल को अपने वेन्यू के उपकरणों पर चलाकर देखें। विज़ुअल शैली की ही तरह लिखित कार्य-क्षेत्र (स्कोप) और सपोर्ट की बारीकी से तुलना करें। केवल एक सैंपल रील यह नहीं दिखा सकती कि कोई तत्काल ऑर्डर कैसे संभाला जाएगा।
1. तय करें कि आपके फ्यूनरल होम को किस प्रकार के वीडियो की आवश्यकता है
सप्लायर्स से संपर्क करने से पहले एक संक्षिप्त सर्विस ब्रीफ लिखें। स्पष्ट करें कि प्रस्तुति कहाँ दिखाई जाएगी, उपलब्ध अवधि क्या होगी, अपेक्षित फ़ोटो की संख्या कितनी है, और क्या आपको कैप्शन, रिकॉर्ड किए गए क्लिप या विशेष इमेज ट्रीटमेंट की आवश्यकता है। बताएं कि कार्यक्रम के बाद परिवारों को क्या आउटपुट मिलेगा। समारोह के दौरान स्क्रीनिंग और एक शांत विज़िटेशन लूप के लिए अलग-अलग संपादकीय निर्णयों की आवश्यकता होती है।
अनिवार्य आवश्यकताओं को वैकल्पिक सुविधाओं से अलग रखें। सही नाम, उपयोग योग्य डिलीवरी फ़ाइल और एक सहमत सुधार प्रक्रिया अनिवार्य कॉलम में आते हैं। अतिरिक्त एनिमेशन या कई डिज़ाइन शैलियाँ वैकल्पिक कॉलम में आती हैं, जब तक कि आपकी सेवा में विशेष रूप से उन्हें शामिल न किया गया हो। इससे कोई आकर्षक सुविधा किसी अधूरी परिचालन आवश्यकता को छिपा नहीं पाती।
यदि आपने अभी तक यह तय नहीं किया है कि एडिटिंग किसे करनी चाहिए, तो पहले इन-हाउस और आउटसोर्स उत्पादन की तुलना करें। भले ही आप कुछ काम अपने स्टाफ के पास ही रखना चाहते हों, फिर भी आपको एक प्रदाता ब्रीफ की आवश्यकता होगी।
2. पूछें कि प्रस्तावित सेवा में क्या शामिल है
| क्षेत्र | लिखित में पूछे जाने वाले प्रश्न | संभाल कर रखने योग्य साक्ष्य |
|---|---|---|
| इनपुट | कौन से फ़ाइल प्रकार, फ़ोटो की संख्या और निर्देश शामिल हैं? | सबमिशन विनिर्देश और सैंपल ब्रीफ |
| एडिटिंग | क्या क्रॉपिंग, कैप्शन, रेस्टोरेशन और संगीत प्रबंधन शामिल हैं? | स्पष्ट रूप से अलग किए गए वैकल्पिक कार्य के साथ स्कोप |
| समीक्षा | प्रूफ में क्या दिखाया जाता है, और कौन से सुधार शामिल हैं? | प्रूफ का उदाहरण और संशोधन की शर्तें |
| डिलीवरी | कौन सी अंतिम फ़ाइलें और पारिवारिक प्रतियां प्रदान की जाती हैं? | डिलीवरी विनिर्देश और एक्सेस अवधि |
| सपोर्ट | यदि डिलीवर की गई फ़ाइल प्ले नहीं होती है, तो कौन सहायता करेगा? | सपोर्ट के घंटे और एस्केलेशन संपर्क |
सप्लायर से कहें कि वह संपादकीय सुधार और बदले हुए ब्रीफ के बीच अंतर स्पष्ट करे। संपादक द्वारा छूट गई किसी तस्वीर को बदलना, अनुमोदन के बाद एक नया खंड जोड़ने से बिल्कुल अलग है। इस बात पर सहमति बनाएं कि दोनों स्थितियों को कैसे संभाला जाएगा, अतिरिक्त कार्य को कौन अधिकृत करेगा और डिलीवरी की तारीखों पर क्या प्रभाव पड़ेगा। प्रदान किए गए संगीत के लिए भी यही करें: पहचानें कि प्रत्येक इच्छित उपयोग के लिए अनुमतियों की जांच कौन करता है।
3. एक व्यावहारिक ऑर्डर के साथ प्रदाता का परीक्षण करें
-
एक काल्पनिक ऑर्डर तैयार करें जिसमें एक पोर्ट्रेट, एक लंबी (वर्टिकल) तस्वीर, एक समूह चित्र, एक फीका स्कैन और विशिष्ट अक्षरों वाला एक कैप्शन शामिल हो।
-
लोगों की पहचान, अनुरोधित क्रम और ऐसे किसी भी हिस्से को दर्शाते हुए एक क्रमांकित सूची भेजें जिसे क्रॉप नहीं किया जाना चाहिए।
-
निर्धारित स्क्रीनिंग समय बताएं और पहले प्रूफ का समय तथा अंतिम डिलीवरी का समय मांगें।
-
ब्रीफ के आधार पर प्रूफ की समीक्षा करें, फिर टाइमस्टैम्प का उपयोग करके एक विशिष्ट सुधार का अनुरोध करें।
-
संशोधित फ़ाइल डाउनलोड करें और इच्छित उपकरणों पर इसकी शुरुआत, मध्य, समाप्ति और ध्वनि का परीक्षण करें।
बातचीत कितनी मैत्रीपूर्ण लगी इसे आंकने के बजाय जो हुआ उसे रिकॉर्ड करें। क्या प्रदाता ने किसी छूटे हुए निर्देश की पहचान की? क्या सुधार का असर सही तस्वीर पर पड़ा? क्या संशोधित संस्करण का नाम स्पष्ट रूप से दिया गया था? क्या वादा किए गए समय से पहले किसी ने देरी का कारण समझाया? ये अवलोकन आपको खरीदारी के निर्णय के लिए ठोस आधार देते हैं।
शॉर्टलिस्ट किए गए प्रत्येक प्रदाता के साथ एक ही सैंपल ब्रीफ का उपयोग करें। अन्यथा एक को साफ-सुथरी तस्वीरें और पूरे कैप्शन मिलते हैं, जबकि दूसरे को जटिल स्कैन और अस्पष्ट निर्देश मिलते हैं। ऐसी तुलना आपको सेवा के बजाय इनपुट के बारे में अधिक बताती है।
4. वेन्यू परीक्षण से उल्टे क्रम में योजना बनाएं
पूछें कि सप्लायर की उत्पादन घड़ी (प्रोडक्शन क्लॉक) किससे शुरू होती है: एक ऑर्डर अनुरोध, पूरा मीडिया प्राप्त होना, भुगतान की स्वीकृति या स्वीकृत ब्रीफ। पूछें कि कौन से कार्य घंटे और टाइम ज़ोन लागू होते हैं। “अगले दिन” के रूप में दिया गया वादा तब तक अनुपयोगी है जब तक कि दोनों पक्ष शुरुआती बिंदु और डिलीवरी के पड़ाव को न समझ लें।
शुक्रवार दोपहर की किसी काल्पनिक सेवा के लिए, आपकी टीम अंतिम प्लेबैक परीक्षण के लिए गुरुवार, सुधारों के लिए बुधवार और परिवार की समीक्षा के लिए मंगलवार का दिन तय कर सकती है। ये योजना से जुड़े विकल्प हैं, कोई सार्वभौमिक रूप से अनुशंसित टर्नअराउंड नहीं। प्रदाता की वास्तविक क्षमता, आपके कार्यालय के समय और परिवार की उपलब्धता ही शेड्यूल तय करती है।
प्रत्येक महत्वपूर्ण पड़ाव के लिए एक वैकल्पिक योजना रखें। यदि अंतिम समय में आई कोई तस्वीर समय पर संपादित और समीक्षित नहीं की जा सकती, तो अनुमोदित संस्करण उपलब्ध रहता है। यदि वेन्यू पर वीडियो चलने में विफल रहता है, तो नामित स्टाफ सदस्य सहमति के अनुसार स्थिर पोर्ट्रेट का उपयोग करता है या सेवा को आगे बढ़ाता है। इन निर्णयों को अपने स्मारक वीडियो उत्पादन वर्कफ़्लो में शामिल करें।
5. गोपनीयता, डिलीवरी और सपोर्ट की शर्तों की समीक्षा करें
पूछें कि परिवार की सामग्री कहाँ संग्रहीत की जाती है, उस तक किसकी पहुँच है, क्या उप-ठेकेदारों को यह मिलती है और प्रतियां कब हटाई जाती हैं। अलग से यह भी पूछें कि क्या सप्लायर सबमिट की गई छवियों का उपयोग प्रदर्शन, प्रचार या मॉडल प्रशिक्षण के लिए करता है। एक श्रद्धांजलि बनाने की अनुमति को किसी अन्य उपयोग की अनुमति न मानें।
परिवार की अंतिम प्रति के बारे में स्पष्ट उत्तर प्राप्त करें। देखने के लिए एक वेब पेज, डाउनलोड करने योग्य वीडियो और एक संपादन योग्य प्रोजेक्ट अलग-अलग डिलीवरी उत्पाद हैं। पता करें कि क्या लिंक समाप्त होते हैं, क्या डाउनलोड सक्षम हैं और क्या सेवा के बाद भी सपोर्ट जारी रहता है। आपके पारिवारिक वीडियो डिलीवरी निर्देश सहमत शर्तों को सटीक रूप से दोहराने चाहिए।
स्थानीय स्तर पर जांचें: खरीद के लिए ज़िम्मेदार व्यक्ति से कहें कि वह उपयुक्त स्थानीय सलाहकार के साथ गोपनीयता, उपभोक्ता-अनुबंध और संगीत-अनुमति आवश्यकताओं की समीक्षा करे। ऑर्डर देने से पहले वेन्यू ऑपरेटर से डिलीवरी विनिर्देश को अनुमोदित करने के लिए कहें।
6. एक संक्षिप्त चेकलिस्ट के आधार पर सप्लायर को स्वीकार करें
-
सैंपल ब्रीफ को दर्शाता है तथा अनुमोदित नामों और छवि के विवरणों को सुरक्षित रखता है।
-
अनुरोधित सुधार एक स्पष्ट रूप से पहचाने जा सकने वाले नए संस्करण में प्राप्त हुआ।
-
अंतिम फ़ाइल वास्तविक पिक्चर और साउंड सिस्टम पर सफलतापूर्वक चली।
-
स्टाफ को सबमिशन आवश्यकताएं, सपोर्ट के घंटे और एस्केलेशन संपर्क पता हैं।
-
लिखित स्कोप में संशोधन, डिलीवरी, मीडिया उपयोग और डेटा प्रतिधारण की स्पष्ट व्याख्या है।
-
किसी नामित प्रबंधक ने पायलट और पहले लाइव-ऑर्डर की समीक्षा को मंजूरी दे दी है।
एक प्रबंधनीय पायलट प्रोजेक्ट से शुरुआत करें और शुरुआती प्रत्येक ऑर्डर की समीक्षा करें। एक परीक्षण पास करने वाले सप्लायर को भी आपके व्यवस्थापकों और ऑपरेटरों के साथ स्पष्ट कार्य संबंध की आवश्यकता होती है। जब कोई ऑर्डर किसी वास्तविक कमी को उजागर करता है, तो ब्रीफ को अपडेट करें, फिर उस बदलाव को ऑर्डर देने वाले सभी लोगों के साथ साझा करें।
अपने वेन्यू और स्टाफ की ज़रूरतों के आधार पर प्रदाता के साथ चर्चा के लिए, अपनी अनुमोदन आवश्यकताएं तैयार करें और LifeTribute के साथ श्रद्धांजलि उत्पादन पर चर्चा करें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या सैंपल में किसी वास्तविक परिवार की तस्वीरों का उपयोग किया जाना चाहिए?
ऐसी तस्वीरों का उपयोग करें जिन्हें साझा करने की आपके पास अनुमति हो और जो किसी वर्तमान परिवार को किसी अपरीक्षित प्रक्रिया के संपर्क में न लाएं। स्टाफ द्वारा तैयार किया गया एक काल्पनिक ब्रीफ अच्छी तरह काम करता है। इसमें पोर्ट्रेट, समूह तस्वीरों और स्कैन का वही मिश्रण शामिल करें जो आपकी टीम सबमिट करने की अपेक्षा रखती है।
क्या फ्यूनरल की समय-सीमा पूरी करने के लिए एक त्वरित पहला प्रूफ पर्याप्त है?
नहीं। आपको अभी भी स्टाफ की समीक्षा, परिवार की समीक्षा, सुधार, अंतिम निर्यात, डिलीवरी और वेन्यू में परीक्षण की आवश्यकता होती है। प्रदाता से पूछें कि उसका टर्नअराउंड इनमें से किन चरणों को कवर करता है। संपूर्ण शेड्यूल के आधार पर ही परिवार को समय की अपेक्षा बताएं।
क्या होगा यदि दो सप्लायर एक ही परीक्षण पास कर लेते हैं?
उस सप्लायर को चुनें जिसकी कार्यप्रणाली आपके स्टाफ और वेन्यू के अनुकूल हो। संचार, अपवादों की स्पष्टता, सुधारों की विश्वसनीयता और सहायता की उपलब्धता की तुलना करें। अपने परीक्षण का रिकॉर्ड रखें ताकि बाद में कर्मचारियों के बदलने पर भी निर्णय के कारण समाप्त न हों।