Válasszon emlékvideó-szolgáltatót egy teljes megrendelés tesztelésével: adjon le életszerű leírást, vizsgálja meg a mintát, kérjen javítást, és játssza le az átadott fájlt a helyszíni berendezésein. Vesse össze az írásos feladatmeghatározást és a támogatást éppolyan alaposan, mint a vizuális stílust. Egy bemutatóvideó önmagában nem mutatja meg, hogyan működik majd egy sürgős megrendelés.
1. Határozza meg a temetkezési irodája által igényelt videót
A szolgáltatókkal való kapcsolatfelvétel előtt készítsen rövid leírást. Határozza meg, hol vetítik majd a bemutatót, mekkora a rendelkezésre álló időtartam, hány fénykép várható, valamint hogy szükségesek-e feliratok, rögzített videoklipek vagy különleges képi utómunkák. Írja le, milyen végterméket kapnak a családok az esemény után. A szertartáson történő vetítés és a csendes virrasztás alatti ismétlődő lejátszás eltérő szerkesztési döntéseket igényel.
Különböztesse meg az alapvető követelményeket az opcionális funkcióktól. A pontos nevek, a használható átadott fájl és az egyeztetett javítási folyamat az alapvető kategóriába tartoznak. Az extra animációk vagy a többféle vizuális stílus az opcionális kategóriába valók, kivéve, ha az Ön szolgáltatása kifejezetten tartalmazza ezeket. Ez megakadályozza, hogy egy vonzó funkció elfedjen egy hiányzó működési feltételt.
Amennyiben még nem döntötte el, ki végezze a vágást, először hasonlítsa össze a belső és a kiszervezett gyártást. A szolgáltatói leírásra akkor is szüksége van, ha a munka egy részét saját munkatársaival tervezi elvégezni.
2. Kérdezze meg, mit tartalmaz az ajánlatban szereplő szolgáltatás
| Terület | Írásban tisztázandó kérdés | Megőrizendő igazolás |
|---|---|---|
| Anyagleadás | Mely fájltípusok, fotószámok és utasítások tartoznak bele? | Anyagleadási specifikáció és mintaleírás |
| Vágás | Tartalmazza a képkivágást, a feliratozást, a képhelyreállítást és a zene kezelését? | Feladatmeghatározás az opcionális munkák egyértelmű elkülönítésével |
| Ellenőrzés | Mit mutat a minta, és mely javítások tartoznak bele? | Mintapélda és javítási feltételek |
| Átadás | Milyen végleges fájlok és családi példányok kerülnek átadásra? | Átadási specifikáció és hozzáférési időtartam |
| Támogatás | Ki válaszol, ha az átadott fájl nem játszható le? | Ügyfélszolgálati idő és eszkalációs kapcsolattartó |
Kérje meg a szolgáltatót, hogy különböztesse meg a szerkesztési javítást a leírás megváltoztatásától. A vágó által kihagyott fénykép pótlása eltér attól, mintha a jóváhagyás után egy új blokkot adnának hozzá. Egyezzenek meg abban, hogyan kezelik mindkét esetet, ki engedélyezi a többletmunkát, és mi történik az átadási határidőkkel. Járjon el ugyanígy a beküldött zenék esetében is: határozzák meg, ki ellenőrzi az engedélyeket az egyes tervezett felhasználási módokhoz.
3. Tesztelje a szolgáltatót életszerű megrendeléssel
-
Állítson össze egy fiktív megrendelést, amely tartalmaz portrét, álló tájolású fotót, csoportképet, megfakult szkennelt képet és ékezetes karaktereket tartalmazó feliratot.
-
Küldjön egyetlen számozott listát, amely azonosítja a személyeket, a kért sorrendet és minden olyan képrészletet, amelyet tilos levágni.
-
Adja meg a tervezett vetítési időpontot, és kérjen határidőt az első mintára, valamint a végleges átadásra.
-
Hasonlítsa össze a mintát a leírással, majd kérjen egy konkrét javítást időbélyeg megadásával.
-
Töltse le a javított fájlt, és ellenőrizze az elejét, közepét, végét és a hangját a tervezett berendezésen.
A tényleges eseményeket rögzítse ahelyett, hogy azt értékelné, mennyire tűnt barátságosnak a beszélgetés. Észrevette a szolgáltató a hiányzó utasítást? A javítás a megfelelő képet érintette? Egyértelmű elnevezést kapott az átdolgozott változat? Jelezte valaki a késést még a megígért ellenőrzési pont lejárta előtt? Ezek a megfigyelések megalapozott bizonyítékot nyújtanak a beszerzési döntéshez.
Használja ugyanazt a mintaleírást minden kiválasztott szolgáltatónál. Ellenkező esetben az egyik tiszta fényképeket és hiánytalan feliratokat kap, míg a másik nehezen kezelhető szkennelt képeket és tisztázatlan utasításokat. Egy ilyen összehasonlítás többet árul el a beküldött anyagról, mint magáról a szolgáltatásról.
4. Tervezzen visszafelé a helyszíni teszttől indulva
Kérdezze meg, mi indítja el a szolgáltató gyártási idejét: a megrendelési igény, a hiánytalan médiaanyag, a fizetés jóváhagyása vagy az elfogadott leírás. Tisztázza, milyen munkaidő és időzóna érvényes. A „másnapi” ígéret mindaddig használhatatlan, amíg mindkét fél nem érti a kezdőpontot és az átadási mérföldkövet.
Egy feltételezett péntek délutáni szertartás esetén csapata fenntarthatja a csütörtököt a végleges lejátszási tesztre, a szerdát a javításokra, a keddet pedig a családi ellenőrzésre. Ezek tervezési döntések, nem pedig általánosan javasolt átfutási idők. A szolgáltató valós kapacitása, az Önök nyitvatartási ideje és a család elérhetősége határozza meg az ütemezést.
Minden kritikus ellenőrzési pont mellé állítson fel alternatívát. Ha egy későn érkező utolsó fényképet nem lehet időben megszerkeszteni és ellenőrizni, a jóváhagyott változat továbbra is rendelkezésre áll. Ha a videó lejátszása meghiúsul a helyszínen, a kijelölt munkatárs a megbeszélt állóképes portrét használja, vagy folytatja a szertartást. Építse be ezeket a döntéseket az emlékvideó-készítési munkafolyamatába.
5. Vizsgálja felül az adatvédelmi, átadási és támogatási feltételeket
Kérdezze meg, hol tárolják a családok anyagait, ki férhet hozzájuk, megkapják-e alvállalkozók, és mikor törlik a másolatokat. Külön kérdezzen rá, hogy a szolgáltató felhasználja-e a beküldött képeket bemutatókhoz, promócióhoz vagy modellek tanításához. Egy megemlékezés elkészítésére kapott engedélyt ne tekintsen egyéb célú felhasználásra vonatkozó felhatalmazásnak.
Kérjen egyértelmű választ a családnak szánt végleges példányról. A megtekintési oldal, a letölthető videó és a szerkeszthető projekt különböző végtermékek. Derítse ki, hogy a hivatkozások lejárnak-e, engedélyezett-e a letöltés, és folytatódik-e a támogatás a szertartás után. Az Ön családi videóátadási útmutatójának pontosan meg kell ismételnie az egyeztetett feltételeket.
Helyi ellenőrzés: A beszerzésért felelős személy vizsgálja felül az adatvédelmi, fogyasztói szerződéses és zenei jogi követelményeket a megfelelő helyi szakértővel. Megrendelés előtt kérje meg a helyszín üzemeltetőjét az átadási specifikáció jóváhagyására.
6. Hagyja jóvá a szolgáltatót egy rövid ellenőrzőlista alapján
-
A minta tükrözi a leírást, és megőrzi a jóváhagyott neveket, valamint képrészleteket.
-
A kért javítás azonosítható új verzióban érkezett meg.
-
A végleges fájl sikeresen lefutott a tényleges kép- és hangrendszeren.
-
A munkatársak ismerik az anyagleadási követelményeket, az ügyfélszolgálati időt és az eszkalációs kapcsolattartókat.
-
Az írásos feladatmeghatározás részletezi a javításokat, az átadást, a médiahasználatot és a megőrzést.
-
A kijelölt vezető jóváhagyta a próbaidőszakot és az első éles megrendelés felülvizsgálatát.
Kezdjen egy jól kezelhető próbaidőszakkal, és vizsgálja felül az első megrendeléseket. Az a szolgáltató, amely megfelel egy teszten, még mindig tisztázott munkakapcsolatot igényel a felvevőkkel és a kezelőszemélyzettel. Frissítse a leírást, ha egy megrendelés valós hiányosságra mutat rá, majd ossza meg ezt a módosítást mindenkivel, aki megrendeléseket ad fel.
A helyszíni és személyzeti igényeken alapuló szolgáltatói egyeztetéshez készítse elő jóváhagyási feltételeit, és egyeztesse a megemlékezések készítését a LifeTribute csapatával.
Gyakran ismételt kérdések
Szerepeljenek a mintában egy valódi család fényképei?
Olyan fényképeket használjon, amelyek megosztására engedéllyel rendelkezik, és amelyek nem tesznek ki egy jelenlegi családot egy teszteletlen folyamatnak. A munkatársak által összeállított fiktív leírás jól működik. Tartalmazza a portrék, csoportképek és szkennelt fotók ugyanazon összeállítását, amelyet csapata várhatóan leadni fog.
Elegendő a gyors első minta a temetési határidő betartásához?
Nem. Önöknek továbbra is szükségük van a munkatársi ellenőrzésre, a családi áttekintésre, a javításokra, a végleges exportálásra, az átadásra és a helyszíni tesztre. Kérdezze meg a szolgáltatót, hogy az átfutási ideje ezen szakaszok közül melyeket fedi le. A teljes ütemezés alapján alakítsa ki a család várakozásait.
Mi a teendő, ha két szolgáltató is megfelel ugyanazon a teszten?
Válassza azt a szolgáltatót, amelynek munkamódszere illeszkedik a személyzetéhez és a helyszíneihez. Hasonlítsa össze a kommunikációt, a kizárások egyértelműségét, a javítások megbízhatóságát és a segítségnyújtás elérhetőségét. Őrizze meg a tesztelési feljegyzéseit, hogy egy későbbi személyi változás ne tegye semmissé a döntés indokait.